人民法院智慧档案室研究与实践

李肖慧 白巍 王利军

摘要：“档多人少”、“库房分散”是当前人民法院档案工作普遍存在的难题，本文基于科技提升效率的工作理念，阐述了大数据时代人民法院智慧档案室的建设。以方便公众办事、提高工作效率为出发点，为各级人民法院提供智慧化的档案信息共享支撑平台建设，促进审判业务的协同办理，进一步提高服务审判的便捷性，实现司法为民的宗旨。

关键词：法院智慧档案室RFID技术大数据

诉讼档案是人民法院审判工作和其他各项工作成果的结晶，是人民法院的宝贵资源。对人民法院来说，诉讼档案既是审判、执行活动的真实记录，又是反映法院审判工作及发展历史的重要证据。随着信息社会的迅猛发展，传统档案工作方法与时代发展客观需求之间的矛盾日益加剧，现代化建设成为新时期档案工作发展的必然趋势。进入新时期，法院档案工作同样面临着现代化建设的挑战，档案数量不断增加，传统档案管理方式效率低下，且档案工作人力、物力资源有限，严重影响了档案工作的效率和质量。针对法院档案工作中人员不足、管理环节分散、各项档案数据统计困难等问题，北京市第一中级人民法院（以下简称北京一中院）加快了档案管理现代化建设的步伐，举措之一是在RFID技术基础上探索建立“法院智慧档案室”。该项目分别荣获国家档案局2014年度档案科技成果二等奖、北京市档案局2014年度档案科技成果一等奖；同时，该项目的两项子模块“基于RFID的档案存储系统”和“基于RFID的批量识别装置”被国家知识产权局授予两项实用新型专利，正在申请的两项专利发明也已进入实质审查阶段。

一、“法院智慧档案室”概念

北京一中院基于RFID技术，引入“智慧档案室”概念，切实解决了法院档案工作中的诸多难题。“法院智慧档案室”的“智慧”二字主要通过软硬件两大系统体现。

（一）“法院智慧档案室”硬件系统

1.基于RFID技术系统。RFID即无线射频识别，是物联网中的核心技术，是能够让物品“开口说话”的综合技术，集编码、载体、识别与通讯等多种技术于一体，不仅涉及射频技术和信息传输理论，也包括了密码学知识与半导体技术等学科。在实践中，我们充分发挥其非接触性特征，实现对卷宗识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能。

2.建立智能档案库房。智能档案库房可由普通档案库房改造而成，包括给档案卷宗粘贴电子标签和为档案装具安装识别天线。将档案标签封成不干胶贴纸状，粘贴在每个档案盒或档案文件上，使每一宗档案都有了属于自己的身份编码。在档案装具的选择方面，以目前普遍使用密集架为例，由两个部分构成：一是电子标签阅读器，在密集架储位格中安装电子标签阅读器，通过局域网或无线局域网覆盖进行数据传输；二是架体上安装多天线分支器，由主天线分支器和从天线分支器组成，每个主天线分支器可以支援多个从天线分支器。

3.实现档案远程自动盘点。智能化档案库房建成后，档案工作人员只需在办公室的终端上发出盘点指令，系统会对档案相关信息以及相应的储位信息进行收集，自动将所收集的信息与中心数据库中的数据进行比对，从而完成库房中档案盘点，盘点结束后系统可自动生成盘点报告。盘点报告包括库内缺少的档案具体信息和档案去向，以及乱架档案的正确存储位置。

（二）“法院智慧档案室”软件系统

为了配合硬件系统在实际工作中的使用，最大限度地发挥电子标签技术的优势，笔者结合法院日常档案工作的特点，研发了档案管理软件系统，该系统通过对多种数据及功能的整合实现了档案的精细化管理。

1.档案安全实时监控模块。系统可以通过软硬件的协同配合实现进出档案库档案监控，实时记录档案进出库情况，对未办理手续档案离开档案部门时进行报警。可以进行实体档案借出、归还监控，通过自动读取标签进行登记、核实，确保实体档案安全；可以实现借卷批量盘点，实体档案批量借卷时可自动生成确认单，归还时自动识别比对并生成报告。

2.档案归档实时管理模块。系统能实时了解归档进度，实时监控归档率，并自动生成统计报表。

3.各类档案智能管理模块。“法院智慧档案室”将行政文书档案、会计档案、照片档案、声像档案集成到系统中，实现各类档案的信息管理、查询、模板打印，并实现各类档案的借阅管理。

4.档案利用实时跟踪模块。实现档案流转记录的实时查看，系统可以实现对每一本档案的利用追踪，通过查看档案流转记录，可以了解档案的历次利用情况，准确显示档案在每个阶段的具体位置，以及经手人信息，做到实时监控，准确定位。

二、“法院智慧档案室”的运行与效果

（一）档案盘点快捷高效，实现了库房管理智能化

虽然档案普遍分类存放，但在档案存取过程中，由于人工操作，难以避免乱架情况，容易造成档案存放无序，造成查找上的困难。因此，档案库房需要定期进行盘点，这是档案管理的一项基础性工作。传统的盘点工作十分烦琐，需要人工逐卷逐册清点登记，工作量巨大。通过使用智能档案库房盘点功能，档案人员只需在办公室下达命令，就能够远程智能操控档案库房的所有档案，无须人员值守、自动进行盘点统计，不占用档案人员工作时间，提高了工作效率。

（二）数据登记完整详尽，实现了档案管理精细化

档案日常管理工作琐碎繁杂，档案归档登记、档案利用登记、未归档原因登记、档案催归档统计、档案扫描统计、档案数字化副本挂接情况统计、档案各项管理工作统计等，都需要有一个数据库存放所有日常档案管理数据，并能够提供及时有效的数据跟踪。由于“法院智慧档案室”软件系统具有良好的交互功能，因此能够科学全面地进行日常归档管理和档案利用管理。具体来说，“法院智慧档案室”对五项工作进行了优化：一是实时了解归档进度。该系统可自动统计应归案件的归档率，同时导出催归清单，实现对归档率指标的科学统计，确保催归工作及时准确。二是统计监控动态精细化。该系统具有统计功能和交互功能，可以根据工作需要进行案件统计，将案件信息、档案利用信息、档案扫描信息及行政文书档案信息等导入系统中，实现档案动态管理和实时监控。三是各类档案电子查阅。该系统将行政文书、会计、基建、声像、照片、实物等档案全部纳入管理范畴，实现了案卷级管理，行政文书档案更是实现了文件级管理，这样既保证了卷宗实体，提高了信息安全程度，又实现了档案信息资源的多人共享。四是利用统计全面准确。该系统对实体档案和档案数字化副本的利用情况分别进行管理，同时单独建立了当事人查阅档案的管理模块。三个模块之间通过档案号关联在一起，使卷宗利用的时间、人员、次数等具体情况清晰明了。五是整箱读取批量扫读。该系统专门设置了档案移交功能，使用批量识别仪可以整箱读取档案信息，并形成移交清单。还卷时，系统再次读取整箱档案的信息，并与上次保存的数据进行比对，使档案交接核对快速准确，此项技术已被国家知识产权局授予实用新型专利。

三、“法院智慧档案室”功能的延伸

“法院智慧档案室”项目在研发初期更多地体现了档案管理的功能，通过建立实用、高效、先进的档案管理模式，解决了档案归档、整理、查找利用耗时费力、工作效率较低的问题，提升了档案动态化管理的水平。为了进一步延伸“法院智慧档案室”各系统的功能，北京一中院从“一体化”角度进行顶层设计，对现有的信息系统在保留个性化功能的前提下进行改造、逐步建成集立案、审判执行、归档“三位一体”的智能信息管理系统，实现全程、全员、全方位的审判利用功能，以更好地服务人民群众、服务审判执行、服务司法管理。

（一）依托RFID技术，实现档案卷宗全流程管理

自2015年1月1日起，北京一中院正式启动卷宗全流程管理工作。利用RFID技术，将档案卷宗的管理从归档以后前移至文件形成之初，从而对卷宗实现线上、线下双重管理，使卷宗的管理责权到人，确保纸质卷宗交接中的安全。

（二）依托互联网技术，改变档案利用工作模式

为进一步提升便民利民的司法服务水平，北京一中院的“三位一体”智能信息管理系统开发了便民利民综合服务平台。诉讼参与人可以通过电话、网络、手机APP等多种渠道预约查询诉讼档案，并可以通过互联网，在足不出户的情况下，查询相关案件的档案数字化副本，彻底改变了原有的档案利用模式。

（三）依托大数据技术，完善档案统计功能

近年来，北京一中院通过对档案的数字化扫描，形成了40余万个案件的档案数据，为了提升这些海量数据的利用率，在保证信息安全的前提下，将依托大数据技术加强对现有数据的统计、分析和对比，为领导决策、案件评查、审务督察、执法执纪、联系检查提供所需的各类统计信息，以档案工作促进管理工作，使司法活动更精细化、系统化。

总之，“法院智慧档案室”就是通过智能化档案管理软件系统与智能盘点硬件系统深度融合，将档案工作的所有环节集成到一个系统中，实现批量化、统一化作业，为档案工作带来了便利，提高了档案管理工作的效率。今后要继续对“法院智慧档案室”进行研究，利用统计方法加强对档案数据的分析研究，深入挖掘档案信息资源，这是大数据时代充分发挥档案数据服务审判、服务司法决策、服务社会作用的重要课题。要在法院纸质档案数字化的基础上，将审判系统中直接产生的电子档案和审判过程中形成的庭审纪实录音录像等类型的电子诉讼档案合并保管、区别利用，实现智能多元化管理功能；利用物联网技术，实时跟踪案件进展情况，精确管理纸质案件材料的跨院流转，实现立案、审判执行、档案全业务、全流程的覆盖，实现四级法院智能信息管理平台；要以法院审判数据为依托，将档案全流程管理和法院数字档案利用相结合，逐步实现“以大规模综合数据库为核心的档案数据资源中心”的总体目标，实现存储数字化、管理智能化、利用网络化的四级法院档案信息共享平台，推进司法公开的进程，实现司法为民的宗旨。