对药品盘存差异内部控制的研究与思考

赖晓维

（宁波市北仑区人民医院，浙江 宁波 315800）

0 引言

药品是医院的重要资产，占医院流动资产比重很大，这部分资金管理工作的成效直接关系到医院的社会效益和经济效益。然而药品种类繁多，批次各异，规格型号众多，流动性极强，使得药房管理易出现漏洞，这也给药品的管理提出了一个难题。为了了解现有的库存实际情况，保证药房提供的财务报表的完整性、可靠性、准确性，检验相关人员对药品管理各项工作的落实和执行情况，督促药房人员对药品管理的自我总结，加强药品的进销存的管理是医院经济管理的重点，是保证医院账实相符的重要前提。本文依据实际盘点情况，分析存在的问题，并提出一些建议。

1 盘点情况

1.1 盘点方法及历史盘存情况

门诊药房每月月底对药房进行一次全盘，盘点时根据现场人员数量，采取两人一组，一人依次清点药柜药品数量，一人根据药房库存清单进行记录；盘点完后，将盘存差异录入电脑系统，财务人员每季度末对药房进行抽盘。年中年末财务人员跟踪监察药房人员进行一次全盘。为了进一步了解门诊药房账务的真实性及药品库存相关情况，现对门诊药房月报表中盘存账面金额与盘存差异金额进行比较分析。分析发现，门诊药房2014年1～6月盘盈、盘亏占门诊药房药品账面总金额比率分别在0.01%～0.07%，0.01%～0.12%范围内波动，盘存差异甚小。

1.2 本次实际盘点情况

2014年6月30日，财务人员与药房人员对于门诊药房药品进行了一次全面盘查。财务人员逐一跟踪药房盘点人员进行药品数量登记，并核实药品差异数。

本次盘点的药品种类为837项 ，涉及账面金额为2693080.43元。其中盘盈药品98项，金额为13306.23元；盘亏61项，金额为4072.28元。盘盈盘亏数量分别占药品总数的0.49%和0.15%。盘盈盘亏金额分别占总药品金额的11.71%和7.29%，见表1。此次盘点药品实际库存情况与账面数存在差异，注射剂、硬胶囊、片剂差异较大。

表1 门诊药房2014年6月盘点情况分析汇总表

报表中盘盈、盘亏金额比重分别占盘点金额的0.07%和0.07%，而表1中分别为11.71%，7.29%，可见，门诊药房2014年6月盘点实际情况与报表存在差异。

2 盘点情况分析

此次监盘中发现问题较多，实际盘存差异情况未如报表情况乐观。本文对具体差异原因做了如下分析。

2.1 由于药品本身特点，易导致人为差错

（1）相似药品差错，如厂家不同，如注射用还原型谷胱甘肽，上海、重庆厂家生产；维生素K1针和维生素K1注射液厂家不同。（2）破损、字迹不清。维生素C针，维生素C注射液包装简单且极其相似，用量大，很多字迹不清，容易混淆。（3）散包装，容易错数、丢失。散包装药品主要是片剂，人工数错、掉落等都可能导致药品数量差错。

2.2 盘点时间段、错盘等造成的误差

在盘存过程中不能做到绝对的静态盘存，急诊和门诊的库存不能分开管理。盘点一般在下班期间进行，但是由于门诊窗口关闭后，急诊窗口依然在进行发药处理，给盘点工作造成困难，不能做到百分之百准确，因此盘点存在一定误差。如有病人未取药、未退款情况存在，没有及时进行处理，导致长期遗留药品。这也导致了药品盘存误差的增大。

2.3 系统误差

药房工作人员普遍反映宁波医院都是使用某一软件，每个医院都出现盘存时多的药品越来越多，少的药品也越来越少，一旦在系统进行盘存处理，第二个月盘存时就会出现反现象，怀疑软件存在瑕疵。希望信息科人员配合，消除疑虑。另一方面，系统在进行除数时，会保留3位小数，而结果为2位小数，也会出现微小差异。

2.4 月度盘点存在人为控制盘盈盘亏金额，具有较大随意性

为了达到医院财务管理的要求，药房每月盘盈盘亏金额需要控制在一定范围，因此某些实际盘点中盘盈或盘亏金额大或者数量差异小的药品，存在不作处理的现象，具有较大随意性，这也使得盘库失去其原有的意义。

2.5 个人借药情况依然未杜绝

医院药品实行零差价，挂号费用提高，虽然医院规定不得借药，但依然有人员进行违规操作，因此出现医院职工借药的情况。部分医生借药后，未及时归还，存在较大漏洞和管理风险，导致药品实存数与账面数存在差异。

2.6 各药房之间药品盘存互存差异时，有相互调剂情况

为了减少盘存差异，门诊药房将多余（或缺少）药品与其他药房缺少（或多余）的同类药品进行调节。各类药房之间的调剂，在一定程度上能够减小盘存差异，使药品盘存情况在账面上较为“体面”。但这类调剂并不能从源头上解决问题，甚至导致药品出入更加混乱，管理监控难度加大。

2.7 药品管理依然存在漏洞，没有建立相应的问责制度，责任不明确

对于药品盘存差异，没有实行个人问责制度，药品盘盈或盘亏的责任无法落实到个人，因此盘点差异与个人相关度较低，从而不能引起药房人员对盘存差异的足够重视，药品盈缺、发错、漏发也基本归咎于部门领导，导致药品监管不利的现象屡禁不止。

3 改进建议

3.1 管理人员引起重视，协调医院各部门间的工作配合

医院职能部门领导大多是在医疗中取得成就的人员，在管理方面可能还存在一定局限性。要做好医院药品的管理工作，领导应给予高度重视，这样有利于药品的监管，并引起相关科室注意。另外，医院内部相关部门的协作与配合也是非常必要的，尤其是医院药剂科、信息科和财务科3个部门之间的通力合作最为重要，同时也需要医务科、护理部的配合和临床科室的支持。

3.2 严格控制借药、换药、退药现象

对于盘存药品互相调剂的行为及相互借药行为，需办理药品调拨手续，不得随意借药、换药。应当开具药品调拨单，双方签字确认，定期交财务审核、入账。对于强行借药、退换药情况，及时汇报科室领导，必要时汇报职能部门。

3.3 将个人借药情况纳入个人绩效考核范围

发生个人借药情况，会影响其个人考核结果，并与个人绩效考核分挂钩。按照借药数量和次数，对于药房借药相关人员与借药医护人员按比例进行月度考核扣款，与奖金挂钩，从而杜绝此类情况再度发生，防止医保漏洞。

3.4 要求信息科积极配合，加强软件管理，防止软件漏洞

对于药房人员提出的怀疑软件存在瑕疵问题，要求药房人员及时记录药品盘存处理后的问题，报告信息科负责人，信息科积极配合药房人员工作，对于药房人员提出的某些药品差错，积极跟进，对于单个药品进行流程跟踪，必要时进行书面报告，消除疑虑。同时也能加强相关部门之间的协作，能有效防止各部门互相推诿责任的现象。

3.5 对于易混淆的药物进行罗列，引起注意

药房人员对于经常容易出现的发药差错或易出现盘存差异的药品，根据情况召开临时或定期会议，实时跟踪药品进出情况，及时发现可能出现的漏洞，总结心得体会。对于易混淆药品，及时罗列，引起注意，避免错误。

3.6 建立个人问责制度

相关部门和领导应树立药品管理体制改革的决心，加快改革进程。实行药品专人“认领”管理制度，每人分别负责指定药品，对于库存情况实时监管，做到心中有数。个人对于自己负责的药品及时找出差异及原因，减少事不关己、盘点流于形式的现象。

3.7 对软件进行升级，减少盘库时产生的差异

医生开单后，系统不直接减少药房药品库存量，待收费完成后，药品库存量根据开单药品量相应减少。此时，药房开始备药，患者凭发票取药，发药后，药房发药人员点击验收后，发药完成。这可能会导致某些药品未发出，而库存已减少的现象。这就需要对软件进行升级，从软件方面加强内部控制管理，减少系统漏洞，提升库存准确性。

3.8 加强人员培训，提升相关人员的业务水平与素质

医院应定期对员工进行培训，实行“走出去”的策略。让员工多多学习新型医院管理体制，吸取其他医院或相关部门的经验，提高综合业务素质和水平。医院内部可定期组织岗位培训、警示教育、业务能力竞赛等活动。此举可提高员工积极性和自我价值意识，从而能更好地管理医院资产。

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