浅谈铁路建设项目档案的管理

高红燕

摘 要：近年来，铁路建设项目逐年增加，规模逐年扩大，新技术、新工艺、新设备不断出现，如何管好铁路建设项目档案成为一个重要的课题。铁路建设项目档案是指项目在建设、管理过程中形成的，具有保存和利用价值的各种形式的文件材料，主要包括立项、审批、招投标、勘测、设计、征地拆迁、施工、监理、试运行及竣工验收全过程中形成的文件、图纸、图表、声像材料、电子文件等。它是铁路建设项目建设全过程的真实记录，是生产、运营、维护、改扩建的重要依据，是建设项目质量责任追溯的重要凭证。因此加强和规范铁路建设项目档案标准化、系统化、完整性、准确性的管理，对确保铁路建设项目优质高效地建成和运营，以及实现我国国民经济快速发展都有重要的意义。

关键词：铁路建设项目;档案管理;重要性

1 铁路建设项目档案管理存在的问题

1.1 参建单位档案管理意识薄弱，对档案工作重视不够。

由于铁路建设项目具有规模大、周期长，使项目档案具有多样性、复杂性、成套性的特点。《关于印发<铁路建设项目竣工文件编制移交办法>的通知》（办档〔2002〕8号）明确规定：铁路建设工程项目竣工文件的收集、整理、归档及移交，应做到布置施工任务与布置竣工文件编制、工程施工进展与竣工文件形成积累、工程验收交接与竣工文件交接同步进行。而有的施工单位只重视项目实体过程管理，档案管理意识薄弱，没有认识到项目档案依据和凭证作用的重要性，未指定专职档案人员，而是由施工技术人员兼职，铁路建设项目具有工期紧、任务重的特点，施工技术人员既要忙着搞技术，又要忙着做档案管理，常常造成项目实体已完工，相关技术资料还未完成或未归档，出现了凭记忆编制技术资料或杜撰技术资料的现象，这样严重影响了项目档案的原始性和真实性。有个别监理单位认为自己的任务是监督工程实体的质量，而施工单位项目资料收集、整理工作的监督不是自己的任务，从而放纵了施工单位资料后补的情况。

1.2 未建立健全建设项目档案管理制度。

有的参建单位在开工前未制订建设项目档案立卷和归档标准，未建立档案管理制度，未设立专门机构，未指定专人管理，未配备确保档案资料安全的库房和设备。建设单位在与设计、施工、监理单位签订合同时，未将建设项目档案的编制、移交等事项作出明确规定。有的施工单位既未指定专人负责资料收集整理工作，也未制订相关的制度将此项工作纳入相关人员的职责范围中，造成了技术资料无人收集、整理和保管的后果，严重影响了项目档案的齐全性、完整性、系统性和安全性。

1.3 档案管理人员素质参差不齐，且更换频繁。

有的参建单位档案管理人员不懂工程技术相关知识，不清楚应收集哪些档案资料，不能确定档案的内容是否真实反映工程项目的实际情况和建设过程，无法判断竣工图和工程实体是否相符，造成了项目档案资料收集不齐全、不完整，资料内容不真实，严重影响了项目档案的准确性、齐全性和后期的提供利用服务。有的单位档案管理人员不负责任，不深入现场收集一手资料，造成签证資料和变更资料欠缺，影响了项目档案的完整性和系统性。有的施工单位由于不重视档案工作，档案人员更换频繁，交接时责任不明、界限不清，造成项目档案资料丢失，交接手续不完备的结果。

2 加强和规范铁路建设项目档案管理的措施和建议

2.1 充分认识建设项目档案的重要性。

建设项目档案是建设项目全过程工程质量的反映，是建设活动的直接产物，是运营、维护和基础设施改造的依据，《关于印发<铁路建设项目档案验收>的通知》（铁档史〔2011〕110号）规定，建设项目档案正式验收不合格的，不得进行建设项目正式验收。因此，各参建单位要提高档案管理意识，遵循“三同步”，做到资料形成与工程进度同步，并随时收集和整理，确保项目档案的真实性、有效性、完整性和准确性。建设单位不仅要做好自己的档案管理工作，还应不定期地监督、检查、指导设计、施工、监理单位的项目档案工作，确保项目档案的完整性。

2.2 建立健全档案管理制度。

为了加强铁路建设项目各阶段档案资料的有序管理，确保建设项目档案的形成、收集、整理工作与工程进度同步进行，确保项目档案做到系统、真实、完整、准确，建设单位要在合同中明确规定建设、设计、施工、监理单位应归档范围和内容，及技术资料收集和整理的要求，要把档案质量考核与经济效益挂钩，以确保档案管理工作顺利开展。各参建单位应根据合同要求建立健全档案管理规章制度，单位负责人负责本单位建设项目档案资料的监督和管理工作，建立相应的档案机构，并指定专职档案管理员，明确其职责，纳入考核。监理单位还应对设计、施工单位形成的资料的真实性、完整性和准确性进行监督检查。

2.3 进一步提高档案人员素质。

由于铁路建设项目点多线长、技术复杂、涉及的专业多，需要档案管理人员一是既懂档案又懂工程技术。二是要经常深入现场收集整理资料。

因此要加强档案管理人员的培训，提高档案人员的工程技术业务水平，让其明白哪些是应归档的，归档内容是否真实齐全完整，使其成为集工程建设管理、档案管理知识为一体的复合型人才。同时档案管理人员要转变观念，加强业务学习，多深入一线，了解和掌握第一手资料，做好传递和变更记录，不断提高项目档案管理工作水平。另外，各参建单位尽量不要更换档案人员，必须更换时，要监督好档案交接工作。

2.4 加强项目档案验收。

项目档案验收组应严格把好档案验收关。验收时，应对建设项目档案进行全面的检查、审核，重点检查项目前期文件、隐蔽工程资料、竣工图的编制，验收不合格的，限期整改，复验仍不合格，不得进行项目正式验收，同时不得办理尾工款清算。

参考文献：

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