医疗设备预入出库管理模式探讨

靳萍

首都医科大学宣武医院 信息技术科，北京 100053

医疗设备预入出库管理模式探讨

靳萍

首都医科大学宣武医院 信息技术科，北京 100053

针对医疗设备在正式入库前因各种不得已原因，存在很多设备无法按时上账问题，导致在院设备实体与财务账目不能一一对应，同时验收工作也没有一套完善的系统进行管理的情况，本文提出设备“缓冲库”概念，利用对设备进行预入、出库管理，实现设备从采购、验收到正式入库流程信息化，将实际工作中存在的信息断点用电子化管理起来，使整个设备信息管理系统覆盖所有工作环节，实现真正的医疗设备全流程管理。

医疗设备管理；缓冲库；预入库；预出库

0 前言

近年来，随着医疗技术的发展，多种新型医疗设备相继应用于医院临床，无论是在数量还是技术上都给医疗设备管理部门带来了新的挑战。医疗设备的验收工作作为医疗设备科学管理的第一个环节，也是检验合同执行水平的关键环节[1]。目前大多数医院都已实现医疗设备的信息化管理，可以记录医疗设备的入出库管理。但是医疗设备在正式入库前的验收工作并没有一个完善的管理系统，同时因为各种不得已原因，存在很多医疗设备无法按时上账问题。例如：财务手续不全，但医疗设备已到货；财务手续已齐全，但医疗设备却未到货。这期间有时时间拖的很长，医疗设备未入财务帐，但已在临床开始使用或试用，导致医疗设备实体与财务账目不能一一对应。据调查，某大型三甲医院一年医疗设备购入种类近2000种，价值近1.4亿元，其中有很多医疗设备就处在这种“尴尬”情况中。为此本文提出了医疗设备“缓冲库”概念，利用对医疗设备进行预入出库管理，实现医疗设备从采购、验收到正式入库的全程管理。

1 需求分析

通过对医院医工处及使用科室调研，总结出需要完成以下需求：①针对所有已到货医疗设备，需要进行到货登记，同时打印预入库单及医疗设备标签；②完成验收医疗设备过程相关信息登记；③医疗设备可进行预出库调配，发放给使用科室；④如果医疗设备有问题，能够退还给库房或厂商；⑤一旦财务手续齐全，可以直接从缓冲库将医疗设备进行正式入库及上账，不需要重复录入相关信息，减少工作量；⑥能够提供灵活的查询功能，随时查找在缓冲库中的医疗设备信息，也可查询从缓冲库登记后上账的医疗设备信息。

2 流程设计

通过需求分析，本系统设计是在现有的医疗设备管理系统上扩展出缓冲库功能模块，在数据库中增加缓冲库相关数据表，缓冲库与正式库数据独立存放，缓冲库表与正式库尽量保持结构上基本一致，便于从缓冲库转移至正式库时的数据一致性及兼容性。缓冲库设计有5个功能模块：

（1）预入库登记。预入库登记的内容与医疗设备正式购增基本一致，但可以分次录入。医疗设备基本信息包括医疗设备名称、型号、医疗设备序列号、厂商、供应商、数量、价格、购买日期等信息，医疗设备验收相关信息包括记录到货情况[2-4]（已到货、未到货）、到货时间、验收人、验收日期、出厂日期、保修期、注册日期、合同日期等信息。使用信息包括放置地点、使用科室、用途、保管人、联系人、启用日期等信息。登记完成后可打印医疗设备预入库单。

（2）医疗设备预出库调配。出库状态可分为未预出库、部分预出库、全部预出库。系统支持同时将多台医疗设备出库给同一科室。绝大多数医疗设备购入时就有指定使用科室，或者医疗设备先放在科室试用调试，因此医疗设备做过预入库登记并通过验收后，即可贴上院内医疗设备标签，预出库给使用科室并打印预出库单。如果医疗设备有问题或不符合科室使用，可做医疗设备预退库，返回到医疗设备预入库状态，再做删除操作。

（3）医疗设备条码打印。每台新入库医疗设备均分配有院内唯一条码[5]，验收小组人员通过医疗设备验收后直接打印医疗设备标签（内容包括医疗设备名称、一维条码、使用科室）同时粘贴在医疗设备上，便于今后利用PDA扫描条码对医疗设备进行盘点及维修工作。之前医疗设备打印条码都是在医疗设备正式入库后才能产生，而医疗设备已经发放到科室，需要医工科人员去科室找医疗设备并粘贴条码。现在是将生成条码的工作提前到预入库环节，保证医疗设备能及时贴上标签，优化了医工科工作流程。

（4）预入库医疗设备明细查询。系统提供多维度的信息查询功能，可以按医疗设备名称、科室、入库时间、医疗设备状态、价值、是否上账等条件综合查询，方便医工科查找定位医疗设备并对院内医疗设备有充分了解。

（5）医疗设备正式上账。当采购医疗设备的财务手续齐全后，采购人员拿着医疗设备预入库单及医疗设备验收报告从预入库登记模块进入，通过查询条件定位到该医疗设备，点击“上账”，系统自动判断必填项是否完整，没问题直接将缓冲库中该条数据设置为上账标志，同时在正式库中插入一条记录。这时在正式库中就可查询到该记录为已正式上账医疗设备。

缓冲库工作流程，见图1。医疗设备预入库流程在整个医疗设备全流程管理中的位置，见图2。

图1 医疗设备预入库工作流程图

图2 医疗设备全流程管理流程图

3 讨论

医疗设备预入出库模块在医疗设备全流程管理中处于较前位置，是嵌入在医疗设备信息管理系统中的一个部分，为了弥补医疗设备信息管理流程中的一个断点，将实际工作中存在的信息遗漏通过电子化管理起来，使整个医疗设备信息管理系统覆盖所有工作环节，实现真正的医疗设备全流程管理[6-7]。医疗设备从科室提交购置计划开始，到专家论证，招标后的项目及合同管理，医疗设备进入医院开始启动医疗设备预入库流程，将医疗设备的验收工作也纳入信息管理中，科室可以先使用医疗设备，等到财务手续齐全后即可正式上账，之后医疗设备在医院中的计量、质控、维修工作都有信息系统的支持，直到医疗设备最终的报废工作电子化[8]。整个过程都可进行数据的查询及监控，做到真正的闭环管理。

总之，通过建立医疗设备缓冲库，医工处可以实现对

Discussion on the Pre-Inbound and Pre-Outbound M anagement M ode of M edical Equipment

JIN Ping
Department of Information Technology, Xuanw u Hospital of Capital M edical University, Beijing 100053, China

Medical equipment cannot be inbound on time because of different problems before formal inbound, resulted in the nonconform ity between the equipment entity in the hospital and financial accounts. At the meantime, a set of perfect acceptance management system did not form. In this paper, the concept of the equipment buffer pool was put forward, which realized the process informatization from equipment procurement, acceptance and formal inbound, as well as the electronic management of information breakpoints in the practical work by using pre-inbound and pre-outbound management. As a consequence, it made all aspects of work links covered by the equipment management information system and realized full-process management of medical equipment.

medical equipment management；buffer pool；pre-inbound；pre-outbound

R197.39

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2015.11.047

1674-1633（2015）11-0143-02

2015-03-01

作者邮箱：jinping@medmail．com．cn