新形势下对我国高校财务档案信息化的建设研究

尹允

摘 要：随着我国的高职教育逐步走向多元化和社会化的方向发展，高校进行的各种体制改革和目标的管理都需要进行一系列的创新。因此，对近年来高职院校的财务资产等方面工作管理都提出了更高的要求，相应的这些工作所产生的档案资料都是高职院校发展过程中最真实和原始的记录，在学校改革、发展和各项活动开展中都发挥着不可替代的借鉴、凭证、依据的作用。

关键词：高校财务；档案信息化；多元化；文化建设

随着国家财政经济工作的的发展，我国对财务的要求也越来越高，各种标准也划分的更加明细。同样，随着高校计算机网络技术的发展形成了一种新型的档案信息管理模式——信息化管理，将档案划分成不同的载体，在不同的存储单元内以数字化的形式进行存储，并通过网络化的方式进行连接，从而能够实现资源的共享。

1 高校财务档案信息化管理的重要性

档案管理的基本性质是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案部门通过提供档案信息为社会实践服务，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。当前，各个高校都在加强内涵建设，提高综合管理水平、财务档案管理水平。高校财务档案的管理是对高校教学工作、科研工作、教学管理和学校的发展建设中，学校各级部门和其下属单位形成的有着保存价值的各项财务收入与支出的资料。通过使用信息化的设备、手段和财务档案管理人员的努力，现在高校财务档案管理已基本实现了利用计算机进行处理和存储，实现了财务档案的电子化，不但实现了高速的信息传递，也提高了档案使用和管理的效率。

2 高校财务档案数据的信息化、数字化与网络化

高校财务档案信息数据要实现数字化，必须要求档案信息能够完整准确，并且在收集与归档过程中做到及时与规范。在对高校财务档案信息数据开展数字化处理的过程中，首先要对电子档案进行归类整理；其次需要对具有利用价值的纸质档案开展数字化转换。在此阶段，需要通过提高数字化转换工作质量来实现档案信息资料的规范化与标准化，在做好财务档案信息数据编研工作的基础上为档案管理工作的信息化打下良好基础。在高校财务档案管理信息化建设过程中，财务档案信息资料的网络化是十分关键的环节，同时也是实现信息数据共享的主要渠道。在此阶段，建设高校档案信息数据库是实现档案信息资料网络化第一步骤，这要求财务档案管理工作者将电子档案以及做好数字化转换的纸质档案录入档案数据库中，并确保其中信息数据被档案数据库识别与存储。同时有必要对高校档案管理网站做出构建与完善，发挥出档案管理网站在传递档案信息中的重要作用，以便在实现高校网站与高校财务档案管理工作结合的基础上提高高校财务档案信息数据的利用效率。

3 财务档案信息化数据库建设

在高校学校财务档案信息化建设的过程中，各种类型的数据库建设是重点环节之一。随着高校学校财务工作的日趋复杂，高校学校财务档案的内容和类别更加多样化。高校学校财务档案的内容一般包括财务核算凭据类档案，比如工资、奖金、津贴和扣税发放表等；银行业务类档案，比如银行对账单、银行存款余额调节表等；财务收支票据类档案，比如各种费用的收据、助学金和奖学金发放清册、国家贷款发放清册、行政事业单位往来款项的票据、服务业统一收费的收据、上级部门给予高校学校的各项财政费用的收据、高校学校的教学和教科研经费开支、高校学校行政和后勤部门的办公支出等，以及高校学校财务档案管理中形成的保管、移交和销毁登录的清册。这些财务档案可较为完整地反映高校学校的经济活动和财务状况，它们构成了高校学校财务收支的主线。根据这些高校学校财务档案的内容和类别，在财务档案数据库的建设过程中，可有针对性地建设相关内容的财务档案数据库。比如在高校学校的财务管理中，可建设会计档案管理数据库、财务报告档案管理数据库、财务档案销毁管理数据库、外来资金管理档案数据库、对外业务往来财务档案管理数据库、资金结算档案管理数据库、工资管理档案数据库；在学生管理中，可建设学生收费管理档案数据库、学生贷款奖、助学金管理数据库；在后勤管理中，可建设后勤收费管理档案数据库、工程建设财务管理档案数据库、固定资产折旧管理档案数据库；在教学科研方面，可建设教学资金管理档案数据库、科研资金管理档案数据库。此外，还可建设高校学校校长专项资金管理档案数据库等。

4 财务档案信息化安全性建设

高校学校财务档案信息化建设中的安全性建设是非常重要的内容，这是因为任何先进的科学技术都是一把“双刃剑”，它在大幅度地更新、改进原有技术的同时，也必然会带来新的问题。正是因为新问题的不断出现和产生，才得以推动科学技术的不断发展和进步，高校学校财务档案信息化建设也是如此。在高校学校财务档案安全性建设中，除了实施政策性、思想性、制度性等安全防范措施外，还应实行技术性防范措施。具体措施包括以下七种：①确保高校学校财务档案信息资源存储载体的安全性。主要包括财务档案信息资源存储的介质安全、网络安全等。②确保高校学校财务档案信息资源内容的原始性。主要包括采用数字签署技术，比如证书式数字签名和手写式数字签名。③采用加密技术。比如在档案信息资源的远程传送过程中，可采用双密钥码加密。④采用档案数据防改写技术。比如将档案文件设置为只读状态，并在计算机外存储器中采用只读型光盘。 ⑤采用备份技术。比如将财务档案信息资源的内容通过复制、输出和打印，形成纸质备份档案后保存。⑥确保高校学校财务档案信息资源计算机管理系统的安全性。应采用身份验证技术，给每位合法用户 一个由字母、数字或特定符号组成的通行证，它可代表该用户的身份验证信息。⑦采用防火墙技术。

5 强化高校档案信息管理，助推校园文化建设

“国民之魂，文以化之；国家之神，文以铸之。”十年发展比经济，百年发展比文化，打造先进的高校教育文化战略都势在必行，笔者所在的高职院校也正在着力推进教育文化建设的实施教育工作。这其中需要发挥院校档案资源有效利用作用，为助推教育文化事业建设做出贡献。

在对高校档案建设的同时要充分利用档案文化资源的优势，加强与院校文化宣传部门的合作，积极的开发深层次的档案信息资源，参与院校文化的宣传，改变档案“养在深闺人未识”的状况，为院校文化建设做好专题服务工作。

经过数十年的发展，院校历史底蕴厚重，珍藏着许多优秀老师和优秀人才的成就，也尘封着许多可歌可泣的珍贵史实。我们要挖掘、提炼这些文化资源，并进行艺术加工、再现，借鉴历史、服务现在、开创未来、垂鉴后世，成为能支撑文化产业发展的资源。提取出最能代表院校精神和价值观的典型代表，编史修志，发挥我校历史贡献及英模人物在文化建设中的引领作用。另外，院校可以在利用档案信息资源的同时可以挖掘院校的品牌价值，树立起特色的院校形象，能够进一步的提升院校的社会地位，增加院校的文化附加值。

参考文献

[1]张萍.学校财务档案信息化管理之我见[J].内江科技，2014.

[2]裴宇奇.试论中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].办公室业务，2012（07）.