浅析档案管理工作中存在的问题与对策

摘要：档案工作是一项系统性、专业性、保密性及政策性都较强的工作。因此，做好档案管理工作显得尤为重要，及时发现和解决档案管理工作中出现的问题，是确保档案发挥出应有作用的重要保障。本文简要阐述了目前档案管理工作中存在的问题，并提出解决对策，以供参考。

关键词：档案管理 问题 对策

一、档案管理工作中存在的问题

（一）重视程度不足

目前普遍存在着不重视档案工作的情况，无论是领导还是工作人员都没有重视起档案工作，对档案工作的认识还停留在保管、抄抄写写等“守住摊”式的工作状态中，只要能保证找到档案、找到记录就可以了，这种认识严重阻碍了档案管理工作的发展，没有意识到档案的重要性，也就没有开发档案信息的动力，直接导致档案资源利用率低，从而无法促进工作发展。

（二）制度不健全

虽然《档案法》已经实施多年，对档案工作的认识也逐渐提高，但是很多单位的档案管理细则、制度还不够明确，甚至很多单位根本没有符合本单位实际情况的档案管理制度。制度的不健全，对档案管理工作的影响非常大，工作人员没有相应的制度作依照，无法有效开展档案管理工作，无法规范档案管理工作，同时没有相应的制度约束，其他部门更无从配合档案部门的工作。

（三）工作人员业务能力弱

目前很多单位的档案工作都是其他部门人员兼职，即使专职做档案管理工作的人员，其中也有很多都不是档案相关专业的人员，基本都没有经过专业的培训，对档案相关的工作甚至基本知识都不够了解、不够熟悉，日常的工作只是简单停留在归档、保存的层面上，而不能做到及时收集、整理及开发档案信息，档案信息不能得到有效的开发，直接造成档案利用率不高，档案工作不能发挥其应有的作用。

（四）硬件设施薄弱

目前，很多单位还没有专门的档案室，一些有档案室的单位设施也不够齐全，档案室空间比较狭小、没有通风设施，导致档案室潮湿，不利于档案的保存，经常出现虫蛀、霉变的情况，严重影响档案长期保存。很多单位的档案管理部门还没有配备相应的计算机及网络设施，造成收集、整理电子档案信息等工作无法展开，同时由于没有这些信息设备，检索档案也还在沿用传统方式，严重影响了档案的利用效率。

二、解决对策

（一）加大宣传力度，提高认识

利用各种宣传手段，包括电视、广播、网络等媒体进行档案的重要意义、重要作用的宣传，营造良好的社会氛围。同时，在本单位也可以通过组织培训、竞赛等活动，在本单位内营造重视档案工作的氛围，使领导到工作人员都重视起档案工作。

（二）健全制度

要根据本单位的实际情况，建立科学、合理的档案管理制度。规章制度要对实际工作具有管理和规划的作用，同时也要简明扼要、符合实际、便于操作，只有这样，规章制度才不会成为一纸空文，才能对实际工作产生效应，才能具有更好的指导性、约束性和规范性。在落实规章制度时，也要做到有章必循、遵章必严、违章必究、赏罚分明，以保持规章制度的权威性。

（三）加强培训，提高团队能力

工作人员的综合素质是决定档案管理工作成败的关键。因此，要着力提高工作人员的综合素质，一方面，在招聘档案管理工作人员时，要进行专业知识考核及责任心的考查，要让具有责任感及扎实的专业知识人员上岗工作；另一方面，对于在职的员工要进行系统培训，包括档案收集、整理、开发等专业知识的培训，不断更新员工的知识库，以适应不断发展的档案管理工作。

（四）调动工作人员积极性

档案工作比较枯燥单调，工作人员如果长期处于这种工作氛围中，难免会出现厌倦情绪，这样的工作情绪会非常影响档案工作的发展，因为，只有工作人员具有一定的工作热情后，才会主动思考，达到创新发展的目的。因此，我们需要大力激发档案管理工作人员对工作的积极性和热情，一方面，我们可以通过树立典型的办法，用榜样的力量激励员工；另一方面，可以设置一些奖励措施，用完善的激励体系激发员工的积极性。在设置奖励措施时，要以每位员工创造的绩效大小为依据，制定相对应的奖励制度，充分体现“多创造价值多得回报”的理念。

（五）加大投入，提高工作效率

加大投入，完善档案管理的硬件设施，从而保障档案管理工作的有效开展。同时，也要加大信息化建设力度，档案信息化对档案开发和利用都具有重要的促进作用。信息化对档案工作提出了新的标准和要求。档案管理部门应运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平。配置完备信息化硬件设施，研究开发档案管理系统软件。同时，将档案目录与内容进行数字化设计，建立统一的数据处理格式，便于实现实体档案盒和数字档案的“双套制”工作模式。

在日新月异的新时期，对档案管理工作提出更严要求、更高标准，档案管理部门和工作人员都要与时俱进，积极关注新科技，充分利用新成果，不断提高档案管理质量和效益，为档案管理事业贡献力量。

（作者简介：于海燕，女，吉林省公主岭市安全生产执法监察大队；研究方向：档案管理）

（责任编辑 刘冬杨）