加强广电档案管理信息化的探讨

方惠华

摘 要：主要针对加强广电档案管理信息化展开了探讨，在系统分析广电档案管理信息化各方面要点的基础上，给出了四点有效的加强对策，以期提供有益的参考和借鉴。

关键词：档案管理；信息化建设；软硬件配备；数据库

中图分类号：G270.7 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.10.048

广播电视作为宣传党和国家重要方针政策的媒体，必须认识到档案管理的重要性，转变传统的档案管理观念，充分运用数字化技术、网络技术不断优化档案管理模式，加快档案管理信息化建设进程。为此，我们要加强广电档案管理的信息化。但是加强广电档案的管理信息化是一个庞大的工程，所以我们需要采取有效的对策实现对广电档案管理的信息化，并最终促进档案管理信息化水平的不断提升。

1 建立规范管理机制，统一管理标准

提升广播电视台档案管理信息化水平，首先要建立规范管理机制，统一信息化管理标准。统一的信息化管理标准，即机制规范有序，制度合理完善，是档案管理信息化的重要保证。《全国档案事业发展“十五”计划》将信息化建设作为战略重点之一，强调了“十五”期间档案信息化管理的主要任务，制定了档案管理信息化的相关标准，统一了档案整理的标准、服务标准、统计标准和各项技术标准等。规范管理，统一标准，是衡量管理档案工作效率的标尺，如果缺乏统一的标准，广播电视台档案资源数据库将无法正常建立信息资源，各相关部门也没有统一的指标作为指导去管理，自成体系，各自规范，档案信息化管理无法有效进行。在规范管理、统一标准的信息化管理下，各种信息资源作为档案管理信息化的依据，才能充分发挥一致的逻辑关系，在网络档案管理系统中连接各数据库，保障各数据库之间相互依存的逻辑关系，实现档案信息资源共享。

2 配备现代化设备，加强基础设施建设

在档案信息化管理的进程中，要把信息化建设纳入到广播电视台的总体规划，重视软硬件设备的配备，加强基础设施的建设。要切实提高广播电视台档案管理工作的信息化水平，需大力应用档案管理的硬件与软件系统，实现档案传输网络化、数字化、资源共享化。网络技术与信息技术是信息化建设中的重要内容，在档案资源文件的管理工作中，应充分运用先进技术对各种资源进行接收、整理、保存、查找、借阅、归还、辨认到期应销毁的档案文件，运用现代化技术手段提高档案归档利用和管理工作的效率。

随着社会经济的高速发展，当前广播电视台基本都配备了现代化的设备，例如电子计算机、复印机、打印机、扫描仪、摄像机、相机等，软件方面均具备一些档案资源管理软件，辅助收集、保存、开发和利用档案资源。这些基本的硬件设备和软件系统是广播电视台的档案信息化的建设保障，是信息化管理的基础。与此同时，档案资源管理工作信息化水平的提高，需广播电视台各部门的协调合作，以防档案数据不兼容问题的出现，保证各数据库有效连接。为此，各部门应配备统一的硬件设备和软件系统，以规范、一致的信息化手段消除档案信息化管理过程中的障碍。广播电视台需具备统一的数字化设备，运用专业的信息化档案管理系统，并充分利用这些现代化的技术实现全文存储、字符识别、自动编目检索、自动转化、上传下载、计算机辅助立卷以及档案自动标引的档案一体化管理。

加强基础设施建设，应规范广播电视台内部局域网的建设，实现档案管理网络与办公网络的连接，充分使用档案网络管理系统，提高台内远程归档的效率，实现档案管理工作数字化。建设现代化的基础设施，为档案工作提升信息化水平提供了有利、充足的条件，促使了广播电视台档案资源管理信息化的进步。

3 建设档案信息资源，开展档案信息服务

伴随着社会信息化的深入，广播电视台档案管理信息资源备受关注，人们越来越需要一些全面的、系统的、加工过的档案信息服务，这离不开电子档案的优化，电子档案较传统纸质档案具有体积轻巧、高密度贮存、传递速度快、易复制和使用寿命长等特点，是档案信息资源建设的核心部分。档案资源的信息化载体主要以机读形式或资料纸质为对象，借助信息技术对档案资源进行搜集、筛选、管理，使之成为二次信息供人们使用。加强电子档案资料的归档工作，充分利用电脑、扫描仪等先进技术手段把纸质转为数字化资源，建立全文数据库，保证电子档案的齐全、有效，以便于查找利用。

加强档案电子文件的管理工作，实施电子文件管理战略，做好档案资源归档电子文件的技术处理；深入现行文件工作领域，归档新型文件材料，对产业的大量电子文件进行接收、加工、存储；注重对档案电子资源文件的保护，严格遵从档案原始信息，恰当把握文件信息加工组合的来龙去脉，充分利用先进技术手段处理，可以将重要档案资源更改为只读性文件，以区分和保护电子档案的原始信息，保障档案的可靠性。

加强广播电视台的档案资源的信息建设，做好档案电子资源的保存工作很有必要，例如广播电视台工作中产生的音频、视频资料等电子档案，根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002）的要求，需录制规范化，存储介质标准化，对音频、视频资料电子文件的真实性、完整性、有效性进行检验和审核，保证声像档案的原真性。电子档案通常以化学磁性材料为载体被保存，以无接触式读出信息，几乎无磨损。介质层上记录着电子档案的信息，被密封在塑料保护层内，不受磁场、灰尘、水分的影响。保存电子档案的同时，为了防止电子档案信息的损失，需要定期复制与备份，特别是长久保存的档案，更应重视。加强档案资源的信息建库入网工作，把档案数据库作为广播电视台的重要信息资源纳入办公的总体格局中，逐步构建台内档案文献数据库，并充分利用档案网站，宣传档案工作，开展档案信息服务，实现档案信息的查询与共享。

4 培养档案管理人员和信息化人才

在一定程度上来说，广播电视台档案管理人员的综合能力直接影响着档案管理信息化的建设进程。要提升档案管理信息化水平，就必须重视对档案管理人员的培养。当前，广播电视台档案管理中一些人员技术水平不高，工作方法陈旧，进步缓慢，不能正确使用档案信息系统，不能很好地发挥先进设备的优势。提升广播电视台的档案资源管理的信息化水平，对档案管理人员的思想意识、专业技能、职业素养和综合素质都有较高的要求。档案管理人员要有较高的知识层次，能够熟练应用相关先进技术，掌握管理的基本技能、计算机操作技能，拥有获取信息、判断信息、加工信息的能力。总体来说，档案管理人员是要具备档案业务知识和信息素养的复合型人才。

档案管理人员应具有良好的职业道德，保持高度的责任感，严肃认真，以求效率发展，努力创造业绩，全心全意做好广播电视台的档案信息服务。管理人员不仅要熟悉信息化工作的特征和档案资源的全程规范管理，而且要熟练运用网络安全知识和软件系统，保障档案完整，确保档案信息安全。管理人员应立足档案本职工作，积极参与广播电视台的信息化管理培训，不断努力更新知识，提高自身的职业素养。在档案管理的具体工作中，注重对档案资源的收集、整理、保管、开发和利用。

优化档案管理人员结构，开发人力资源，注重信息化人才的引进，加强教育培训，鼓励自学成才，岗位练兵，以用促学，培养一批掌握信息技术、熟悉档案管理的复合型信息化人才。

5 结束语

广播电视是宣传党和国家重要政治方针政策的主要媒介，因此必须加强对广播电视档案管理的信息化建设。加强广播电视档案管理信息化建设，不仅可以提高广播电视的质量，有利于其长远发展，还能取得良好的经济和社会效益。

参考文献

[1]王军燕.关于提升档案信息化管理水平的思考[J].中国管理信息化，2013（06）.

[2]李琳.如何做好广播电视档案信息化管理[J].黑龙江档案，2014（03）.

〔编辑：王霞〕