电子档案信息安全管理面临的问题与挑战分析

井培培

摘 要：电子档案是借助信息科学技术而获得有效构建的，但是现状下我国电子档案信息安全管理还存在一些较为明显的问题。因此，本文在分析电子档案信息安全管理面临的主要问题的基础上，进而提出相应的强化对策有着十分重要的意义。

关键词：电子档案；信息安全管理；强化对策

引言：传统纸质档案存在很多弊端，比如容易遗失，管理不当会遭遇虫蛀、腐蚀及破损等，从而使档案管理工作的顺利开展受到很大程度的阻碍。而随着信息科学技术的发展，现状下越来越多的档案采取电子档案信息管理方式，使传统纸质档案所存在的弊端得到了有效避免。然而，长期实践工作表明，目前我国电子档案信息安全管理依旧面临着一些问题。例如电子档案安全管理规范化、标准化程度不高以及编程工作人员素质存在差异等[1]。因此，针对这些问题提出相关解决对策显得极为重要。

一、电子档案信息的基本安全要求

电子档案信息内容安全属于电子档案信息安全的核心成分，可将其进一步细分为电子信息档案的存储安全和传输安全。根据电子档案信息上述两方面的安全特性，可以知道电子档案信息需要基本以下四大安全要素：

（1）真实性。即需要保证电子档案信息是真实可靠的，信息需来源于相应的真实电子档案。无论是电子信息是发生迁移，还是传输，均能够与起始相一致，从始至终不会有伪造及破坏状况发生，也不会有擅自改动的行为出现。（2）可用性。需要对合法用户进行使用授权，保证合法用户在授权范畴内能够充分利用到电子档案信息，使一些不法分子利用反技术造成档案信息遗失的现象实现有效避免[2]。用户需要使用到电子档案信息的时候，在条件允许的情况下，可提供各给用户使用。另外，在网络部分受损，或需降级应用的状况下，依旧可以为合法用户提供访问及服务。（3）完整性。电子档案信息的完善性体现在诸多方面，涵盖了内容的完整性、背景信息的完整性及元数据的完整性等。与此同时，对于与软硬件说明相关的信息，也需要使其保证具备完整性。也就是说，需要保證电子档案信息在使用及传输当中不会遭遇损坏，例如删除、伪装重置以及人为篡改等损坏，均保证不会出现。（4）保密性。对于电子档案信息来说，需要保证能够为合法用户提供访问权限，而非法用户则不具访问权限。一般会利用到多类保密技术，比如防辐射、物理保密以及信息加密等。

二、电子档案信息安全管理面临的主要问题

目前，我国电子档案信息安全管理还存在一些较为明显的问题，问题的存在将大大弱化电子档案信息的安全性，进一步使电子档案管理的发展受到极大阻碍。具体问题如下：

（一）电子档案安全管理规范化与标准化程度不高。现如今，国内的档案信息安全工作尚且不够成熟，与西方发达国家比较，还存在一定的差距。初级阶段的档案信息工作在管理上还存在诸多不足。在网络技术逐渐发展的背景下，档案管理工作者开始意识到档案信息化及数字化的重要性。然而，由于目前我国电子档案安全管理规范化及标准化程度均不高，这样便使得档案信息化及数字化的实现受到很大程度的阻碍。

（二）电子档案文件不够统一。对于电子档案管理当中的计算机软件开发来说，目前存在最主要的问题便是不能够满足电子档案使用的要求，同时也不能为档案利用、存储提供便利。另外，地区与地区之间、单位与单位之间所采用的电子档案系统均存在不够统一的状况，如此一来，地区与地区，甚至单位与单位之间的电子档案文件的利用与共享便无法有效实现。

（三）电子档案管理技术支撑体系薄弱。对于电子档案管理来说，倘若没有相关技术作为支撑，那么将会使电子档案信息安全管理的安全性得不到有效保障。目前，电子档案管理存在技术支撑体系薄弱的现象。主要表现为：（1）硬件选配存在问题。例如在硬件选配方面，选择一些质量不佳、功能不够完善并且性能差的硬件系统，从而致使电子档案管理系统在运行中的稳定性受到影响，进一步造成档案信息丢失。（2）病毒入侵。计算机病毒会导致计算机的功能或数据遭到破坏，从而使系统及数据的安全性受到影响，例如在木马病毒蔓延的情况下，电子档案管理系统一旦受到干扰，便会造成严重的影响。

（四）电子档案管理人员素质存在一定的差异。大多数企业的电子档案管理人员均具备较强的档案管理专业知识，但电子档案管理人员在素质方面仍旧存在一定的差异，主要体现在计算机专业知识方面，在电子档案管理过程中，相关软件的基本操作需要电子档案管理人员具备一定的操作能力，这样才能够使电子档案信息管理的有效性增强。实际情况却是电子档案管理人员在计算机专业知识方面较为薄弱，缺乏计算机基本操作能力以及网络应用技能，从而导致电子档案信息安全管理难以得到有效保障。

三、电子档案信息安全管理的主要强化对策

（一）电子档案管理工作实现标准化与规范化。要想使电子档案信息安全管理得到有效强化，便需要让电子档案管理工作实现标准化与规范化。例如，通过搜集电子文件，然后形成电子文件，进一步加以积累与整理，在鉴定完毕之后做好归档工作。充分遵循以上环节，便能使电子档案管理工作具备一定的标准化及规范化。并且，电子档案完成归档工作后期，还需做好移交、保管两方面的工作，电子文件由相关档案管理部门进行妥善保管，同时实现集中保管，以此使电子档案管理工作更具标准化及规范化。

（二）升级档案管理软件。目前，我国的档案管理软件还不够成熟，因此对档案管理软件采取升级措施便显得极为重要。档案管理软件的升级目标主要有二：其一为具备兼容性，其二具备统一特性。其中，兼容性是指档案管理软件与其他一些设备及操作系统的密切配合，只有体现出密切配合状态，才表示具备兼容性，例如和系统操作平台之间的密切配合等。统一特性是指电子档案管理软件升级之后，具备一个相对完善的档案管理系统，统一性原则需要实施在各个环节当中，例如标准的统一性、规章制度的统一性以及应用软件的统一性等，特别是地区与地区之间、单位与单位之间，需要充分避免电子档案系统差异化严重的现象，在具备统一特性的基础上，才能够使档案文件实现广泛利用及共享。

（三）强化电子档案管理人员队伍建设工作。电子档案信息管理是一项系统化的工作，复杂程度较高，为了使电子档案信息管理更具有效性与安全性，对电子档案管理人员队伍建设工作进行强化便显得极为重要。一方面，提高电子档案管理人员对该项管理工作的重视程度，杜绝工作散漫、思想落后现象。另一方面，做好电子档案管理方面人才的选拔招聘工作，选拔出既能够熟悉档案业务，又能够掌握现代信息技术的复合型人才，对通过选拔的人员进行知识、技能以及业务等方面的综合培训，以此使电子档案管理人员素质得到全面提升。除此之外，由于电子档案管理人员在计算机专业知识方面较为薄弱，因此，需要加强计算机操作及网络应用技能方面的培训，以此使电子档案的形成、接收、整理以及利用等工作更具完善性，进一步为电子档案信息安全管理的强化提供保障依据。

结语：就目前而言，我国电子档案信息安全管理工作中还面临诸多问题，例如电子档案文件不够统一以及电子档案管理人员素质存在一定的差异等。针对这些问题，制定有效的强化策略显得极为重要。除了本文提到的电子档案管理工作实现标准化与规范化、升级档案管理软件以及强化电子档案管理人员队伍建设工作以外，笔者认为还需要构建相应的法律法规条例，以此使电子文件的真实性及安全性得到有效保障，最终使电子档案信息安全管理更加科学与完善。

参考文献：

[1] 赵晖.电子档案信息安全管理面临的问题和挑战[J].城建档案，2013，01：33-34.

[2] 邬斌亮.熊琭.对电子档案系统信息安全等级体系建设的研究[J].网络安全技术与应用，2013，09：98-99.