台湾档案工作考察纪实

江苏省档案学会赴台湾考察团

为推进海峡两岸档案事业合作与发展，2014年6月10日至17日江苏省档案学会考察团一行4 人，由江苏省档案局局长谢波带队，赴台湾进行学习考察。

考察团先后参访了台北、台中、高雄、台东等城市，对台湾档案管理局、台北市内湖区户政事务所户籍档案室、台湾文献馆、台湾电影资料馆、台湾营建研究院以及孙中山纪念馆等地进行了实地考察，并与台湾同行亲切座谈。

“翼展飞鸿”档案特展

一、台湾档案工作概况

长期以来台湾史学研究单位管理着历史档案，一些史学研究单位、文物保管单位，如台北故宫博物院、台湾文献馆等，保管着从大陆去台湾时运走的大批历史档案，但局限于为“史学”服务。这些单位秉承修与管相结合的传统，虽然对于史学研究有较大优势，但对于档案功能的全面发挥有一些局限。为健全政府机关档案管理，促进档案开放应用，充分发挥档案的功能与价值，台湾当局于1999年12月15日公布了《台湾地区档案法》，确立了档案管理的法律依据，明确了政府档案实行集中统一管理的原则，《台湾地区档案法》的颁布，开辟了档案工作具有划时代意义的新里程。2001年11月23日，档案管理局成立。2002年1月1日，档案法及其施行细则等相关子法正式施行。

立法以来，台湾地区逐步建立档案管理制度，以及各项标准化工作流程，包括机关档案业务标准，档案收集计划与策略；规划档案培训课程，提升机关管理人员专业技能；建立辅导评价机制，开展机关档案管理绩效评估，全面提升机关档案管理效能。台湾档案工作最高奖项“金档奖”在衡量指标中首先有中长期档案管理计划、年度档案管理计划、绩效目标；其次是对计划目标的管理、考核、评选、奖励，对于档案管理业务绩效卓著的机关，树立档案管理标杆，全面提升机关档案管理效能。评审标准涉及规划与培训、立案编目、鉴定与清理、保管与库房设施、档案应用、资讯化（信息化）等25 类评分细则。值得思考的是，经过初评和复评，书面审查成绩仅占10%，实地评奖成绩占90%。

经过半个世纪的风雨历程和不懈努力，台湾地区档案管理制度已逐渐稳固，未来将继续朝着妥善管理和便捷开放应用这两大方向努力迈进。

二、重点考察情况

（一）台湾档案管理局

档案管理局主要掌管档案法规的研究与修订、管理政策的研拟、管理制度的推动、机关档案管理工作的辅导与评鉴、档案管理人员的培训以及档案的征集、移转，并提供档案开放应用服务。档案管理局下设五组三室：企划组、档案征集组、档案典藏组、应用服务组、文书档案资讯组、秘书室、人事室、会计室，另设有“档案管理委员会”，负责档案价值的判定、分类、保存期限及其它争议事项的审议，并兼档案管理与应用政策的咨询。目前，档案管理局已收集立法监察、司法及法务、考核及内政、“外交”事务、“国防”退伍军人事务、财政金融、教育德育、经济贸易、交通及公共工程、海洋事务、人文及科技发展事业、地方事务、政治等17 个类别的档案，计6548.3公尺。档案管理局珍藏的历史档案内容丰富多样，例如有：台湾光复档案、921 震灾档案、宪政档案、国营事业档案等，其载体形式除纸质外亦有照片、音像视频、电子媒体等多种类型。

此次考察团参观了由档案管理局布展，以档案实体记载为主要内容，名为“档案魁宝”的陈列展览，档案管理局派员进行详细的讲解。展览内容涉及政治、经济、文化、军事等各方面，生动再现了台湾近代历史。同时，考察团还参观了由档案管理局承办，“内务部”、“财政部”、“法务部”、“劳动部”、“文化部”等18 家机关单位主办，旨在让民众了解政府积极推动“为民服务在地化”理念以及新庄（副都）发展的未来趋势，名为“翼展飞鸿——新庄副都心机关进驻历程”的档案特展。各参展机关具有不同行政属性，提供了形式多样的为民服务项目，展览形式生动活泼，内容丰富多彩，以照片、文字、实体、多媒体、互动等多种方式呈现各机关功能特色，彰显为民服务使命及整体发展策略，给考察团成员留下深刻印象。

（二）台湾文献馆

位于台湾南投市中心村光民一路古朴优雅的建筑群就是台湾文献馆所在地，是台湾史政（1949年以前台湾省）文献保存机关，专责办理台湾省通志的纂修。文献馆下设采集组、整理组、编辑组三个主要业务单位。文献馆负责征集接收政府机关从大陆运到台湾的档案和已失时效的档案，是台湾地区保管历史文献最多的单位。

考察团就馆藏珍品、数位化（数字化）抢救、档案应用、古籍修复技术等课题与5 名文献馆人员进行了座谈交流。馆长介绍其馆藏特色为日本占领时期档案和战后省直机关档案。日本占领时期档案数量庞大、系列完整、原件孤本，真实记录了日本占领台湾的历史过程与结果，具有十分珍贵的史料研究价值，深受学术界重视。馆藏内容涵盖1895年至1945年日本对台湾殖民统治期间形成的台湾总督府公文类、台湾总督府专卖局公文类和台湾拓殖株式会社文书。战后省直机关档案则分为战后初期台湾省行政长官公署档案、逾时30年以上永久保存档案及超过保存期拟销毁档案。该馆对史料编研、文献数位化、古籍修复抢救、档案应用等各项工作高度重视，做了大量工作，取得显著成就。

考察团参观了文献馆内的“文物展”及“史迹展”，展览分为馆史、民俗文物、民间工艺、信仰文化、台湾地理、史前考古、外族入侵、历史人物事件等许多专题，通过展览，考察团成员上了一堂生动、直观的台湾历史课，使我们对台湾历史文化及人文风情有了更深的理解。

（三）台北市内湖区户政事务所户籍档案室

台北市内湖区户政事务所户籍档案室是详实记载所辖区域户籍登记，确保公众权益，为政府施政提供户政资讯的机关，归台北市民政局管理。陈冠伶主任为考察团介绍了户政事务所档案工作的基本情况，对工作业绩一一做了幻灯演示。他们遵循便民、效率、创新、尊重的原则，在介绍片中展示了他们对工作细节的重视及自己的发明创造，例如原来的档案装订方法影响利用效率、有损档案原件，他们经过精心设计、多次试验，改造成方便、快捷、环保的装订方式，有效地缩短了查阅时间，保护了档案原件，得到用户的好评。

户籍档案室每年召开鉴定会3 次，除档案工作人员外，又联合档案形成部门、相关学者、专家共同讨论、鉴定档案价值及应用中需应对的问题。用心开展多元化的主动为民服务项目，凡本区市民逢考学、结婚、生子、亡故、迁徙等重要事件，户籍档案室都会主动送上与之相关的“方便手册”和礼物，提供一站式的服务和真诚的祝福。他们结合本地传统文化开展多种方式的宣传教育活动，如“历史地名记忆考验——古地名对对乐电脑游戏”、“内湖风光桥梁美景——特色拼图电脑游戏”，通过轻松愉悦的方式了解档案知识，达到档案超值服务的效果。通过实地进入档案室、参观库房，并与档案人员交流，我们感到作为一个基层单位，户籍档案室以人为本，将服务理念贯穿于档案工作的每一个细节，架起了民众与政府之间的桥梁。户籍档案室在档案鉴定、编研、展览、精细化管理、信息化等各方面都做得非常到位。其对档案工作的重视令人钦佩，高度的责任意识和服务意识使得这里的档案工作规范有序、成绩斐然，被档案管理局授予“金档奖”，是台湾档案管理示范单位。

（四）台湾电影资料馆

台湾电影资料馆为台湾新闻局于1978年与民间共同集资成立的保护电影文化资产机构，为国际电影资料馆联盟会员。该馆成立之宗旨是维护及保存电影文化资产，倡导电影学术研究风气，提升民众对电影的认知，提供信息服务，协助台湾电影事业的发展。其藏品丰富多样，分成7 大类22 分项，主要是：胶片类、摄影类、纸质类、立体物件、视讯资料、有声资料及其它电影文物；其中华语影片珍藏14，236 部（含纪录片、短片及台影影片）、外语影片2，905 部（含纪录片、短片）、电影盘片14，955 片、电影录像带22，106 卷，各种与电影有关的图书、中外文期刊、海报、剧照计26673 册（种）。

电影资料馆多年来积极开展电影文化资产的搜集、整理与保存工作，馆藏台湾新闻影片是1950—1980年代台湾本土最重要的动态影像，内容涵括文化、艺术、娱乐、生态、环保、医疗、教育、体育、经济建设等各方面，全方位记录了平民生活的点点滴滴。电影资料馆同时重视电影资料的保存条件、受损修复及数位化抢救，现已建成100年恒温恒湿库，数位化视频总计744 小时。

三、特色与感受

(一)文献编研陈列展览，档案应用有声有色

台 湾档案工作者对档案资源的应用意识非常强烈，我们所参观考察的单位，无论是文献馆、档案局、户政所还是电影资料馆，每个档案保管部门都能够充分利用馆藏资源，开展有声有色丰富多彩的文献编研、陈列展览等档案应用工作。在档案管理局我们看到了精彩的陈列展览，展览大厅咨询台上的文献资料更是琳琅满目，厚薄不等、大小不均、图文并茂、色彩缤纷、载体多样，让人目不暇接，简单翻阅一下就有《见证百年树人轨迹——教育档案展》《美丽岛事件档案导引》《921 地震重要档案》《民主档案100年》等文献汇辑，各参展机关的宣传图册、光盘、海报应有尽有。在台湾文献馆，有多种语言各个时期馆藏档案彩图画册简介、《典藏文物》《典藏档案的故事》光盘赠送、固定期刊《台湾文献》等各种文献编辑材料；文献馆由文献大楼、文物大楼、史迹大楼组成，其中文物大楼和史迹大楼主要用于陈列展示。电影资料馆将影视资料视为无域界越时空的珍贵文化宝藏，出版《台湾有影》电影图册系列，并将老电影的经典画面制作成各种文件夹赠送客人。

一路走来，感觉台湾同行充分开发利用档案信息资源，有效延伸和拓展了档案本身的价值，其编研成果及展示内容不仅具有历史的凝重，更具有现实生活的灵性——热情、生动、活泼，这是他们共同的闪光点和可贵之处，值得我们学习思考。

（二）保护抢救珍贵档案，数字化工作成效明显

此次参访的几家单位都高度重视档案数位化（数字化）和古籍文献的修复抢救工作，电影资料馆和台湾文献馆都是数位典藏和濒危文献修复抢救的典型示范单位，台北市内湖区户政事务所户籍档案室也积极规划档案数位典藏，实现了网络查档阅览。

电影资料馆的档案修复抢救工作任务繁重，他们逐件检查影片质量，倒带清洗，确保底片、声片、拷贝等载体状况无虞，如出现霉变、裂纹等受损现象则尽早进行抢救，采用冷冻库除虫、清洁机除尘、防潮箱除湿；该馆配有冷气空调机11 组、影片冷 藏 库5 座、回温 库4 座、空 气清净机12 台，分别由清洗室、影片检查室、酸片处理室、资料整理室、数字档案摄影室、拍摄扫描室进行相关操作。该馆还成立了“电影数位化典藏及推广工作小组”，建立电影永续典藏与利用机制，将完成整理的影片进行数位化，并以科技方式加以保存和推广。目前各种新闻片、纪录片等数位化总计744 小时，每年抢救电影6-8 部，建立了庞大的资料库与网站，提供各界欣赏、研究。

台湾文献馆的珍贵史料，十之八九为手稿式史料，文书纸张自然老化的现象无法避免。该馆建有典藏库房，提供完备的档案保护修复设施，让受损的档案得到妥善的修护，让保存良好的档案维持品质。早在1993年就制订了“日据时期档案制作光盘计划”，拟用15年时间有步骤、有计划、有针对性地进行数字影像扫描，逐步将典藏珍贵文化遗产系统数字化。经过多年努力，将馆藏文献加以整理、分类、编码、扫描数字化、内容分析、建立数据库，已完成“日据时期与光复初期档案整合查询系统”，初步实现了“网络无域界，史料随手得”。

通过考察，我们看到台湾档案数字化及档案抢救修复工作积累了不少好的经验和做法，非常强调理论与实际并重，有选择性地开展工作，重视程序可操作性，其工作态度之严谨、方法之精细、计划之周密，无论思路构想还是运营模式，对启发我们的工作思路，少走弯路，都有许多可借鉴之处。

（三）应用服务高效便捷，民生服务表现出色

为提升档案资源应用服务水平，台湾档案管理局加强了档案目录查询网、档案资讯网、虚拟档案馆等网站的建设，整合台湾地区档案资讯服务网络，提供单一窗口查询，让利用者不受时空限制，方便查询及利用，提供人性化服务。这种统一共享式档案目录资源网络服务，大大方便了民众阅档，有助于普及档案知识和提升档案利用价值。

我们感觉台湾同行贴近民众的档案宣传以及用心为民服务的活动开展得卓有成效，有效促进了社会档案认知度和提升了档案应用服务水平。当你走进台北市内湖区户政事务所，一定会倍感亲切，“志工妈妈”为每一位到访者双手奉上热茶，大厅内设有消毒柜、常用药箱、老花镜、婴儿座椅、供自行上网查阅的电脑、文具、交通手册等便民设施；墙壁上有孩子们的绘画作品，内湖社区大学的期刊《用爱深耕内湖》让你觉得暖意融融。户籍档案室的工作人员会将户籍档案与社区为民服务工作巧妙结合在一起，让沉睡于库架上的档案焕发生命的活力。2011年，他们组织了“印象内湖——记忆互动档案展姓名篇”，从“人”、“户”、“名”来记忆内湖，激起内湖人了解当地人文历史的兴趣。他们是这样诠释户籍档案的：“因为记忆内湖的古往今来，我们拥有许多档案，因为记忆深刻的生死结离，我们拥有户政资料，记忆每位内湖居民的‘互动’体验，希望在舒缓的片刻与幸福的瞬间，让你感受到由内而外的喜悦。”他们为民服务，用心、细心、贴心，使所存档案超值发挥作用，其潜力、魅力、活力值得我们关注。

四、几点建议

（一）两岸档案工作交流互利互惠十分必要。“取人之长补己之短”，台湾档案工作的闪光点值得我们学习、借鉴。海峡两岸有着丰富的档案文化资源，挖掘整理好这些档案文献，对于研究两岸档案文化发展的历史，追思中华民族历史的记忆，汇聚传统的文化资源，培养两岸人民一脉相承、血浓于水的亲情，具有十分重要的意义。大陆人口众多、幅员辽阔、历史悠久，台湾同胞亦可采取多种形式，了解大陆的风土人情、文化特色。建议扩大海峡两岸档案文化交流的力度和广度，建立关于两岸各项文化交流的网站和论坛，为两岸的档案文化交流奉献力量，携手促进两岸档案文化事业共同发展。

（二）细致入微的民生服务值得借鉴。台湾同行以档案资源为载体，将档案的效能发挥得淋漓尽致。他们以档案知识为主题，制作问答游戏，增加翻阅的乐趣，加深了民众对当地历史、地理、文化的了解，充分体现了以人为本的理念，值得我们借鉴。

江苏省档案馆新馆搬迁在即，以此为契机我们应提升服务水平，不仅可拓展各种快捷方便的查档项目，亦可在新馆服务大厅提供人本关怀的各种服务项目，营造热情温馨的服务氛围，陈设服务于老人、孩子、残障人士等特殊群体的设施以及方便来馆人员出行交通、网络交流、健康关怀的设备。用真心关爱每一位来访人员，为他们排忧解难，用爱心将档案工作做细做妙，让我们的档案焕发魅力，让我们的工作更有价值。

（三）传统文化的珍视与传承值得思考。台湾同行对档案作为一种文化资源和载体的广泛认同，对档案文化建设的高度重视，对传统文化的传承保护，值得我们学习与深思。我们建议两岸联手，充分利用网络手段，介绍、宣传中华五千年的优秀传统文化。大陆可推广繁体字的识别，习近平总书记在中央党校建校80 周年庆祝大会暨2013年春季学期开学典礼上说：“中国传统文化博大精深，学习和掌握其中的各种思想精华，对树立正确的世界观、人生观、价值观很有益处。学史可以看成败、鉴得失、知兴替；学诗可以情飞扬、志高昂、人灵秀；学伦理可以知廉耻、懂荣辱、辨是非。”年轻人如果无法识别繁体字，又如何能汲取传统文化的精华并发扬光大。加深两岸的交融、交流，尤其是让青少年加深相互了解和理解，具有传承历史文化使命的档案工作者们重任在肩。