医院病案示踪管理系统设计及应用

禚传君，马晓雷，徐庆迎，邵明晶

1.天津市安宁医院，天津 300300；2. 中日友好医院，北京 100029

医院病案示踪管理系统设计及应用

禚传君1，马晓雷1，徐庆迎1，邵明晶2

1.天津市安宁医院，天津 300300；2. 中日友好医院，北京 100029

本文提出了一种病案示踪系统。系统利用智能终端、示踪大屏等硬件设备及相应的软件系统实现跟踪患者出院病案流转的全过程，实时记录病案状态，直观呈现病案流转详情，确保病案从病区到入库的过程中的完整性和安全性，实现了对病案的科学化、标准化管理。

病案跟踪系统；医院信息系统；病案管理

病案是医疗、科研、教学的原始资料，也是重要的法律性文件[1]。因此，精确定位病案在流转中的状态，对于提高病案室的管理效率，确保病案的安全，使病案能够很好地服务于医疗、科研、教学等应用具有重要的作用[2]。建立病案示踪系统，以信息化手段跟踪出院患者病历的交接过程，实时显示病历流转情况，能够实现对病案的科学化、标准化管理，保证病案在流转过程中的安全。

近年来，越来越多的研究开始关注病案示踪系统设计和应用。魏敬等[3]提出利用条形码技术建立计算机控制的病案示踪管理系统。何艺等[4]对病案从收回到使用的业务流程进行了重组，提高了病案管理的效率。徐惠等[5]借助条形码和软件技术实现了病案管理示踪系统，促进了病案管理工作标准化。杨婷等[6]针对传统病案示踪系统虚拟流程与实际操作环节衔接不流畅、数据失真的缺陷，提出了改进方案，并开发和完善了相关功能。上述文献在一定程度上能够实现病案的规范化管理，但无法直观动态地掌握病案的流转状态，并且没有相关的安全机制保证病案流转过程中的完整性和正确性。

本文提出了一种病案示踪系统，以信息化手段跟踪出院患者病历的交接过程，实时显示病历流转情况。系统通过软件接口实时从医院信息系统（HIS）获取医嘱出院、患者出院的时间，从医嘱出院的时间点开始，对出院病历的流转进行跟踪。同时，本文提出了病案示踪管理系统标准化的业务流程，采用本文所设计的业务流程，能够确保病案从病区到入库的过程中完整、正确，同时有效提高工作效率。

1 系统结构

系统依托于条码、无线网络、手持终端等设备及技术，实现对病案交付、配送、档案交接等环节进行信息化管理。系统结构框架图，见图1。

图1 系统框架图

1.1 硬件系统

硬件系统包括护士站终端、配送中心终端、手持终端、示踪大屏和封条打印机。对每个硬件设备的功能描述如下：① 护士站终端：采用触屏一体机，运行护士站软件；② 配送中心终端：采用触屏一体机，运行配送中心软件；③ 手持终端：具有显示屏，支持WIFI通信，支持条码及RFID扫描功能，运行手持终端软件；④ 示踪平台：采集、存储病案信息；⑤ 示踪大屏：位于病案室，运行示踪大屏幕软件；⑥ 封条打印机：位于病案室，打印病案室发起的拒收病案封条，打印出的RFID标签粘贴在病案首页。

1.2 软件系统

软件系统包括护士站软件、配送中心软件、手持终端软件、示踪大屏软件和示踪平台软件。对每个软件的功能描述如下：① 护士站软件：提供病案的交付确认、提醒及查询等功能；② 配送中心软件：提供待配送和配送中状态病案的展示、查询等功能；③ 手持终端软件：提供病案提醒、交接确认等功能；④ 示踪大屏软件：示踪大屏幕基于示踪平台数据，提供病案流转环节信息的展示功能；⑤ 示踪平台软件：提供病案数据存储、管理功能。

2 业务流程

2.1 系统角色功能

病案示踪系统角色分为护士站、配送中心和病案室。相应的功能如下：

（1）护士站负责病案收集、封装及状态跟踪、查询。护士通过本站完成病历交付、查询等工作，改变了收取病历的方式，即从电话沟通变为点击系统界面的按钮。

（2）配送中心负责病案配送过程跟踪及管理。配送中心人员通过本系统，能够清楚地了解、查询病历配送情况。配送员查看手持终端界面即可了解工作内容。

（3）病案室负责病案签收、整理、扫描及入库管理。病案室人员通过系统能够完成病历的签收、拒收、补送、整理及入库工作的确认。在示踪大屏上能够直观展示患者出院病历流转各环节的信息。

2.2 业务流程

按照系统角色和业务流程分类为原始病案流程、补送病案流程和拒收病案流程，补送病案又分为护士站发起的补送病案和病案室发起的补送病案。

2.2.1 原始病案

原始病案业务流程见图2。包括如下步骤：① 患者出院，触发病案“待整理”状态；② 医护人员完成病案编写、收集工作，触发病案“待配送”状态；③ 配送中心获取待配送病案信息后，收取病案，确认病案的交接并封装；④ 配送员将病案运送到病案统计室，拆封装、签收病案，并根据要求整理装订病案、缝制入库；⑤ 记录病案借阅、还回信息。

图2 原始病案流程

2.2.2 病案补送

（1）护士站发起的病案补送。护士将补送病案收齐，在系统中触发需补送病案要求，补送病案状态变为“待配送-补送”。

（2）病案室发起的病案补送。病案室整理人员在手持终端发起补送病案要求，护士站终端显示需要补送的病案信息，护士收齐病案，发起病案补送信息。

2.2.3 病案拒收

病案拒收流程见图3。流量包括如下步骤：病案室签收人员在手持终端发起拒收病案要求，打印拒收封条、封装病案；配送人员进行病案院内配送；护士用手持终端扫描封条，确认拒收病案并接收，然后发起病案补送流程。

图3 病案拒收流程

3 系统应用

病案示踪系统于2014年3月在某医院进行了应用示范，截止到目前累计交接病案31300份、病区发起补送病案3234份，病案室发起拒收病案107份、发起补送病案733份。

病案配送中心实时更新各院区、病区“待配送”“待配送-补送”状态病案的数量。系统显示界面分主界面（表1）和子界面（表2）两部分。

表1 系统主界面显示各个院区、楼的病案数量（份数）

表2 系统子界面显示各病区（1-12楼）病案数量（份数）

系统采用B/S结构，访问示踪平台以网页进行查询。查询方式可按时间段查询，也可输入具体病案编号进行查询，查询的结果以列表方式显示。

4 结语

物联网与医疗信息化的需求相结合，不断涌现出新的应用，促进了医院信息化发展[7-8]。以医院HIS为基础构建病案示踪系统，利用手持终端、示踪大屏和条形码对病案的流转踪迹进行实时再现管理，为防止病案丢失、提高病案录入效率、查询病案去向、保持病案的迅速可获得性提供了新的管理手段，使得病案实现规范管理。

[1]贾莉莉.信息时代电子病历在医院发展中的作用[J].医学信息（上旬刊）,2007,20（7）：1135-1136.

[2]王轶欧,张国强.病案示踪系统的开发与研究[J].中国实用医药, 2009,4（13）：238-239.

[3]魏敬,董新昱,潘锐锐.病案示踪计算机数字化管理的设计思路[J].中国病案,2009,10（10）：28-29.

[4]何艺,高红,周文庆,等.基于数字化的病案管理流程重组[J].中国卫生质量管理,2012,19（6）：42-44.

[5]徐惠,马智超.病案示踪管理系统的设计与应用[J].医学信息,2009,27（3）：4.

[6]杨婷,方孝梅,邓琼,等.病案示踪系统的改进研究[J].中国病案,2015,16（1）：26-28.

[7]张文峰,帅海涛,彭小斌.自动跟踪技术在ORACLE数据库维护中的应用[J].中国医疗设备,2014,29（1）：48-49.

[8]连海根.目标自动跟踪技术的应用研究[D].西安：西安电子科技大学,2013.

Design and Application of aMedical Record Tracing andManagement System

ZHUO Chuan-jun1,MA Xiao-lei1, XU Qing-ying1, SHAOMing-jing2
1.Tianjin Anning Hospital, Tianjin 300300, China；2.China-Japan Friendship Hospital, Beijing 100029, China

A medical record tracing and managementsystem was proposed in this paper, which utilized hardwares like intelligent terminals and the bigdisplayscreen as well as correspondingsoftwares for full-process tracing of patients’ hospitalizationdischarge and medical record transfer. Through realtimely recording thestatus of medical records and intuitivelydisplaying thedetailed medical record transfer information, thesystem ensured the completeness andsecurity of medical records from the inpatient area tostorage in the archive, which realizedscientific andstandardized management of medical records.

medical record tracingsystems；hospital informationsystems；medical record management

TP277

A

10.3969/j.issn.1674-1633.2015.08.026

1674-1633（2015）08-0084-03

2015-04-28

修回日期：2015-07-19

马晓雷，副主任医师。

通讯作者邮箱：iamdoforyou@163.com