浅析数字化档案管理系统设计

2015-06-01娄国焕董烨

中国科技纵横 2015年10期

关键词：数据表检索管理系统

娄国焕董烨

(河北联合大学信息工程学院,河北唐山 063000)

浅析数字化档案管理系统设计

娄国焕董烨

(河北联合大学信息工程学院,河北唐山 063000)

随着网络信息技术飞速发展,网络信息化逐渐替代了传统的工作方式,传统档案管理方法越来越不能满足日常应用。档案管理数字化越来越多的应用到现实中。本文根据基层档案管理人员近年来的工作经验累积,结合数据库应用知识,论述了档案数字化管理的基本技术理论,构建了常用档案数字化管理五大模块。

数字化档案管理数据库数据安全异构数据库

1 绪论

近年来，随着档案数量日益增长，传统的档案管理方法已无法解决社会各方面对档案的利用需求，进而产生越来越大的矛盾。如档案数量越来越多面临的存储问题；查找档案困难重重，既难查准，又难查全问题；档案资源不能充分开发，检索困难，还需手工翻找问题；档案信息加工、传递缓慢问题；长期档案不易保存，保存环境要求苛刻等等。

档案数字化替代传统档案管理，提高经济效益，提高办公效率，增强对档案原件的保护。档案数字化管理势在必行。

2 关键技术

用数据库知识实现档案管理的数字化，关键需要解决数据一致性好、数据完整性强、数据安全性好三个方面。

数字化档案管理系统正常运行使用和安全使用，需要一系列关键技术，例如信息的更新、操作版本的更新、数据库的维护、数据的备份及安全测试等等，这些工作需要专业技术人员负责，并按照流程操作。下面着重讲解五个关键技术。

2.1 数据库的维护和信息的更新

数据库的维护和信息的更新主要是指对数据库和过期的信息及时的进行维护和更新，从而保证数据库的运行正常和信息的时效性、及时性，进而保证系统用户能顺利地获取最新信息。

(1)将基础数据统一处理，简化了管理人员的使用难度，使该系统能够成功应用于实际操作。

(2)充分利用数据库检索功能基础上，利用数据挖掘，归纳形成的全宗介绍、组织沿革，方便快捷的同时，减轻了档案工作人员的工作量。

(3)运用异构数据库系统，实现数据的共享和透明访问。数字化档案系统投入使用后，各使用单位原有数据库系统加入本异构数据库系统，异构数据库的各个组成部分具有自身的自治性，实现数据共享的同时，每个数据库系统仍保有自己的应用特性、完整性控制和安全性控制。

2.2 系统可扩展性

在进行系统需求分析时，就要对系统的可扩展性做全局的考虑。扩展性主要是为了资源的整合，防止以后系统之间的不兼容。在系统设计时就给其他系统存留接口。保证系统的可扩展性。

2.3 系统的稳定性

系统的稳定性至关重要。系统的设计首先要保证系统能够稳定的运行。稳定不仅仅是数据的安全，要系统有序的进行，既要保证用户档案信息的安全，又要保证系统的有序、高效的进行。档案管理系统釆用运行数据库与备份数据库相结合，例如可以用SQL语句多数以存储过程的形式，存储在MYSql数据库中，可一定程度上保证了系统的稳定与安全。

2.4 操作版本的更新

操作版本的更新主要是对系统的操作页面定期的进行调整或者更新，对系统操作版本的更新，系统的操作方法及使用过程是不产生变化的，操作版本的升级和更新，可以使整个系统总是充满活力，给使用者新鲜感。

2.5 安全测试和数据备份

由于目前整个网络体系的安全问题还存在着较大的隐患，所以加强系统的安全性能是一个系统的正常运行的重要保障和基本前提。这需要系统管理员不定期对系统进行的一些用户名、密码以及权限进行更新或重新设置，从而保证系统的安全运行。

此外，经常对信息数据进行备份，可以有效防止系统遭到外界袭击时陷入瘫痪状态，也可以有效保护数据。

3 档案系统总体设计

档案管理系统设计前提是从档案工作的实际需要出发，目的在于提高办公效率和经济效益。管理系统包括基本档案业务、档案资料管理，以及业务处理流程中的鉴定、检索、开发利用等。

在操作上，系统应以符合大众用户的使用为基准，简单快捷、易上手，功能键统一，并且满足大众审美，界面美观。集人性化、智能化和科学化为一体。

3.1 档案管理系统登陆、退出设计

使用者登陆档案系统，首先在系统首页按格式要求输入用户名和密码，并选择“登陆身份”，点击确定后，系统自动判断用户输入的用户名和密码是否为合法用户；如果用户名和密码错误，系统将报错，并返回到登陆页面；如果用户名和密码正确，系统将自动识别用户的身份，选择相应用户权限。

所有用户成功登陆并完成操作后，需要进行退出工作，保证系统信息的安全。点击退出，系统将返回到登录页面。

3.2 数据录入设计

数据录入是档案管理系统的基本要求，需要实现系统使用者对各种档案数据的录入、编辑、修改以及完成档案文本与各种电子档案原件的挂接。

用户在进行资料、档案和文件的录入工作时，需要对其进行基本操作，包括新增、删除、编辑、排序、检索等，并可对选中的文件及文字进行复制和粘贴。对原始资料及档案可以分配给系统管理员权限进行修改并保存替换原有文件，使其他用户能够在检索查询时直接浏览到修改后的新电子文件。同时，系统默认记录修改信息和旧档案，对档案修改情况进行跟踪。

设置好各项指标后，可以将用户已录入的档案记录和电子档案原件自动对应，这就是电子文件的批量挂接功能。可以方便查询用户在检索到档案条目的同时能够浏览电子原件，相应减轻了档案人员的录入数据的工作量。

3.3 检索功能设计

检索是电子档案管理系统中的重要应用模块，普遍运用于日常工作中。检索的主要功能设计是满足对系统所管理的文件、档案、资料进行多种方式的检索、浏览和下载利用。系统的参与者都有检索的权限，根据文件、档案、资料的保密级别不同，检索出的结果显示相应信息或者显示全文。检索出的文件、档案、资料可直接浏览，也可下载到本地电脑上利用，也可直接打印。

简单查询即在一个数据表中输入查询条件进行查询，查询条件支持模糊查询和多条件查询，可以输入一个，也可以输入两个或多个

进行查询，

之间用空格隔开，输入

后，点击提交，系统右侧即显示检索结果。

自定义查询是针对某一个数据表进行查询，所检索的信息比分类查询更精确。自定义查询中，首先指定要检索的数据表，然后才能输入要检索的关键字信息。系统自动将查询条件和结果作为一项内容并标识以助记名保存下来，如果不想保存，也可以删除。与简单查询相比，自定义查询更精确。但是自定义查询只能针对某个数据表进行检索，对多个数据表的检索要使用跨库查询。

跨库查询与自定义查询类似，只是跨库查询可以在系统中同时找出多个数据表中符合条件的记录，弥补了简单查询和自定义查询只能在一个数据表中进行检索的缺点。在进行跨库查询时，同时指定多个数据表，输入要检索的关键字信息，点击提交后，检索成功。

3.4 利用借阅设计

档案管理系统的利用借阅，主要是面向纸介质文件、档案、资料的利用、记录、归还、统计以及电子介质资料的利用统计。

借阅登记：借阅登记一般针对纸质档案或者文件资料。系统管理员需要登记被借阅档案资料的类型、归档与否、所属卷宗(文件)、借阅者、借阅日期、借阅期限和登记领导批示内容备查等等。登记无误，检索出借阅材料并打印借阅登记单。

归还登记：借阅人归还借阅材料后，系统管理员进行归还登记，并提供续借功能。

催还管理：借阅人没有按照规定时间归还借阅材料，系统将提示“超期”，系统管理员对超期未归还的借阅人进行催还登记，打印催还单。

借阅统计：因借阅出去的档案、资料和借阅人等都进行了登记，所以系统按照不同类别可以生成统计数据。借阅统计的形成便于对档案资料的利用价值评估和对档案管理员工作量的掌握，也可以对某一个借阅人在一段时间内的借阅情况进行统计了解。

3.5 鉴定设计

“鉴定”即对到期的档案资料进行鉴定，对到期不需要保存的资料，进行销毁清册处理。电子文件档案管理中对电子文件档案的鉴定、销毁是一项重要的工作步骤和环节，必须认真对待。过宽，将不应该长期或永久保存的电子文件档案都保存，数据量剧增，档案信息系统负担过重，开销很大，造成浪费；过严，将应当归档保存的电子文件档案销毁，或者将不到时限的档案提前销毁，造成资料的缺失，给使用者带来无法挽回的损失。

档案鉴定销毁管理主要的依据是档案保管期限，对经过鉴定的旧档案进行销毁处理，就是将其从档案库中彻底删除，同时系统日志将记录该操作的申请人、批准人、销毁原因、销毁日期等，便于对销毁的操作进行检索。

档案管理员可每隔一段时间(6个月或者12个月)检索一次，筛选出过期的档案，向上级领导提出鉴定申请，由领导批示和签字。档案管理员根据领导的批示进行相应的鉴定处理：更改保密级别、变更保管期限、还原或销毁。销毁的档案首先放入回收站，回收站管理可实现对其中的档案进行还原、删除、检索、打印等功能。