Excel办公软件的几个应用技巧

慕文惠

摘 要 本文主要介绍了Excel办公室软件的几个不常用但又非常实用的使用技巧，掌握这些技巧，无疑对提高我们的办公效率是非常有作用的。

关键词 Excel 计算机 办公软件

中图分类号：G 文献标识码：A 文章编号：1002-7661（2015）15-0123-02

在教学工作中，我们会经常用到一些办公软件来处理日常事务，而在这些软件中Excel又是最为常用的软件之一。Excel的数据处理功能非常强大，而我们平时工作中用到的只是其中的一小部分，常用的功能大家都熟知，我就不必細说了。在这里，我结合自己在工作中的应用实际并根据自己多年的搜集整理，把Excel的一些不常见的但又非常实用的应用小技巧整理出来供大家参考。

一、巧用Excel轻松截图

第一种方法：如果我们想将Excel工作表中的一部分内容变成图片，其实并没有必要使用那些屏幕截图软件。直接在Excel工作表中先选中要截图的部分，然后按下“Ctrl+C”组合键，再到“附件-画图”工具中，进行粘贴即可，是不是很方便呢？

第二种方法：将工作表复复制为图像。要向另一个应用程序中粘贴Excel工作表中的单元格、图表或任何图形对象的图像信息，要先选中对象，然后在按住Shift键的同时，单击编辑菜单中的复制图片命令即可。

二、快速输入同一数据

在统计学生成绩时经常需要将某一数据输入到Excel中一系列非连续的单元格内。其实无需逐个输入，只要首先按住ctrl键，并用鼠标分别点出要输入的单元格，接着在最后一格中输入数据，最后按下“Ctrl+Enter”组合键，这样一来，所有被选中的单元格内就都输入了同一数据。

三、快速设置单元格文本属性及其它功能快捷键

在Excel工作表中，使用键盘快捷键可快速设置运用某些属性。首先选择单元格，然后按“Ctrl+B”可运用粗体；按“Ctrl+I”设置斜体；按“Ctrl+U”使用单下划线；按“Ctrl+5”（主键盘数字）运用删除线；按“Alt+Enter”在单元格中快速换行；“Ctrl+F”是快速查找；“Ctrl+H”是快速替换；“Ctrl+K”是插入超链接；“Ctrl+1”调用单元格格式。

四、快速输入特殊符号

在工作中经常会输入一些特殊符号，如角度90o，以前我们是切换到特殊符号然后再输入，每次切换很麻烦，其实我们可以在Excel 2003中按住“Alt”键时，然后从小键盘输入数字“186”，再松开“Alt”键时就出现了“度”的符号“o”。再如按下Alt键，再按“178”得到的是平方的上标2，而输入“179”则是立方的上标3，按下“Alt+137”松开则是千分号‰，按下“Alt+165”是货币符号￥，按下其它数字则出现其他一些特殊符号，大家不妨试试吧。

五、快速输入日期和时间

首先选取一个单元格，要输入当前日期，按“Ctrl+；”组合键；要输入当前时间，按“Ctrl+Shift+；”键；要输入当前日期和时间，可以先按“Ctrl+；”，再按空格键，然后按“Ctrl+Shift+；”组合键；要输入随系统自动更新的日期和时间，在单元格输入“=now（）”（不输引号）即可；要输入自动更新的日期，则输入“=today（）”。

六、快速打开选择性粘贴

在Excel中有一个非常实用的功能，那就是“选择性粘贴”，利用它就能实现很多格式粘贴以及简单运算操作，可是利用选取择性粘贴，每次都要点右键，然后选择“选择性粘贴”，对于次数少的操作还可以，如果要进行大量多次操作的话就显得极为不便，为此我们可以利用组合键来完成此项功能。即按下“Alt+E”键，然后再按下S键就可以了，虽然是按下两次按键但总比反复操作鼠标右键来得快。

七、行列互换

由于工作上的需要，有时我们需要将Excel工作表中的行和列的数据进行互换，这时该怎么办呢？首先我们选中要互换的单元格，并将它们复制，然后在另一单元格内依次点击鼠标右键-选择性粘贴，在弹出的对话框中，把“转置”项勾选上即可。

八、在Excel中删除多余数字

学生的学籍号位数很多，如2015003，要成批删去前面的2015四位数，手工删除会很麻烦，可以用“分列”的功能一步到位删除。方法是：选中“学籍号”这一列，依次单击“数据-分列”，弹出“文本分列向导”窗口，点击选中“固定宽度”后按“下一步”按钮，在需要分隔的地方单击鼠标左键，即出现分隔线，再单击“下一步”按钮，左边部分呈现黑色显示（如果要删除右边部分，单击分隔线右侧，右侧即呈现黑色）；再在“列数据格式”中点选“不导入此列（跳过）”，单击“完成”即可。

九、限制重复数据录入

在Excel中录入数据时，有时会要求某列单元格中的数据具有唯一性，例如身份证号码、学生报考号等数据。为了保证数据的唯一性，我们可以这样做：选定目标单元格区域（这里假设为B1：B10），依次单击“数据”——“有效性”，打开“数据有效性”对话框。在“设置”选项卡中单击“允许”下拉列表，选择“自定义”。然后，在“公式”中输入“=countif（$B$1：$B$10，$B1）=1”（不含引号）。接着单击切换到“出错警告”选项卡，在“样式”中选择“停止”，然后分别在“标题”和“错误信息”中输入错误提示标题和信息。设置完毕后单击“确定”退出。此时，我们再在目标单元格中输入数据时，Excel会自动对数据的唯一性进行校验。当出现重复数据时，Excel中会出现前面设置的错误提示信息。

以上只是简单介绍了Excel几个不常用的使用技巧，还有很多应用技巧需要我们在实际工作中去探索，去发现。

（责任编辑 楚云鹏）