“互联网+”背景下的学校档案工作探索——以盐城市田家炳中学为例

徐荣梅

（盐城市田家炳中学，江苏盐城，224001）

随着“互联网+”首次被写进政府工作报告，各个传统行业都在努力寻找触网“风口”。积极寻求“互联网+”时代的创新、实践，并进一步寻求更大、更高的发展，是包括学校在内的档案工作的迫切需要。在新常态下，学校档案管理工作从理论到实践，都需要主动适应，探索创新。在持续不断推动档案工作电子化、数字化的前提下，利用大数据分析、联网共享等技术手段，推动学校档案管理工作与互联网有机深度融合，实现档案工作管理和开发的重建，是建设数字学校，更好地服务师生和教学活动的有效途径。

一、中学档案工作在“互联网+”背景下普遍存在的突出问题

近年来，随着全省档案事业的整体推进和档案现代化工程的加快实施，学校档案工作作为其有机组成部分也得到了长足发展。特别是伴随着《关于加强和改进新形势下全省档案工作的意见》的深入实施和大数据、互联网等现代信息技术手段的广泛运用，传统的档案工作将大踏步地迈向信息化时代，档案工作的信息化建设和改造对广大学校来说也显得愈发紧迫和重要。但是，无论是与专业性档案馆相比，还是与科研型事业单位相比，还是与高等院校相比，中学档案工作因其思维惯性、学校规模等诸多因素的影响，大部分还停留在低水平状态，而重点中学又好于普通中学，建校时间长的学校又好于新办的。设备陈旧、手段落后、经费较少、人员老弱是许多中学档案工作现状的写照。对照档案工作的新要求，对照“互联网+”的新形势，中学档案工作存在的问题和差距越来越突出。

1.软硬件投入不足，档案工作现代化建设落后

现代化学校需要现代化的档案信息管理相配套和支撑。理想化的“互联网+档案”模式，应该是未来要建设的数字学校、智慧学校的信息神经中枢和智慧大脑，无论是对软件，还是硬件，还是对档案工作人员都有极高的要求，都需要较大的人力物力精力投入。但是，受规模层次的局限和办学经费的压力，中学档案工作信息化建设的投入严重不足，相当缺乏现代化的信息设备，制约了其在“互联网+”大背景下的迅速发展。许多中学档案工作还停留在有几间库房、几台电脑、几个人（一般是1-2 个人，而且兼职为多，或者是老教师转岗的）的低标准阶段，远远落后于现代化建设的要求。

2.入网联网的意识薄弱，档案工作的手段陈旧

随着互联网的快速发展，“互联网+”已经成为时代的必然选择，学校档案管理事业的发展，必然会进入互联网的大网时代。但在现实工作中，相当多的学校及其管理者对档案管理的互联网建设缺乏系统的认识和理性的思考，对档案管理工作依然停留在传统理念和办法上，创新意识缺乏，创新实践较少，忽视了档案管理及其信息资源的利用，致使学校档案管理与互联网的融合进程较慢，滞后于学校发展需要。档案工作的信息化仅仅是纸质档案的扫描录入，电子档案只是提供了备份和查找的简单作用，离信息化的初衷相距甚远。也有一部分学校花费了较多的投入，建立了门户网站或引进了管理软件，但关于档案工作的部分较少，也很少有档案管理的专题和板块，档案工作的互动共享功能更是基本缺失，这势必影响了学校档案工作的创新与发展。

3.工作内容和职能单一，大档案的工作格局尚未形成

记录和存储是大多数学校当前档案工作的主要任务。在学校师生的眼中，甚至是档案工作人员自己也认为，档案工作与其他人员无关、是档案员的事情，主要任务就是把历年的文件、资料整理归档，档案利用就是简单的复印查询。档案工作的管理性、保密性、专业性、服务性，在许多学校是递减式的。互联网的加盟，极大地扩大和丰富了档案工作的内涵及范围。信息就是数据、就是档案，档案就是信息、就是数据，可以说是网络化条件下档案工作的新特征、新要求，中学档案工作的范围、内容、职能必须主动调整并与之相适应，形成全程记录、全员参与、大开大合的大档案工作格局。

二、盐城市田家炳中学“互联网+”档案管理的实践

盐城市田家炳中学系盐城市教育局直属、市财政全额拨款的重点中学。学校创建于1958年，2008年1月被省教育厅评定为江苏省四星级普通高中。学校有初高中班级69 个（其中新疆班8 个），在校学生3240 人；有专任教师276 人，其中高级教师104 人。近年来，学校适应学校发展的新要求和档案工作的新形势，积极推进档案工作的信息化建设，努力构建“互联网+档案工作”的新格局。学校设有专业档案保管室、阅档室，配有专业档案管理人员与电子档案收集处理人员。依托学校门户网站，建立了独立的电子档案管理、查阅平台，分设校务、备课、督导、互动、图书馆、网络硬盘等各个子栏目。

1.加大人力物力财力投入，保障档案管理互联网应用

实现数据共享资源互通的学校网站

档案管理与互联网的融合，需要加大资金投入，开展信息化基础设施，特别是硬件和数据库建设，这是推动学校档案管理与互联网融合的基本前提。近年来，盐城市田家炳中学在上级部门和社会各界的大力支持下，加大了档案管理的互联网硬件建设，从档案室、机房等建筑设施，到专业档案保存设备和防火墙、服务器等网络硬件设备，再到投影机、扫描仪等电子设备，按照科学合理、节约够用的原则，从实际需要出发，逐步配齐配足。同时，设立了专门的档案管理部门，安排了专门的档案管理人员、电子信息传输人员、网站管理人员。考虑到档案管理工作牵涉部门广泛，项目众多，学校研究制定了档案管理工作制度，从档案的收集、整理、装订、归档与借阅等各个方面，均进行严格的制度控制，以制度建设促进档案管理工作水平的提升。特别是在档案管理的互联网建设上建立健全相关的制度，为学校档案工作的数字化、信息化和网络化做好了铺垫。

2.加强宣传教育培训，实现档案联网效应的最大化

学校领导把档案管理纳入学校发展和管理的重要内容，将档案的管理与教学、招生等学校业务建设同步规划，同步布置。在学校的重要决策中，注重利用大数据的分析方法，发挥档案信息的参考作用。加强对档案法律法规的宣讲，使干部职工认识到档案工作的重要性，更好地支持档案管理工作，也使每一个教职工成为档案信息的采集员。为适应信息化的需要，学校采取多种方式加强对档案管理人员进行网络知识、计算机技术的教育和培训，优化档案管理人员知识结构，提高档案管理人员素质和专业化水平。坚持技术和管理并重，保证档案的信息安全。通过对档案管理人员的教育，不仅提升了档案的完整性、真实性，更重要的是使档案管理人员更具有专业知识，更具有学习最新知识尤其是互联网知识的意识和能力。从而造就一支具有现代档案信息管理知识、掌握现代信息技术、熟练运用电子计算机和现代通讯设备及提供现代化服务能力的专业队伍。

3.树立互联网意识，推动档案管理与互联网的有机融合

学校领导班子提高认识、统一思想，将档案管理的业务范畴从纯粹的存档、查档拓展到网络化、信息化建设中，延伸到为教育工作现代化提供服务的轨道上来。在学校档案管理的开发利用上，借助计算机、网络管理系统来满足包括师生在内的社会各界的查阅、学习需求，为学校档案信息资源的开发和利用提供目标支持和需求导向。通过点击，就能从网页上将档案信息呈现给授权的需求者，增强需求者对档案信息的了解，最大限度满足各方面对信息查询的需求，使学校档案信息的价值得到大幅体现，不断提高档案信息资源的利用率。

三、“互联网+”背景下学校档案工作创新的思考

大数据、云计算、互联网等新技术、新手段，正越来越以不可抗拒和不可思议的方式广泛而深刻地影响着人类思维与行为。“互联网+档案”，使档案工作与现代信息技术相融合，绝不是运用新技术对档案工作外在表现形式的简单嫁接改造，而是对档案工作传统思维和管理运行方式的颠覆和重构，坚持“四个创新”，推动“四个转变”，实现档案的价值新生和档案工作的转型升级。

坚持定位创新，推动档案工作角色由“保管库”向“思想库”转变。泛黄的尘封古纸堆、直矗的冰冷铁皮柜、封闭常年阴湿的档案库，加上面无表情、了无生气的档案员，这是传统档案工作给人的全部刻板印象。伴随之的档案工作定位，常常是把文书资料归档入库，需要时查询验证。学校档案工作的重新定位就是从重保管到重开发利用转变，把对存档保管和以后的查询验证，变成通过对学校过去工作的研究分析，成为指导当前工作，研究发展趋势，制定发展规划的依据，把一本本死档案变成活档案和生动丰富的信息，把档案库变成学校工作决策的知识库、思想库，使档案不仅成为历史的记忆，而且成为现实的遵循和未来的方向。要实现此目的，不仅对档案工作的设备、软件提出要求，而且要求档案工作人员的能力素质跟上信息化的步伐。新时期的档案工作人员应该是一个具备发展战略眼光、管理学知识、经济学知识、统计学知识、信息技术知识和档案学知识的复合型人才，不仅要保管好档案，而且要开发好档案，不仅要被动地提供查询等服务，而且要主动地提供决策参考等服务。因此，互联网时代的学校档案工作，其角色和定位就是成为学校决策的参谋部和智慧源泉。

坚持介质创新，推动档案存储介质由纸质向纸电并存，更加注重电子化、数字化转变。电子化、数字化是实现档案工作现代化的基本要求和发展方向。电子化是死板的档案活化和运用的前提，互联网为共享和开发提供了实现可能和技术支撑。档案的数字化与数据化，不仅要求把纸质的东西存进电脑、网络，实现长久保存，关键是让他们活起来，为利用开发提供条件。电子化只是档案工作现代化的第一步，不是最终目的，数据化、集成化才是最终目的。伴随着信息技术的发展，档案保管从纸质档案、实物档案的唯一性，逐步扩大到图片音像、电子数据等存储方式的多样性，存储的速度越来越快、存储的容量越来越大、存储的时间越来越长，但不管档案工作发展到哪一个阶段，纸质档案和电子档案长期并存的格局不会改变，只会因事因时在主次上有所区分。而且有时候，因其唯一性和不可复制性，纸质档案会发出永久的独特芳芬。因此，积极推动传统载体档案实现数字化，以电子档案代替原件提供利用，是档案存储正确的发展方向。

坚持来源创新，推动档案收集范围由条线分割向汇总整合转变。传统的学校档案主要是教职工档案、学生学籍档案和教学管理档案，数量较少，相互孤立。互联网的运用和数字学校的建设，要求不断扩大新时期的档案来源，需要将学校所有的人和事、所有的教学管理活动都数据化，是建立在综合数据分析基础上的。如图书借阅、课程设置、教学研究、出勤管理、学生成绩分析等全部生成信息、纳入档案管理范畴，实现学校活动的档案资源系统化、全景式的存储运行（当然有的是用于数据的即期分析，有的是按照档案要求进行保存），以数字化档案建设数字学校、智慧学校。这就要求在档案数据流来源渠道不变的前提下，建立汇总收集、整合机制，形成一个充沛的、完整的学校工作大数据库。因此，档案工作要统筹规划，打破条线分割，整合同一单位内不同部门的档案资源，推动档案来源科学配置、合理整合。

坚持服务创新，推动档案利用由收集查询向深度开发转变。档案管理开发，不仅包括简单的收集、整理、鉴定、保管等管理职能和统计、利用、查询等简单利用，更应该是互联网背景下的精准管理、整体开发、深度利用。如通过对学校某类图书借阅的对象、时间、频率等进行研究分析，既可以发现某个年龄段或年级的学生阅读兴趣和阅读方向，为学校掌握学生的思想动态，及时做好思想引导提供依据，也可以为学校调整馆藏书籍的种类、数量和图书室的开放时间提供依据。再如通过对一届学生从高一进校时到高三毕业时产生的所有学习数据进行分析，可以找出学生的成长规律和对三年教学工作进行整体评估。因此，通过对档案进行深层次、高质量的分析、甄别，不断挖掘档案的价值，找到新发现、新趋势，利用新规律指导和服务于学校的教学管理工作，是档案工作新价值的体现和努力方向。

“互联网+”的时代已经不可逆转地到来，档案管理要主动适应新时代背景下的新常态，坚定不移地走信息化、网络化道路。学校档案管理工作必须把握“互联网+”背景下呈现的新特点和新要求，从思想、技术、管理、组织等方面做好各项准备，并积极投入其中，强化创新创业意识，加大实践探索力度，在“互联网”大潮中，紧跟住时代发展的步伐。这是学校档案管理发展的必然趋势和根本要求。

［1］于晓庆.企事业单位档案管理基础［M］.内蒙古：内蒙古人民出版社，2001.

［2］吴宝康.档案学概论［M］.北京：中国人民大学，1988.

［3］维克托.迈尔.舍恩伯格，肯尼斯.库克耶.大数据时代——生活、工作与思维的大变革［M］.浙江：浙江人民出版社，2013.