浅析医院内部审计对物资采购的监督与控制

2015-06-18朱峰

中国管理信息化 2015年5期

关键词：审计工作物资供应商

朱峰

（安徽省滁州市第一人民医院审计科,安徽滁州 239000）

浅析医院内部审计对物资采购的监督与控制

朱峰

（安徽省滁州市第一人民医院审计科,安徽滁州 239000）

在医院的经营过程中，物资采购作为医院资金支出的一个重要环节，对医院正常运行以及成本的有效控制都有很重要的作用，所以必须要受到相关部门，如医院内部审计的有效监督和控制。加强与控制内部审计对物资采购的工作非常重要，特别是药品、医疗器械等关乎人们健康与生命的物资采购，必须要受到审计人员的严格监管。当前医疗体系中，更应该强化医院物资采购内部审查工作，为患者提供更加安全经济的医疗服务，为医院经济发展做出贡献。

医院内部审计；物资采购；监督与控制

内部审计是在一个单位内部建立的一种独立的评价活动，并作为对该单位的活动进行审查和评价的一种服务。医院设置内部审计就是一种保障自我完善、内部调控机制，加强医院的经济管理，用国家的一些财政、经济、审计法规等手段推动医院经营得以健康发展。在社会主义市场经济条件下，医院内部审计不仅要监督医院使其合法合规地经营，还要管理医院的现状，使其提高经济效益。因此，只有科学有效合理地把控好内部审计对物资采购的监督和管理，才能更好地发挥审计的作用，更好地推动医院的经济健康发展。

1 医院内部审计需提前介入物资采购

1.1 审计人员提前介入的必要性

审计工作需要做到3个提前：位置提前、时间提前和工作提前，实行事前审计、事中审计、事后审计的全过程审计，这样就需要审计工作提前介入到费用支出的一些活动中，以确保医院资金的安全合理的使用。审计工作是一项专业性、技术性很强的工作，这就要求审计人员具有较高的个人素质和较好的专业知识。在此前提下审计人员还需提前了解医药需求和使用情况以及以往采购情况，制定出一个准确清晰的物资采购流程，进一步规范和监督采购人员的采购行为；审计人员也需要参与了解医院的医疗器械以及设备采购的招标比价以及后期的安装、使用、维护修理的费用活动。审计人员还应该更好地参与到招标的准备工作中并对采购人员进行监督，从招标方案的制订开始，审计人员就应该贯彻、加强整个招标活动过程中的监督和控制，以及评标结束后，需对中标方进行再次审查，以确保其供应药品的相关资质。这种前期控制，可以有效地避免一些劣质供应商进入药品市场。

1.2 加强物资采购合同审计的重要性

审计人员不仅要参与到招标过程中，对其进行监督和控制，还要加强对采购合同全过程的审计。签订者必须具有相应资质，所签合同中所有条款都必须要符合中国法律法规等，所有内容条款需完整无遗漏，文字意思表述真实清晰不含糊，不违反法律或者社会公共利益，以及合同签订程序的准确性和合法性。如审计人员在审计过程中发现合同内容不完整有遗漏，应该及时提出，监督相关人员进行修改，确保合同顺利及时履行。药品及医

疗器械设备等价格方面，审计人员应该秉承货比三家的审计原则，因为物资采购合同审查的重点就是价格审计，在价格从优的前提下要确保药品的质量，确保市场的公平公正合理，维护医疗行业的合法权益。

2 强化物资采购过程中的审计工作

2.1 对合同及发票管理的审计

审计人员应该统一对供应商所提供的供货发票、运费单据、验收单等做好管理，审查其真实性，并核对采购数量、价格的准确性以及与票据、收据上数量是否一致，并确保其与合同上的一致性。另外审计人员应该将所有的合同进行分类管理，这样可以清晰及时地检查合同是否被及时正确地履行。更应该做好药品等进入市场后的质量跟踪工作，通过药品的质量以及之前检测所获取的信息作为依据，以确定价格或其浮动的合理性和准确性。

2.2 对合同执行情况的阶段性审计

医院审计人员应定期对合作的药品供应商进行审查，应对审查内容进行登记，如供应商对合同的执行情况，固定时间内履行合同的次数，提供药品的次数、数量，有没有在合同规定时间内提供货品，每次提供货品的合格率，以及价格的浮动程度，供应商的服务和售后态度等。特别要重点检查每次所提供的药品或医疗器械有没有达到医学标准，还应重视对履行合同中出现的违约情况所造成的纠纷处理方面的审计。审计人员可以通过质检单对已经入库的相关药品进行检查，以防止由于一些审计人员的自身原因或者专业知识不足所导致的遗漏的不合格药品进入市场，危害人们的健康。对审查过程中发现的问题要认真记录并要求采购人员在规定的时间内改正，对其进行批评防止其再犯同样的错误。审计人员应以文字形式对不按规定履行合同的供应商进行反馈，并对其进行处罚。

3 强化医院物资采购内部审计工作的有效方法

3.1 加强审计培训学习，提高审计人员素质

审计人员需要具备一定的专业知识，如相关法律法规以及合同法的一些知识，还应该具有审查的专业技能和熟练的实践经验，要有较强的分析判断能力和良好的洞察市场能力。在此基础上，审查人员还应该根据市场的需求不断充实自己，这样才能做好审计工作，才能更好地监督和管理医院的物资采购。审计人员还需要通过一些学习不断更新自己的知识面，拓展自己的视野，对医疗行业以及市场有一个比较前瞻的认识和了解。这样不仅可以提高自身素质，还能对医疗行业的发展起到很大作用。

3.2 优化内部审计对物资采购的监督和控制

审计工作既要贯彻在整个采购过程中，又要突出其审查重点。采购过程中要进行职务划分，审计人员更应该各司其职，做好自己份内工作，对于需要的药品，相关部门需要提前做好书面计划书以及实施方案和预算等，以及后期的仓储放置工作的部署，订货要有完整合理有效的书面合同，并应该符合法律法规等，合同中应该详细包括采购价格、数量、质量以及供应商等，药品到达之后在审计人员的监督下质检员应该承担起相应的质检责任进行药品的检测和验收工作，确保接收的药品的质量和可用性。