浅析企业文书档案管理中存在的问题及对策

马力媛

文书档案是档案管理工作的重要组成部分，其水平的高低直接关系到档案的完整性及质量。 因此，企业只有提高文书档案管理的水平，才能切实实现档案的价值。但是在实际工作中，文书档案的管理总是存在这样或那样的问题，致使文书档案的作用不能完整地发挥。

一、企业文书档案管理中存在的问题

（一）管理力度不足，认识不充分

企业想要做好文书档案的管理工作，首先就要对档案及档案工作有全面科学的认识，在认识的基础上加大管理力度，只有这样才能使文书档案管理工作有序地开展下去。但是在实际工作开展中，有些企业认为文书档案管理工作与企业的直接效益没有太大关联，所以对这项工作的开展不会给予太多的重视。但是从长远的角度来看，文书档案的管理是直接关系着企业单位的可持续发展的。因此，在很多忽视文书档案管理的单位中，企业管理制度的实施会受到很大的限制，这对于企业的发展是极其不利。出现这个问题的主要原因有两点，一是企业单位领导只追求利益的最大化，对档案管理不重视;二是企业中文书档案管理者的工作意识十分浅薄，工作效率和质量低，时常出现管理方面的错误。

（二）管理工作不协调，混淆文书工作和档案管理工作

文书工作和档案管理工作是相互关联又相互区别，是不能混淆在一起的两个工作内容。档案管理工作的开展离不开文书工作的保障，也就是说档案管理工作的开展是要在文书工作顺利开展的基础上才能有效进行。为此，要想保障两项工作都能有序进行，必须做好两者的协调管理和衔接问题。但是在实际工作中，档案管理人员很少考虑文秘工作，致使档案管理工作混乱，对文书工作的管理也造成了很大的影响。

（三）文书档案管理培训工作不完善

由于企业对文书档案管理工作的不重视，使得文书档案工作人员时常出现人手不够的现象，所以在大多企业中总是会发生文书工作人员临时补缺的现象，这些补缺上来的人员根本不具备文书档案管理的基本能力，专业管理知识十分匮乏，同时在上岗前也没有经过系统性的培训，对档案的立卷、分类、保管期限等不够熟练，不能将文书档案工作做好。此外，对于那些在文书档案管理岗工作时间相对较长的人员，他们虽然在工作上有很多的经验，但是在后续的工作中却没有进行相关知识的更新和培训，这使得他们在新时期下的文书档案工作中不能很好地处理工作中存在的问题。尤其是当今是信息技术时代，信息技术在文书档案工作中的应用可以给文书工作带来很大的便利，这不仅需要管理人员具备丰富的专业知识，还要求管理人员能够与时俱进，但是信息技术对于一些老员工来说一时之间还难以掌控和操作，这使得他们的工作思维和方式都处于十分落后的阶段，对于文书档案工作的开展带来了很大的制约。

二、加强企业文书档案管理工作的几点对策

（一）完善工作程序及管理制度

企业管理者要制定严格的文书档案管理工作程序和管理制度，以此来确保工作稳定有序的开展。制度的建立要有明确详细的规定，对于工作中的细节之处要严格进行掌控，从而确保制度的可操作性。同时，制度的实施不能只落实在文件上，而要落实到实处，也就是要将制度与实际工作紧密结合起来，员工要严格遵守规章制度来管理文案，不允许有滥发或者无效文件发放现象的出现。在工作中，要确保文书档案的完整性，对于容易出现纰漏的地方要求工作人员反复核查，严格按照工作程序来操作。

（二）搞好文书工作和档案工作的规范衔接

文书工作与档案工作是相互关联的，因此在工作中，企业要进一步明确二者之间的差别，做好文书和档案工作之间的协调管理。同时，企业中文书工作人员必须要具备较强的档案管理意识，同时也要协助好档案管理人员的工作，从而确保文件收集的完整性和档案处理准确性。为此，企业在对文件的管理上要建立严格的管理制度，对于不合格的文件和档案要给予及时的处理，从而确保文书档案管理的有序进行。

（三）做好文书档案的收集工作

在收集工作中，企业要统一规范操作流程，制定档案收集制度、标准等，严格把控文书档案管理标准，对于管理人员的工作流程要给予一定的监督，必要时实施一定的奖惩制度，为文书档案的收集工作做好制度上的保障。要加强对档案收集工作的监督工作，切实提高档案管理工作的实际效用。此外，还可以利用计算机网络对收集工作进行辅助，从多方面、多角度来加强文书档案的收集工作。

（四）提高档案管理工作人员的整体素质

管理人员作为文书档案管理的主体，他们的素质高低直接影响着工作的有效性和效果。为此，企业单位要通过培训等措施逐步提高档案管理工作人员的综合素质。同时要促进档案管理人员与各个部门的沟通，切实提高每一个档案管理人员的管理意识。在人员的任用上，要进行岗前培训、持证上岗等制度，为文书档案管理工作做好人员上的储备。

文书档案管理是企业发展中的一个重要环节，企业应该给予高度重视和支持，要细化工作流程，明确工作重点和难点，切实提高文书档案管理水平，促进企业良好有序的发展。

（作者单位：秦皇岛市广播电视台）