科技档案页码编制技巧

袁向阳+张瑞梅+云宪明+李艳

摘  要：本文提出科技档案页码编制的原则和一些技巧，对于档案整理工作有借鉴意义。

关键词：页码;整理;档案

页码编制是科技档案整理的一项基本工作。所谓页码编制，就是给档案材料编制页号。档案材料都是要编制页码的，没有编制页码的材料是不能称之为档案的。页码编制是档案工作人员的基本功，也是档案整理的基本要求。对这一问题进行探讨，无疑是有意义的。

页码编制的意义在于明确了档案材料的数量和次序。一方面可以确定归档材料的数量，即材料的总页数;另一方面表明了档案材料的先后次序。页码使用阿拉伯数字形式的自然数来表示，自然数的顺序就是档案材料的先后次序。反过来讲，没有进行页码编制，我们既不知道材料的数量，也不清楚材料的先后次序，档案管理、利用就无从着手。

1  页码编制原则

页码编制应遵循如下原则。（1）使用阿拉伯数字。不能别出心裁地使用其他数字格式。（2）保持连续。必须从1开始连续编制页码，即页码既不能有重复，也不能间断，必须保持以自然数顺序连续。（3）清晰醒目。保持清晰醒目可以避免与档案内容相混淆。页码不是档案本身的内容，而是出于管理需要附加的信息，应使其与档案内容有明显的区别。（4）位置相对固定。一般在页面的右下角，也可以在其他位置，但是在一册材料之内位置应当统一。如果个别页面没有空白处，应当粘贴在较大的页面上留足空白，再编制页码。（5）最小干预。无论如何，档案整理是一种后期处理工作，应当坚持“最小干预”，否则既是出力不讨好，还有画蛇添足之嫌。

2  “张号”与“页号”

困扰档案工作人员的主要问题是：“张号”与“页号”。梁正民在《关于纸质档案最小计量单位的探讨》中引用相关法规回顾了纸质档案最小计量单位的变化，讨论了“张数”与“页数”的优劣，最后建议使用“页数”作为计量单位。李凤明在《在档案整理中编档案页次号的思考》中回顾了这个问题的历史成因，比较了它们各自的理由，同样建议使用“页次号”。这个问题归根结底就是“正反两面的材料究竟是一个计量单位还是两个计量单位”。从数字化的角度来看，这个问题是无需讨论的，只有采用页次号才不致引起档案实体数量与扫描图像数量的不一致，否则扫描图像多于材料的“张数”，到底是多少张扫描图像，我们无法判定，是否有重复或者遗漏的我们也无从知道。对于科技档案使用“页号”这一称呼和做法是得到认可的。

3  档案封面

引起困扰的另一个问题：档案封面是否要编制页码。档案封面确实不是档案的内容本身，但却包含了档案的诸多重要信息。各单位自行设计的制式的档案封面页面数量也不一样。为保持档案封面的美观，一般不在封面印制页码。在档案材料区分为封面和正文两个部分之后，页码编制可能从正文开始，也可能从封面开始。我们的做法是，封面不印制页码，但要从封面开始计算页码。例如我们的档案封面有两页，档案材料从3开始编制页码，这样档案材料最后一页的页码就是材料的总页数。

4  页码编制技巧

在明确了这些要求之后，我们提出两方面的页码编制技巧。

4.1  明确空白页、无效页、未编制页码三种情况。这三种情况是针对材料中的为数不多的个别页面的，一般也就是一两页，数量不会太多。

空白页是指页面无文字或图表等相关内容，但已经编制页码，或者虽然没有明确标注页码，但事实上已经计入页码的。例如文章的每章的起始页都是奇数页，上一张的末尾就有可能是空白页。空白页一般仅有一页，很少出现两页或者两页以上的连续空白页。对于空白页，处理方法是：明确编制页码，页面加盖“此页空白”印章。

无效页是指页面有文字或图表，但是这些文字或者图表与档案材料内容无关。这种情况大多出现在手稿中，作者是用有文字纸张的背面撰写报告。对于这种情况，无效页加盖“此页无效”印章。

未编制页码是指材料的插入部分。常见的是图片集，图片集与正文没有明确的先后次序，可以移动图片集的位置，放置在材料的最后，并对图片集连续编制页码。不太常见的是为便于翻阅设置的导引页。如果材料内容较多且分为几个部分，一般会加入导引页，还可能使用彩色纸张，这样便于翻阅定位。这些导引页一般不编制页码。一种方法是去除这些导引页，页码自然就连续了。另一种方法是加盖“此页未编制页码”印章，然后在备考表中详细注明，例如“第78至79页之间有3页未编制页码”。

4.2  分段编制页码。档案材料的形式是多样的，比如GF报告、学位论文、图书等都可以是档案材料。这些材料原有的页码与档案要求的页码是不一致的。简单地说，书刊包括四部分：前置部分、正文、插入部分、后置部分。前置部分包括封面、扉页、前言、摘要、目录、图表清单、缩略语清单等，可能会用多种数字格式多次独立编制页码。正文一般用阿拉伯数字从1开始连续编制页码。插入部分，如图片集等，一般不编制页码。后置部分，是指索引、附录等，一般是接续正文编制页码的。如果我们不对整册材料重新进行页码编制的话，可以采取分段编制页码。

可以对材料的前置部分重新编制页码，正文部分的页码保持不变，后置部分接续正文编制页码，插入备份接续后置部分编制页码。然后在备考表中注明。例如材料的页面编制包括两部分，第一部分共25页，第二部分共378页，总计页数303页。

页码编制是一项基础工作，会出现一些比较复杂的情况。要针对具体情况采取可行的办法，不能一味地要求对所有材料都重新编制。特别是一些类似于图书的材料，重新编制使工作量急剧增加。在电子文件建档中，这一问题就变得简单了，我们只要重新设置材料的页码，然后更新材料的目录、索引等，就能使页码完全符合档案的要求。

（作者单位：西北核技术研究所  来稿日期：2015-04-16）