利用信息化手段助力项目管理工作

石舟

北京市朝阳区现代教育技术信息网络中心是朝阳区教育系统推广和发展信息化工作的主管部门，每年在承担着大量的信息化项目的同时，需要执行大量财政性资金。在实际工作中，项目负责人需要明确自己负责哪些项目，这些项目对应着哪些资金，并且项目中大部分会出现跨年度的资金，这就使项目负责人在关注项目实施的同时还要花费大量时间关注项目资金问题。同时，会计没有对项目和资金的统筹信息，也很难对项目负责人提供的付款信息进行核对和支付，导致项目资金付错项目和超过预算批复资金等问题时有出现。为了更好地解决实际出现的问题和贯彻教委领导提出的充分认识《教育系统进一步加强项目管理监督工作的重要意义》、深刻把握项目管理与监督的“一个意见、两个办法”的内涵、明确项目管理与监督工作的“三个转变”等工作要求，朝阳区现代教育技术信息网络中心通过信息化手段，实现项目与资金之间的精细化管理，确保项目流程、资金使用、档案留存等工作有序进行，为项目负责人、会计、中心领导提供以项目和资金为维度的数据采集统计分析功能，提高工作效率，以便为信息网络中心在项目预算、项目执行、支付管理、进度控制等方面提供依据，开发了“北京市朝阳区现代教育技术信息网络中心项目管理系统”。

业务理解和需求概述

朝阳区现代教育技术信息网络中心所管理的项目和资金是比较复杂的。比如，从项目资金的来源来看，分为市级资金、区级资金；从项目资金的类别来看，分为年初预算、往年结转、追加资金；从项目的类别来看，分为新增项目、保障项目、发展项目、延续项目；从项目的执行方式来看，分为政府采购招投标方式、邀标方式、协议供货方式、单一来源方式等；从资金的执行方式来看，分为授权支付、直接支付；从项目的执行阶段来看，分为项目预算、用款计划、项目立项、招投标、合同签订、资金支付、初验、试运行、终验、审计、资产调拨、资料存档等。

如何在实际工作中通过信息化系统帮助项目负责人、会计区分和记录每个项目和资金的执行方式和使用方法，避免项目负责人使用错误的方式执行项目，避免会计使用错误的方式使用资金，成了 “项目管理系统”的核心需求。

主要模块和功能明细

1. 资金管理模块

通过该系统可以实现对项目的资金管理，通过资金管理可以导入项目的资金，并且能够对资金进行添加和删除、更新操作（如图1）。

主要功能包括批量导入、手动添加资金、资金删除、资金更新、未匹配资金列表。

2. 项目管理模块

通过项目管理模块可将项目信息添加或导入到系统中，并按照北京市朝阳区现代教育技术信息网络中心的工作流程和对项目的管理方式实现对项目的全生命周期管理。

该模块主要功能包括批量导入、手动添加项目、项目删除、项目更新、添加资金来源、项目分配、项目列表、立项、上传文件、立项审核、查看上传文件、打印立项申请表、打印项目审批表、添加用款计划、打印用款计划、选择项目执行方式（如图2、图3）。

3. 项目执行模块

通过系统所开发的项目执行模块，可实现对项目执行的管理，将与项目有关的合同、资金、审计等信息统一管理起来，使项目管理更加完善。

项目执行模块的主要功能包括项目节点、文件上传、追加专家费、合同添加、追加合同资金、更新合同、删除合同、合同节点、申请支付、履约保证金、审计金额。

4. 资金支付模块

项目负责人、会计可以通过资金支付模块填写每个项目中的每笔资金支付情况，查看支付申请，填写相关信息，完成资金支付（如图4）。

5. 查询统计分析模块

通过项目管理系统可快速、便捷、准确地实现对项目的统计分析功能。通过统计分析，可以生成项目信息的统计表，并能够对资金进行对比或者对项目资金进行统计（如图5）。

主要功能包括项目查询、项目信息统计表、资金对比、资金统计分析、高级查询。

项目查询：查看相关权限下的项目信息和操作日志。

项目信息统计表：采用三级菜单的形式，查看对应权限的项目详细信息。

资金对比：查看相关权限下的资金信息。

资金统计分析：采用三级菜单的形式，查看对应权限的资金详细信息。

高级查询：根据查询条件，查询相关项目、资金的信息。

6. 操作日志模块

系统通过该模块可自动记录与项目有关的操作信息。

使用情况与感想

“北京市朝阳区现代教育技术信息网络中心项目管理系统”经历了3个月的开发时间，已经导入所有项目和资金数据，并进行了全体员工的培训，现在处于试用阶段。

通过信息化手段，朝阳区现代教育技术信息网络中心实现了项目与资金之间的精细化管理，确保项目流程、资金使用、档案留存等工作有序进行。为项目负责人、会计、中心领导提供了以项目和资金为维度的数据采集统计分析功能，切实提高了工作效率。

（作者单位：北京市朝阳区现代教育技术信息网络中心）