高校基建档案管理存在的问题及对策

魏红

作为高校档案的重要组成部分，高校基建档案记录的是高校发展过程中有形物质的真实历史。这些基建档案资料不仅反映了学校基本建设的历史和现状，而且是维护学校利益、保护学校财产不受损失的重要依据，也是日后维护、维修不可缺少的基础资料。

1  高校基建档案管理存在的主要问题

1.1  档案意识不强，归档材料质量不高。高校基建部门以及主管领导对基建档案工作重要性认识不够，一些基建管理人员严重存在着“重建设、轻档案”的思想。在实际工作中，经常发现有些工程项目档案内容丢失，图物不符，不少材料分散在承办人和技术人员手中，设计变更、施工记录等的遗失最为常见。还存在档案资料不交接、不存档的现象，将资料作为个人财产，人走资料失。一般情况，高校档案仅能做到目录级管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，没有相应的材料和电子资料。文件材料又常常是复印件或者用铅笔、圆珠笔书写，不符合归档要求。

1.2  管理制度不严格，缺少制度保障。由于基建工程涉及多个部门，在档案管理工作中缺乏统一的约束机制和调控手段，导致档案工作难落实，管理人员敷衍了事，消极应付;归档滞后、拖拉甚至遥遥无期。另外，在人员、设备经费保障上也不能满足，对专（兼）职人员不能进行定期培训，这些都是缺乏有效管理和约束机制造成的。

1.3  缺乏档案专业人员。基建部门和档案管理部门的人员较少，很难配备专职的档案管理人员，既熟悉基建业务又熟悉档案管理知识的人员更是少之又少。

2  加强高校基建档案的建议及对策

2.1  加强宣传，确保档案资料的齐全。一是深入到各参建单位，向他们宣传《档案法》、《河南省档案条例》和国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002），使这些单位认识到做好基建档案工作的重要性，得到了各参建单位领导的支持，确保了基建档案工作的顺利完成。二是将基建项目档案工作纳入基建部门领导和有关人员岗位职责。三是将基建文件材料的归档工作纳入合同管理，强化施工、监理单位归档意识。四是档案管理人员要注意及时跟踪收集，以防工程建设周期长，容易遗失基建档案材料。

2.2  坚持资料收集与工程建设同步，确保档案资料的质量。档案资料的准确性尤其重要，否则档案就失去了保存的价值。特别是一些隐蔽工程、地下管网工程，如失真，其损失将无法挽回。因此，基建档案从工程建设项目的提出、调研、可研、评价、决策，到计划的审批，基建档案人员就应及时建立档案。因为工程建设周期长、需收集的资料多，且涉及面广、事后难以核实，因此，基建工程一开工就要与档案收集工作同步进行，避免施工单位或监理单位事后补充图纸造成竣工图失真，例如地下管线的布置变更，竣工图上标的位置与实际不符等。所以，在对施工、监理单位提供资料的要求中，同样需保证资料的准确性作为合同的一个附加条件。做到“三查”，即在施工单位编制竣工图过程中先自查，然后监理单位检查，最后建设单位抽查。

2.3  建立和完善有效的保管机制，确保资料不流失。档案管理人员将档案资料收集齐全后，一般分成前期、施工、竣工验收等阶段，阶段再按基建程序进行排列，排列好后编制归档目录。一般小的项目二三十盒，大的项目达七八十盒。按不同程度分为三份（按城建档案馆的要求交一份，学校档案馆交一份，基建部门保存一份）。在平时档案管理工作中，制定规章制度，对档案资料移交人与档案管理人员提出具体要求，如归档时，移交人必须提供原件，如无原件，要注明原件去向，移交人、接收人双方签署姓名、移交日期。借档时，借出、归还都由借用人签名，还有在资料借出的过程中，如借出有一段时间，借档人未还，档案管理人员要及时催还，以防丢失。

2.4  逐步实现电子化管理，确保查档方便快捷。高校基建档案的管理已经进入从经验管理到科学管理，逐步实现电子化。如对前期审批文件、后期验收文件和竣工图采用扫描文件等存档，提高学校基本建设档案管理部门和基建档案立卷归档单位的工作效率，不仅使档案管理人员从原来日常的繁重的组卷、调卷、复印卷内目录等手工操作中解脱出来，逐步变手工操作为计算机辅助操作，更重要的是实现了查档方便、快捷、准确。

（作者单位：河南财政税务高等专科学校办公室  来稿日期：2015-04-20）