档案与城市梦想同行

张雪威

很难用一句话去概括档案的魅力，因为它本身就是一个城市、一个地域范围内历史和人文文化的积淀，既保存了那些渐行渐远的真实记录，又融合了务实创新的气质，不断成长、突破，承载城市记忆的同时，也带给人们无限的想象。以5年为记录北京发展的一个时间单元，自新中国成立至今的66年来，大量的档案记录了北京每一个5年的巨大变化，也记录了市委在实现城市梦想中的执著与付出。市委办公厅保密档案处，作为市委把脉社会经济发展的记录者，以服务中心工作和服务重大决策这种独特的方式，展现着档案工作特有的魅力，为实现城市梦想贡献着力量。

综合管理职能凸显

多年来，市委领导都一直高度重视机关档案工作，办公厅领导不管多忙，都会参加档案工作会，听取保密档案处的工作汇报，并提出相应意见。不仅如此，市委领导还在机构设置、人员配备、队伍建设、经费筹备等方面给予支持。在领导的高度重视下，保密档案处的综合管理职能凸显。提及综合管理职能，其主要包括两个方面的内容，首先是负责市委办公厅的档案工作。在做好办公厅档案收管用等工作的基础上，根据市委机关工作特点，保密档案处对档案收集工作不断进行优化。一方面，优化档案收集工作流程。以前的档案工作流程基本上是，各单位认为需要交哪些档案资料就收哪些档案资料，各单位认为哪些档案资料需要整理就整理哪些档案资料。为了变被动为主动，变后置为前置，保密档案处对档案工作流程进行了调整。经调整，现在的流程是，保密档案处与各部门商讨，共同制定需要移交的档案目录，以完成相应的收集和整理工作；档案收集流程的清晰化，使近年来档案材料的完整性不断提高；另一方面，强化重大活动、重大事项、重要会议的档案收集工作。例如，在第十一次党代会召开前，保密档案处根据历次党代会档案收集工作情况，向各工作组印发《关于做好第十一次党代会期间档案收集工作的通知》，向机关各部门印发《关于加强第十一次党代会档案收集工作的通知》，进一步明确了党代会档案工作的要求。会议召开期间，为了保证档案应收尽收，不管多晚，保密档案处都会按照相关目录进行主动收集和整理，确保党代会档案的齐全完整。综合管理的另一项内容是对办公厅在内的15个部委办档案的接收和统一保管工作，一直以来，由于办公地址相对集中，保密档案处对市委部分部委办的档案进行代管，解决了部委办的档案人员兼职过多且不稳定、库房紧张等问题。2004年，作为市档案局规范文件材料归档工作的试点单位，保密档案处牵头完成了对12个部委办110个处室《文件材料归档范围及档案保管期限表》的制定工作后，综合管理各部委办的档案工作便进一步提上日程。试点工作的成功，让保密档案处对各部委办的档案工作有了更多的了解，加之日常工作的沟通联系较为紧密，都为保密档案处接收和统一保管部委办的档案奠定了基础。目前，15个部委办130个处室约20余万件的档案资料均由保密档案处接收和统一保管。同时，为了有效的进行综合管理，保密档案处加大了对各部委办档案工作的监督指导力度，将15个部委办细化分配，由专人负责日常指导工作。例如，在强化各部委办归档工作方面，保密档案处在对归档文件发生的新变化、新特点及部分机关单位职责的变化等情况进行摸底调查的基础上，根据分工，由专人指导各部委办先后两次修订《市委机关文件材料归档范围及档案保管期限表》，现已完成第三次修订。每次修订归档范围，保密档案处都会在全机关范围内组织培训，曾组织过市委机关等15个部委办，90余人参加。在培训现场相关工作人员都会拿着文件进行指导，耐心具体地讲解文件的整理方法等，电话咨询、现场指导、“一对一”指导等是较为常用的培训指导方式，丰富多样的形式、深入浅出的讲解、贴近工作的互动，让大家对培训指导充满了期待，档案人员的主动性、积极性和归档质量都不断提高，也赋予保密档案处更多的责任。

相较其他机关而言，北京市委作为重要机关，其工作具有一定的特殊性。“涉密范围广、涉密人员多、涉密程度深是市委工作中最大的特殊性，这种特殊性也决定了档案工作的特点。”谈话间，保密档案处处长黄京红反复强调：市委的档案工作是建立在保密职责基础之上的，但这并不等同于档案工作要受限于保密职责，而是在坚持保密职责的前提下，最大限度地发挥档案工作的效用。市委90%以上的档案均为涉密档案，不同密级的档案管理方法也是不同的。以档案借阅环节来说，除了按照相关法律法规进行必要的管理外，更重要的是将保密意识贯穿始终。根据近年来的借阅情况，保密档案处制定了《市委机关档案室档案资料借阅办法》，按照密级规定借阅权限。例如，借阅绝密级档案资料，需经归档部门负责人及办公厅主任批准；借阅机密级档案资料，需经归档部门负责人及办公厅主管档案工作副主任批准；跨部门借阅非密档案资料，需经归档部门负责人批准。除了在制度上严格规定外，具体操作流程也更为细化，不仅程序更具针对性，而且内容也更为详尽，可以说，在制度和流程的规范化管理下，保密制度在档案工作中已经入脑入心真正落到实处。副处长包亚梅补充说：“前不久，某单位前来借阅档案以编写市委志，作为档案人员，我们首先反应的便是需要借阅的档案是否为涉密档案。经了解，其内容涉及机密档案，而这部分档案是不能对外公开的。在这种情况下，我们对其解释了不能借阅的原因，同时告知了解决办法。”

观念更新天地宽

近年来，保密档案处实施的统一管理及培训指导等取得显著成效，档案人员工作积极性愈发提高，每年移交的档案数量不断增加，质量不断提高，移交日期也不断提前。据统计，目前，保密档案处每年收集整理的档案达2万件左右。尽管如此，照片、音像、实物档案的收集工作仍是市委机关档案工作的薄弱环节，在发放《关于市委机关进一步重视和加强领导重大活动声像档案收集的通知》《关于市委机关进一步重视和加强实物档案收集的通知》等文件的同时，他们认为档案工作只有更新观念、创新思维，才能在系统内营造出奋发向上、和谐生动的工作氛围，群策群力助推档案服务水平的提升；在系统外发挥档案独特优势，着力提升档案工作水平和档案影响力，在这种情况下，举办展览成为实现观念转变的重要抓手。

打开一扇窗，借来一片光。2014年12月16日，保密档案处在北京市委机关回迁办公一周年之际，举办了为期一个月的“回顾历史，见证变迁，展望未来——市委办公楼专项档案展”。“这次展览是我们保密档案处第一次独立举办的综合性展览，为了让档案工作生动形象地反映发展变迁，无论是美学布景、灯光选择，还是图片摆放、制作技术，我们都将现代化的展览理念运用其中。”黄京红强调说。这次展览以市委办公楼1955年至今的主要历史变迁为主线，以原办公楼和新办公楼的影像做背景，按照时间节点，分为“选址始建”“修缮改造”“继往开来”三个部分，突出展示办公楼在不同历史时期的风貌。展览以图片、实物展示为主，辅以文字说明和视频资料，共布置1块主题墙、25块展板、6个实物展柜、2块多媒体显示屏和一座办公楼单体模型。原汁原味的档案资料结合现代理念的展览方式，真正体现了市委机关的发展历程，再现了市委人的奋斗足迹。这次“有内容、立得住、有人看”的展览，自开展以来，市委书记郭金龙，时任市委常委、统战部长牛有成，时任市委常委、宣传部长李伟，市委常委、教工委书记苟仲文等领导前往参观并给予充分肯定。此外，办公厅各处室干部、离退休干部、部委办的同志、共建基层单位的同志等也纷纷前往参观，大家反响强烈，通过留言簿、口头表达等方式对这次展览中档案工作发挥的“内聚合力、外树形象”的作用给予高度评价。

档案工作是一项专业性很强的工作，它要求相关人员增强责任意识，对个人分管的工作负责到底，对常见问题经常总结，对难点问题勇于克服，对常规做法敢于创新，以负责的态度和创新的方法做好档案工作。这次展览是一次有益的尝试，它让档案人在敢于创新常规做法上迈出了重要的一步。具体而言，为完整展现主题，保密档案处在与各部委办积极沟通、广泛收集相关档案的基础上，先后前往市档案馆、市城建档案馆、东城区档案馆等单位，通过查阅资料、补充征集、现场拍摄等方式，对相关资料进行集中收集和整理，并依据内容进行整体分类，建立并完善了专项档案资料库。为确保展示内容的代表性和准确性，保密档案处经过初选、讨论、领导审定，最终从近50000件档案资料中甄选出图片资料220张，文件资料23件，实物134件，最终完成了展览。“面对新情况、新问题，我们做好基础性档案工作的同时，更要实现观念理念乃至方式方法的创新。这次展览，进一步丰富了市委机关的档案资源，夯实了档案基础工作，使档案工作整体水平实现了提升，同时还提高了各部门、各部委办在收集照片、声像、实物等方面的归档意识，解决了因门类不全、资源不丰富而制约档案工作长足发展的问题，这就是档案工作的创新和进步。”黄京红由衷地表示道。

档案服务没有终点

长期以来，在公众眼中档案部门只闻其声，不见其影，是一个神秘的部门；档案工作无私奉献、默默无闻，是一个后置的部门。在工作中，档案人无私奉献、默默无闻这种精神所发挥的重要作用毋庸置疑。但是，也应该看到市委工作的特殊性，在秉承“市委中心工作有什么样的需求，就提供什么样的服务”的理念时，主动提供档案信息服务，更好地为市委中心工作、市委决策服务变得尤为重要。因此，主动为市委中心工作、为市委重大决策服务，除了提供纸质档案查阅、汇编资料、目录在线浏览、电子文件查阅等服务方式外，将档案工作由后置变为前置，由事后变为事前，由被动变为主动应是档案服务工作的重点。

在服务市委中心工作、重大活动方面，以服务北京市委第十一次党代会为例，大会筹备前期，保密档案处便提前介入，并派专人提前驻会。在相应的制度保障上，保密档案处研究制定了《北京市委办公厅专项档案资料管理办法（试行）》，着重强调在专项工作过程中，办公厅各处室及有关单位应撰写工作日志，其主要包括专项工作进展情况、产生的文件、文件的流转、领导批示指示、突发事件等，这些制度及举措进一步提升了档案工作服务市委决策的水平。“现在保密档案处每参与一项重大活动，都会有相应的工作方案、工作预案和应急预案，并制定相应的制度，以更好地提供服务工作。”黄京红诠释说。在主动提供服务上，为了给大会筹备工作提供详实的档案参考资料，保密档案处编制了《中国共产党第十次代表大会资料汇编目录》《中国共产党北京市第十次代表大会资料汇编》《中国共产党北京市第十次代表大会会议期间大事记》《中国共产党北京市第十次代表大会筹备工作文件材料汇编》等894页55万字的参考材料。有效的制度保障，主动服务的思路，得到领导的高度重视，筹备工作期间，领导就要求由文秘档案组牵头这项工作，且各个环节都要有档案人员。会议结束后，保密档案处将档案服务工作进一步拓展，一是第一时间将重要文件整理并打印百余份，送交相关领导，这些汇编整理材料得到了领导的一致认可。二是积极征求机关各部门意见，及时编研档案资料。他们编研的《第十一次党代会筹备工作方案文件材料汇编》《第十一次党代会简介》《第十一次党代会重要文件资料摘编》等材料约126万字，较好地为各单位集中提供档案信息服务。

保密档案处还积极为部委办提供利用服务工作。除了每年提供借阅服务外，保密档案处还根据利用需求，汇编大量资料供各单位利用。如每年编研《北京市委重要文件汇编》《北京工作》分发给15个部委办；编研的第五届至第九届《中共北京市代表大会暨委员会全会文件汇编》，系统保留了北京市委的重要文件和主要活动的历史文献，为北京市党史研究工作奠定了基础。“一直以来，我们致力于做好档案服务这篇文章，不断丰富档案内容，不断创新服务手段，不断扩充服务范围，不断扩展服务渠道，提供优质档案服务。尽管如此，档案服务还有很多提升空间，档案服务没有终点。”言谈间，黄京红不时流露出对档案服务的深切寄望。

北京，每天都在发生着新的变化，回顾城市历史，见证发展变迁，从这个角度而言，每一个档案人都是幸运的更是幸福的，因为我们可以感受这个城市发生更多变化的同时，还能够在城市的发展中见证更多的精彩瞬间。下一个五年规划已至，愿档案人和这座城市一起放飞梦想，熠熠生辉！