关于高校OA系统若干问题分析及建议

詹俊宏

摘要：近几年来，办公自动化系统（简称OA系统）在我国各高校已进入普及阶段，其应用也已经逐见成效。随着计算机网络技术和OA系统内核技术的发展，高校对加强规范办公、高效办公也提出更高层次的需求，不少高校正抓紧进行更新升级，摸索更适合自身需求和高效办公的OA系统。该文通过分析某高校OA系统中存在的几个问题，提出几点优化的建议。

关键词：OA系统；公文处理；效能管理；知识管理；信息安全

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）11-0099-02

Analysis and Suggestion of Several Problems in OA System of Universities

ZHAN Jun-hong

（Guangdong University of Technology， Guangzhou 510006， China）

Abstract： In recent years， office automation system （OA system） has entered the popular stage in universities of our country， and its application has taken effect. With the developments of computer network technology and OA system kernel technology， universities put forward higher requirements to strengthen standard operation and efficient operation. Many universities are stepping up efforts to update and find more suitable and efficient OA system for their own needs. This paper analyzes several problems based on OA system of a university， and puts forward some optimized suggestions.

Key words： OA system； document processing； efficiency management； knowledge management； information security

我国高校普遍已建立了OA系统，OA系统的应用推动着高校行政办公朝无纸化、规范化、公开化方向发展，在数字化校园建设中扮演着不可或缺的角色。OA系统的内涵是以计算机技术为核心，利用网络通信技术，将人与计算机融为一体，实现对文件处理、信息管理和日常办公事务处理的自动化，从而达到科学高效管理的目的[1]。

1 我国高校OA系统存在的问题

1.1 公文处理流程缺乏灵活性，办文效率不高

公文处理是目前OA系统在高校应用最广的核心功能，其中包括收文登记、办公室拟办、校领导批示、部门办理及发文起草、公文审核、签阅、签发等步骤。相比于纸质方式报送，OA系统有其优越性：节约办公成本、实现公文即时共享、提高工作效率等。然而由于流程上缺乏灵活性，特别是中间流转环节过多，公文处理在“高效”上大打折扣。目前，不少高校的做法是，建立以党委办公室、校长办公室为中心的一级中转站和以部门办公室或综合科为中心的二级中转站的流程流转模式，由各部门指定相应人员作为部门信息员具体负责公文运转[2]。

以某高校校外来文流转流程为例（如图1）：

图1 某高校校外来文流转流程图

从图1中可以看出，公文必须经过部门信息员这一环节，这样不仅增加了流转的环节以及部门信息员的工作量，而且，在部门信息员没能及时查阅处理的情况下，容易导致公文中途滞留。这种复杂、欠灵活的“工作流”在特急件、加急件公文处理中就显露出巨大的弊端，严重影响办文的效率，凸显不出OA系统的优越性。

1.2 缺乏操作监督与效能管理

针对办文效率和质量，理应有一套完整的绩效管理制度。但目前高校OA系统缺乏效能管理监督模块，对延时办理公文的行为缺乏警示，往往造成公文未能在规定或承诺时限内办结，办文规定形同虚设，存在一定的管理漏洞。因此，应进一步完善OA系统效能管理模块，实时督办催办、制订评分量化标准、落实责任制度，以确实有效的奖惩手段来增强办文意识。

1.3 功能使用单一，未能有效充分地利用

除了能够实现在线处理公文以外，OA系统还能实现在线财务报销、医疗报销、物资领用、车辆管理、人事请假、公章审批等多项综合业务。但目前不少高校OA系统主要还是应用于公文处理，其他功能的应用率甚低，人事请假和财务报销等方面依然沿用纸质办公模式，呈现出半自动化半纸质化的办公状况。

1.4 存在信息安全隐患

OA系统给用户带来方便的同时，亦存在不少安全隐患。网络的开放性、匿名性的特点使其极易遭受病毒入侵，导致公文重要信息的外泄或被恶意篡改。目前，不少高校的OA服务器都曾受到过木马攻击或黑客控制，信息安全得不到保障，形势不容乐观。因此，首先，学校应健全网络安全管理机制和OA数据备份机制；其次，用户应树立信息安全的管理意识，养成定期定时修改个人密码的好习惯；再者，双方需要共同建立健全的监督体系，以确保学校的信息安全。

2 关于高校OA系统建设的几点建议

2.1 引入知识管理概念

随着公文的日益积累，服务器存放着大量零散信息，简单的查询功能已经难以满足深层次的搜索需求。而实际工作中，往往需要实现关键字组合查询或全文检索，目前查询功能较为单一，仅能识别公文标题中完全精确、连续的关键字，搜索功能返回的大量信息，未能真正达到提高工作效率、有效利用资源的目的。

而知识管理就是对一个单位集体的知识与技能的捕获，力图将最恰当的知识呈现给最恰当的人，以便使他们能够做出最优的决策[3]。因此，在高校OA系统中，构建一个对公文进行分类、整理、分享的管理子系统，引入知识管理的概念很有必要。

2.2 灵活处理急件

以某高校校外来文办结时限为例，职能部门传阅时限：特急件随到随办，加急件0.5个工作日，一般件1个工作日，因此，特急件、加急件与一般件的处理流程应有所区别，尽量减少中转节点，缩短流转时间，从而避免文件滞留。在特急件、加急件处理上，公文可以不再经二级部门信息员逐级传递，直接从一级中转站发送到相关处理人，并同时抄送二级部门信息员，部门信息员从中起到提醒办理的作用。此外，还可以应用流转日志，对于耗时超过办结时限的，系统自动提醒、督促其阅处，保证公文处理的时效性。

2.3 实现“掌上”办公

随着智能手机、IPAD等移动客户端的普及以及信息网络的迅速发展，随时随地“掌上”办公已成为可能。高校OA系统APP应用将会是大势所趋，也广受用户欢迎。如某高校在对OA系统更新升级的同时，也应用OA系统移动客户端APP，在移动设备上可实现办文处理、通讯录管理、领导日程、个人日程、会议室管理等功能，大大方便用户和提高办公效率而广受好评。

2.4 推广在线OA，方便使用

由于浏览器种类繁多、内核技术差异大以及杀毒软件、防火墙的拦截，安装OA系统过程中往往会遇到一些困难：如插件加载不上、浏览器崩溃等。繁琐的安装过程一方面直接阻碍OA系统的应用推广，另一方面也大大增加系统管理人员的工作量。而在线OA系统即可解决此类问题，用户无需安装任何客户端，直接访问网站平台，完成线上办公，简单方便。

3 结束语

目前高校OA系统正从普及阶段向发展阶段过渡，但离真正成熟应用这一阶段还有一段比较长的距离，若想让OA系统的应用成为一种长效机制，实现从“有”到“优”，去“繁”从“简”的质的飞跃，使得更加智能化、人性化，还离不开管理制度的建设、领导的重视、政策的支持以及各部门的密切配合，只要不断创新和加以改进，OA系统对高校行政管理的影响和作用将会更加显著。

参考文献：

[1] 张晓蓉.高校OA系统应用的现状与价值[J].价值工程，2012，31（29）：191-192.

[2] 薛宏.高校OA系统电子公文高效运转机制初探[J].办公室业务，2013（11）：143.

[3] 张桂平，尹宝生，蔡东风.知识管理综述[J].沈阳航空工业学院学报，2008，25（5）：46-52.