人事档案管理系统设计与实现

张红岩

【摘 要】随着近年来社会的发展以及各单位改革的不断深入，原始的纸质手写版档案及其管理方式与现有制度和社会形势的适应程度较差，暴露出越来越多的问题亟待解决，这就要求人事档案管理也要紧随时代的发展，因此，对人事档案管理系统的研发设计与实现变得越来越迫切。

【关键词】人事档案管理；设计；实现

一、现阶段人事档案管理系统概述

1.现阶段人事档案管理中存在的问题

当今社会随着市场竞争的日益激烈，各企、事业单位在人才招聘时更看重的是个人现有能力，对以往的人事档案信息参考较少，这在一定程度上造成了人们对人事档案的不够重视。在单位制度方面，企、事业单位在深入改革、发展的同时，对人事档案管理方面的发展力度远远不够，造成了现有人事档案管理与现有制度不相适应的情况发生，加之人们对人事档案的重视不足，人事档案管理方面的问题越积越多，解决起来较困难而置之不管，造成恶性循环。同时，现代人们在就业时，早已打破传统“铁饭碗”的观念，工作更换频率较快，各单位人员流动也较为频繁，受到人事档案保管方式的不合理，人事档案管理责任的不明确，纸质人事档案填写麻烦、储存和保管都存在很大的条件制约等因素的影响，现在人事档案缺失、记录空缺等现象的频发，这对社会资源造成了很大损失。

2.人事档案管理系统应满足的功能及要求

对人事档案系统进行设计时，应充分满足人事档案管理的基本功能以及现代社会的对人事档案系统的使用要求。人事档案是将个人的经历、学历、社会关系、道德品质、工作状况以及奖励惩罚等方面的现实材料进行真实、原始记录的文件材料。人事档案管理是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计以及开发利用的活动。对人事档案管理系统进行设计时，应充分考虑人事档案管理的基本功能，并且根据现代社会人事档案管理的特点进行系统的基本功能设计，人事档案管理系统的开发设计是对传统人事档案管理的优化，是满足社会要求的进步表现，因此在做开发时，必须满足人事档案的基本功能，同时顺应社会的发展。除此之外，还应对人事档案管理系统的操作方式进行优化，以满足现代社会对便捷性以及高效性的要求，同时还要考虑经济成本问题，为企、事业单位带来利益是人事档案管理系统能够推广实现的根本途径。

二、人事档案管理系统的设计与实现

1.人事档案管理系统设计人员的要求

在对人事档案管理系统进行设计时，应对系统设计人员进行合理的安排。人事档案管理系统的设计人员首先应具备优良的专业知识，在现代社会，懂得合作的人才能成就大事业，人事档案管理系统的设计人员还应具备良好的合作精神，在团队中充分发挥自己的实力。除此之外，人事档案管理涉及细节较多，要想设计出能够满足社会发展的产品，就必须对原有人事档案管理方式方法进行充分调研，并对需要改进、保留或者删减的部分进行详细的讨论分析，还可以通过试运行等方式对所涉及的人事档案管理系统进行效果反馈以及再次改进，保障人事档案管理系统的顺利设计与实现。

2.人事档案管理系统的设计

在对人事档案管理系统进行设计时，应充分考虑系统的实用性。人事档案管理系统应对信息进行合理设置及分类，满足信息项的录入、添加、修改等基本功能，还应设置智能错误检验对信息进行模糊纠错，在一定程度上保障信息的准确性。对界面设计时，在实用的基础上还应考虑美观、简约等因素。对档案维护方式进行优化，人事档案经信息化储存后并非一劳永逸，后期的档案维护工作也极为重要，在发生人事调动时，需要对调职人员的个人信息进行修改或添加，同时删除无需保留的信息，考虑到人事档案维护的安全性需符合实际情况，应对系统设置锁定功能，管理者可根据自身需求对阅览进行设置，有利于信息的安全管理。人事档案信息化对信息的开发利用效率较传统方式有显著提高，要想充分彰显这一特性，就需要设计者在对人事档案进行信息统计方面的设计时，合理设置信息的筛选分类，通过对关键字、某一信息范围等方式对数据库进行精确分类，方便信息统计及利用。

3.人事档案管理系统的实现

完成人事档案管理系统的设计工作后，要想得到理想的应用效果，还应进一步的采取措施。提高企、事业单位对人事档案的重视程度，应当认识到，人事档案具有社会需要的丰富并且真实的信息，是对一个人进行认识的基础因素，对人事档案进行妥善保存和处理，是对个人发展的保护和尊重，并且人事档案管理系统的实现对未来社会、各单位的发展方向具有重要参考作用，对这些信息资源的良好开发对社会的发展具有良好的推动作用。企事业单位应加强人事档案管理系统的硬件设施建设，虽然对人事档案进行信息化管理对人事档案信息的储存及共享较传统纸质人事档案管理方式来说有了很大的优化，但是如果对人事档案管理系统的硬件设施配备不到位，很可能造成系统使用不便，甚至出错、销毁等问题。提高人事档案管理人员的专业素质，是充分发挥人事档案管理系统的一个重要前提之一，要使管理人员认识到自身工作的重要性，规范管理行为，达到时代对人事档案管理人员的要求。

三、结语

人事档案管理系统的设计与实现是对传统人事档案管理的现代化革新，随着现代社会信息量越来越大，紧靠人力进行人事档案的收集、整理、统计、开发利用等工作不仅工作量庞大，效率较低，而且出错率较大。人事档案管理系统的设计与实现是企、事业单位进一步信息化的表现，相信人事档案管理系统会在日后的发展中更加完善。

参考文献：

董国平，颜志军，万丽.VISUALBASIC数据库开发[M].北京：电子工业出版社，2011endprint