电子邮件在移动办公中的应用

2015-06-08史双全郑丹丹

中国管理信息化 2015年17期

史双全，郑丹丹

（中国石油华北石化公司，河北任丘 062552）

电子邮件是网络时代最简单的应用，已经成为普及度最高、最简单的通信方式之一，这为手机邮件服务的普及和发展奠定了良好的基础。随着企业信息化建设水平发的展以及手机等移动终端的不断普及，通过手机邮件来审批工作流程成为了可能。现在几乎所有大中型企业都建立有办公自动化系统（Office Automation，简称OA），将有规律、重复、烦琐的行政审批工作交由OA来解决，流程步步设定权限，逐级传递，鼠标轻轻一点，即可办理。但传统的OA系统把流程审批者“绑定”到了计算机旁，如遇到出差开会等情况，即使很简单的审批，也需要回到计算机旁才能审批，一个节点的审批时间会较长。

1 工作流程邮件审批简介

邮件审批系统，是借助电子邮件，完成对工作流程的审批办理。当用户有待审批的流程时，系统会自动给用户发送一封电子邮件，邮件中包含流程中的申请内容、日期、附件等所有信息，并把流程流下一步及办理人员展示在邮件中，用户仅需点击相应的链接，便能完成流程的审批。

邮件审批系统需要和原OA系统进行接口，当有待办流程时，邮件审批系统需要把流程的所有信息通过邮件的方式发送给待办者。借助于手机邮件客户端的推送及提醒功能，待办者会第一时间接收到提醒，打开邮件，便能了解流程的内容，并实现办理。

2 企业工作流程邮件审批背景

随着国内企业的信息化发展，几乎所有的大中型企业都有独立的邮件系统，而且邮件使用的频率也越来越高，尤其是随着智能手机以及各种平板电脑的普及，还有WiFi、3G乃至4G网络的高速发展，邮件使用更加的频繁。现在几乎所有的智能手机都自带了邮件客户端，在移动设备上，仅需几步即可配置好邮箱设置，邮件客户端基本都有推送和提醒功能，当有新邮件时，会通过弹出通知等方式提醒用户。

对于一些企业，为了企业数据的安全，公司的办公网和互联网会采用物理隔离，这为移动办公带来了很大的不便，移动办公一定要在互联网环境下进行，这会涉及到企业网和互联网的联通问题。但是公司的邮件系统，几乎都可以在内外网访问，换言之，通过邮件来实现流程审批，可以在原有的网络环境下进行，不需要额外的网络规划。

邮件客户端可以很好地展现表单、附件等内容，这为通过邮件审批流程提供了可能。另一方面，通过开发手机客户的方式，难度较大，成本较高，用户学习成本高。在和众多的移动办公提供商沟通时，几乎所有的移动客户端仅支持iOS、Android两大操作系统，而且很多还有版本的要求，比如iOS仅支持4.0以上版本、Android仅支持2.3以上版本，其他的操作系统如BlackBerry OS、Windows Phone、Symbian均不支持；另外，客户端需要经常升级，已修复系统bug，适应新的操作系统。从用户角度讲，需要安装额外的程序，势必增加系统的负担，尤其是对于一些配置较低的移动设备，会拖慢系统的运行速度，从而使有些用户有抵触情绪。

3 工作流程邮件审批系统定位

邮件审批系统定位于入门级的移动办公系统，开发成本低，运维量小，用户门槛低，几乎现在所有的手机都能使用。通过邮件审批系统，可以使企业用户非常直观地感受到移动办公的方便快捷性，可培养用户移动办公的习惯，从而为企业全面进入移动办公阶段提供条件。

4 工作流程邮件审批系统的实现

4.1 获取流程数据并发送邮件

要实现通过邮件对流程进行审批，首先要对工作流系统进行全面的分析，通过工作流的设计文档，把工作流程中的表单、附件等信息进行格式化，按照邮件展示要求进行重新组合，以便展示在邮件中。如果企业有工作流程系统的源程序和设计问题，可以对原系统进行修改，在新的流程工作项创建时，根据系统的逻辑，把流程的表单、附件、流程流转方向、下一步流程待选人等信息进行重新组合，使用邮件中能支持的html语言进行重新编排，并触发邮件发送事件。

有很多企业都是使用一些成熟的第三方工作流产品，比如极限OA、通达OA等，这些系统比较成熟，功能强大，系统稳定，部署成本低。这些产品得到源程序与设计文档有一定的难度。针对这些产品，可以通过对产品业务逻辑和数据库的研究分析，来解决表单、附件、流程分支等问题。可通过模拟登陆的方式，抓取到工作流程的表单，并通过对数据库的分析，得到流程的附件地址、流程分支等；通过对数据库的监控，发现新增流程，从而触发邮件发送事件。

4.2 同步流程办理数据

当工作流程系统中有了新的待办工作项或者工作项由待办变更为已办时，需要将互联网中的邮件审批系统和企业内网中工作流程系统同步的数据进行，以保证待办工作在原工作流系统、邮件审批系统中均能正常审批，且不会被重复办理。

4.3 在互联网上搭建工作流程邮件审批系统办理网站

当用户收到邮件时，可以点击邮件中的办理链接，系统会跳转到办理网站，由用户输入办理意见，点击提交即可完成办理。在搭建办理网站时，需要对工作流系统办理逻辑进行充分了解，对第三方产品可以开发出办理接口，当用户在办理网站提交数据时，可以调用办理接口，保证流程正常流转。

4.4 工作流程邮件审批系统注意事项

在设计工作流程邮件审批时，需要对工作流系统有较深的理解与管理经验，确保流程审批中的转交、委托、会签、退回、结束流程等操作均能在邮件中办理。

管理员在后台对流程的管理，比如终止流程，在工作项中添加待办人等操作，也要在邮件审批系统中考虑到。

5 应用实例——华北石化公司行政办公邮件审批系统

华北石化公司行政办公系统是一套大型综合办公系统，是推进无纸化办公的一个良好开端，利用公司便利稳定的网络资源，实现了日常办公的网络化、自动化，既简化了烦琐的工作，又提高了工作效率。行政办公系统自2006年9月开始上线试运行，到目前为止，公司在行政办公系统中自主开发了103个业务流程，将有规律、重复、繁琐的行政审批工作通过行政信息系统来解决，流程步步设定权限，逐级传递，鼠标轻轻一点，即可办理、备案。为了进一步提高工作效率，又对行政办公系统进行了大量的附加信息化开发工作，手机短信提醒和自动考核，以及邮件审批。

华北石化公司行政办公系统邮件审批系统由华北石化信息中心自主研发，利用中国石油电子邮箱系统可以内外网收发邮件的特性，解决了中石油不允许内外网互通的问题。华北石化公司行政办公邮件审批系统使用C＃开发语言，2011年7月8日项目启动，全职参与项目人员为2人。通过奋力拼搏，仅用时一个月就完成了公司《行政办公邮件审批系统》的开发工作。如图1～2所示。该系统实现了行政办公管理系统中流程审批、流程委托、流程会签、流程退回、表单查看、附件查看等功能。系统已于2011年11月21日正式运行，在对92860条工作项进行跟踪统计发现，通过计算机审批的流程平均办理时间为28.1 h，通过邮件审批办理的流程平均办理时间为9.7 h，办理时间节约了18.4 h，办理时间节约了65.5%。一个4步审批的流程，即使在非工作时间发起申请，也有很大的可能在半个小时内完成审批，运行效果明显，极大地提高了公司流程审批的效率。