Excel在财务管理工作中的应用

2015-06-27陈筱青

重庆三峡学院学报 2015年2期

关键词：单元格函数财务管理

陈筱青

(重庆三峡学院计财处，重庆万州 404100)

Excel在财务管理工作中的应用

陈筱青

(重庆三峡学院计财处，重庆万州 404100)

随着计算机的广泛普及，各行各业离不开计算机的管理。Excel是财务管理中使用最为广泛的办公软件，它具有友好的人机交互界面和强大的数据处理功能。首先介绍Excel的工作原理和方法，再重点介绍了几种常用的Excel函数在财务管理中的应用。使用Excel可以帮助财会人员从以前繁琐的手工劳动中解脱出来，实现对复杂数据进行计算、整理和分析，提高财务管理工作的效率。

Excel函数；财务管理；数据处理

目前微软公司（MS）开发的Office家族系列软件有十余个组件，比如Microsoft Word是一个文档创作程序，Microsoft PowerPoint是一个演示文稿程序，Microsoft FrontPage是一个构建网站的程序，Microsoft Access是一个桌面数据库程序，Microsoft Excel是一个功能强大的电子表格程序，微软公司推出了可以在IBM-PC系列机上运行的Windows操作系统平台版本和Apple公司的Macintosh操作系统平台上的版本，Microsoft Excel是一款电子表格软件。由于我国Windows操作系统平台使用面广，本文以该平台进行介绍。Microsoft Excel是微软办公套装软件（Office）的一个重要和常用的组成部分，可以用来统计分析、交流、管理信息和辅助决策操作。Excel的函数是系统预定义的一些公式，使用参数按特定的顺序或结构进行计算，提供了自定义函数的功能，具有数据库、工程与财务、查询与引用和统计等10余类函数，这些函数能满足财务管理工作中的绝大部分的需求，并且根据实际业务的需要，通过自定义函数来解决问题。因此，灵活运用Excel软件能够极大地提高财务管理工作的效率。

一、Excel的工作流程

Excel的工作流程主要包含以下三个方面：

（1）明确任务目标。在进行Excel操作前，首先应明确使用者的任务目标，根据实际需求，选择Excel中相应的计算模型及采用的方法。

（2）建立工作模型。通过Excel工具中的各种函数及分析工具建立相应的工作模型，具体内容主要包括原始数据的录入、业务处理的计算公式的设计和模型约束条件的确定三个部分。

（3）显示分析结果。计算机将根据使用者给出的约束条件，按照数学公式自动求解，并以相应的形式显示分析结论和计算结果。

二、Excel的数据处理方法

Excel的数据处理方法主要有以下五种：

（一）工作表分析法

该方法是以工作表的形式存储和处理海量数据信息从而完成业务处理的过程。工作表位于工作簿的中央区域，由行号、列标和网格线三部分组成，具体包括表标题、表头、表尾和表体固定栏等内容。工作表的编辑是Excel进行数据运算和数据分析的主要功能之一。

（二）图表分析法

该方法是用图表的形式将数据图形化，把表、图、文三个融为一体显示数据，形成报告。这样能够使之前枯燥乏味、难以理解的数据形象直观地表述数据的变化趋势、分布状况、动态变化、速度增减及幅度大小等。Excel提供了多种图表类型，如柱形图、折线图、饼图、散点图和股价图等。其中，最为常用的是柱形图、折线图和饼图。

（三）信息检索法

该方法是利用Excel中的排序、筛选、合并、条件格式、分类汇总等命令操作，快速地帮助用户从原先工作表已保存的海量数据信息中搜索出所需的信息。用户可以直观地查看数据信息和搜索结果，以便及时发现问题和了解变化趋势。

（四）函数分析法

该方法是用户可以利用Excel中内置的函数直接完成相应的计算，大大提高数据处理的准确性及用户的工作效率。这里的函数是指Excel内部预定的、完成特定计算的公式。Excel软件中有上百种函数，如，常用函数、数学与三角函数、财务函数、统计函数等等。

（五）模型分析法

Excel拥有支持数学模型的功能，通过数据模型设计、数据采集、模型求解形成相应的数据报告，利用编辑工作表、分析评价等过程完成业务处理。该方法可以为用户在实际工作中提供多样式的分析和预测功能，有效地帮助用户作出最优化的决策。

三、财务管理中Excel函数的使用

（一）函数的使用方法

函数可以在Excel菜单中选择“插入”选项下的“函数”获得如图1对话框，根据这个对话框可以知道函数的格式和输入数据的方法。

图1 函数对话框

1．函数的格式

函数一般是由函数名和参数两部分构成，如SUM(number1, number2,......)。参数是函数的核心，参数形式可以是数字、逻辑值、文本、数组与函数等，参数间的分隔符一般用逗号。

2．输入数据的方法

数据输入方法主要有两种：一是直接输入数据，如AVERAGE(B3,B4,B5,B6，B7，B8)；二是通过鼠标选择区域，如AVERAGE(B3:B8)。

（二）常见函数在财务管理中的应用

1．函数名称：SUM

主要功能：计算单元格区域中所有数值的和。

使用格式：SUM(number1, number2, number3,……)。

参数说明：number1、number2、number3……代表需要计算的值，可以是具体的数值、引用的单元格（区域）和逻辑值等。

应用举例：针对图2，为了统计出一月实发工资总额，只需要在N8单元格中输入公式：=SUM(K3:K17)就可以完成。如果将上述公式修改为：=SUM(LARGE(K3:K17,{1,2,3}))，则可以求出前3名工资实发金额的总和。

2．函数名称：AVERAGE

主要功能：返回其参数的算术平均值。

使用格式：AVERAGE(number1, number2, number3,……)。

参数说明：参数可以是数值或包含数值的名称、数组或引用。

应用举例：在N9单元格中输入公式：=AVERAGE(K3:K17)，即可求出平均工资。

3．函数名称：COUNTIF

主要功能：计算某个区域中满足给定条件的单元格数目。

使用格式：COUNTIF(range, criteria)

参数说明：range要计算非空单元格数目的区域；criteria表示以数字、表达式或文本形式定义的条件。

应用举例：在N3单元格中输入：=COUNTIF(B3:B17,M3)，即可求出“办公室”的总人数，然后采用拖动填充数据，即可完成其它部门的统计人数。

4．函数名称：SUMIF

主要功能：对满足条件的单元格求和。

使用格式：SUMIF（range, criteria, sum_range）

参数说明：range要计算非空单元格数目的区域；criteria表示以数字、表达式或文本形式定义的条件；sum_range用于求和计算的实际单元格。

应用举例：在O3单元格中输入：=SUMIF(B3:B17,M3,K3:K17)，即可求出“办公室”的实发工资总额，然后采用拖动填充数据，即可完成其它部门的求和。

四、结束语

除上述列举的这些函数外，Excel还提供了很多高级工具可以帮助财务工作进行更加深入地分析和计算。高级数据分析工具主要在Excel的工具子菜单中，因它属于Excel的外挂高级函数功能模块，通过加载宏操作来完成具体工作要求。Excel的这些高级数据分析工具主要包括线性规划分析、预测分析、回归分析、相关分析、描述统计及相关图形、各种分布的概率计算和图形、多达7种正态性检验方法、正态分布的异常检验、各种估计和置信区间计算、各种假设检验等等，其为企业投资决策、财务报表分析、筹资融资决策等方面的科学数据分析及公式的求解和优化提供了直接的功能和函数。它最大的优点就是用户无需深入研究算法本身，只要知道这些分析工具的管理意义及分析结果的指导意义即可。

财务管理工作通过使用Excel的数据处理功能及分析统计功能，能够提升在实际工作中信息处理的准确度和时效性，还能够实现完整的财务指标体系分析和预测，可以使复杂和枯燥的财务管理工作得心应手，进而达到提高财务管理工作效率的目的和起到促进企业经济发展的作用。

（责任编辑：朱丹）

Application of Excel in Financial Management

CHEN Xiaoqing
(Finance Division, Chongqing Three Gorges University, Wanzhou, Chongqing 404100)

With the wide spread of the computer, computer-aided management is essential to all walks of life. Excel is an office software widely used in financial management, which has friendly interface and powerful data processing capability. This paper presents the principles and the methods of Excel, and elaborates in detail the applications of several commonly-used Excel Functions in financial management. Excel can calculate, sort and analyze complex data, free accountants from tedious manual labor, and improve the efficiency of the financial management.

Excel Functions; financial management; complex data processing