图书馆馆藏清点及管理研究

刘晖

[摘 要]本文结合图书馆馆藏清点工作的实际体会，首先介绍了图书馆馆藏清点的背景以及对于图书馆馆藏清点重要性的认识，详细介绍了馆藏清点的实施策略，并分析了馆藏清点中发现的问题及其原因，并就完善图书馆馆藏管理工作提出了自己的认识和体会，为图书馆馆藏清点以及管理工作提供参考。

[关键词]馆藏清点；图书馆；文献

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.10.173

[中图分类号]G253.1 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）10-0-02

图书馆馆藏清点工作是图书馆馆藏管理工作的重要内容，开展馆藏清点工作，目的是为了准确掌握图书馆的馆藏情况，尤其是图书馆的藏书以及各类图书数量，并查明是否存在文献丢失、图书乱架及错架等问题。同时，图书馆馆藏清点也是对图书馆的馆藏数据进行修正以及完善图书馆馆藏清库、剔旧以及注销等管理制度的主要依据，对于改进图书馆图书的流通以及保管工作也具有重要的作用。

1 图书馆馆藏清点背景

笔者所在学校图书馆自1999年开始建设图书数据库，实现开架式计算机借阅管理。在图书馆数据库建设初期，由于人手少以及编目人员专业知识和业务能力有限，导致图书编录系统工作不够仔细，难免造成各种图书信息错误。如馆藏无指定记录、索书号、条码号错误等，造成在架图书数量与数据库数量不相符，检索不到图书信息，增加拒借率等相关问题，给图书的借阅与管理带来了许多问题。在图书馆成立多年的开架借阅期间，图书馆历经多次搬迁，其间，书库又进行过几次大的调整，致使图书丢失、错架、乱架的问题比较突出，虽然在图书馆馆藏管理中定期进行顺架，但在图书借阅过程中，只能是发现一个问题解决一个问题，图书信息错误没有从根本上解决，因此，开展图书馆馆藏清点梳理工作变得更加迫在眉睫。

2 图书清点工作必要性分析

2.1 图书馆馆藏清点有助于摸清图书馆馆藏相关数据的真实情况

通过馆藏清点，可以准确统计图书在架数量、借出、注销和闭架的真实情况，与数据库数量做比较，查清出入所在及原因，以便达到架上图书，馆藏数据与图书财产账目相一致的规范管理。

2.2 图书馆馆藏清点有助于提高馆藏图书信息质量

以图书馆馆藏清点作为手段，可以检查馆藏图书信息的质量，改正其错误信息，如同书异号，同号异书，馆藏无指定记录，书名录错以及索书号、条码号错误等，确保每一本图书的信息准确无误，在读者检索图书时能查询该书的准确信息，以便减少拒借率。

2.3 图书馆馆藏清点有助于完善图书馆制度建设

图书清点工作是对馆藏数据清理的过程，可以掌握馆藏文献的实际情况，对各类图书实际借阅量及各书库工作量，编目人员的工作态度和责任心都是一个有效的检查，使清点工作纳入图书馆的常态工作中，对制定流通部和采编部各项规章制度也具有较好的指导作用。

2.4 图书馆馆藏清点对今后采购图书工作的影响

通过对馆内图书的清点，可以详细掌握整个图书馆各个大类图书的馆藏数量，剔旧量，闭架量及占架情况，结合师生读者的需求及专业等特点，从实际出发，在满足学校工作需要的前提下，节约资金，做到藏书质量、数量两不误，对构建规范的藏书体系做正确的参考。

3 图书馆馆藏清点实施及发现问题分析

3.1 图书馆馆藏清点的方案实施

图书清点工作是一项程序性强且耗时费力的艰苦工作，因此，在正式清点之前首先对图书馆馆藏清点的内容、时间、步骤、方法做了周密的部署。图书馆馆藏清点工作的重点是清理出图书数据库系统中有数据而实际没有馆藏，以及实际有馆藏而在数据系统中没有数据和馆藏不能利用的图书。根据图书馆的实际情况，以中图法等分类目录为依据分书库，按各个图书大类，对图书进行清点。对于馆藏清点的依据，由于条形码是每本图书的“身份证”，每本图书都有一个条形码，每个条形码都有其对应的图书信息，因此，主要是根据条形码作为清点图书的检索点。

针对藏书量大、流通量大且不能闭馆等实际问题，在清查方案的制定上，将清查时间定在每天的工作时间内，书库工作人员一人负责日常的借阅工作，另一人组织人员逐本清点。每天开始清点前，将数据库中的图书信息严格按分类法顺序排列好、分号段，10页一册打印成盘点表，到书架中逐一清查，对每一本图书的书名，索书号，条码号等信息一一核对，在盘点表上做标记，并及时把错误信息的图书以及盘点表中没有的图书拿出来，集中送到编目人员处做修改和补录处理，并在盘点表上作出详细说明。

3.2 图书馆馆藏清点中发现的问题及分析

在图书馆馆藏清点工作中发现了较多的历史遗留的问题，主要表现在以下几个方面。

3.2.1 馆藏库无指定记录

这类图书是当时在录入系统的过程中漏录，导致没有此书的任何信息，致使图书在借阅时因没有数据而无法借出。处理此类图书的方法是集中送到编目室做补录处理，并在盘点表其所在位置添加信息，补录完毕及时上架流通。

3.2.2 图书文献信息错误

这类图书是当时在录入时分类错误，例如，把“中文书”录成“工具书”，致使图书在馆藏数据库中没有信息，而在“流通查询”系统中可以查到，但无法借出。对于此类图书可以在“典藏管理”或“流通管理”中的“馆藏库维护”里输入该书条形码，将“文献流通类型”中原本录错的“工具书”改为“中文书”存盘并保存，即可录入馆藏库正常借阅。

3.2.3 索书号错误

这类图书情况比较复杂，既有“同书异号”，即相同的一本书索书号不同，致使图书在不同的架位上放置，管理起来相当困难；还有“同号异书”，即不一样的书索书号相同。这两种情况的图书，集中送到编目部做修改处理。

3.2.4 条形码错误

此类图书在录入过程中条形码扫描错误，致使架上图书与盘点表上的图书信息对应不起来，在借阅时无法借出，需修改后再上架。

3.2.5 书名书标录错

这类图书都是在录入过程中编目人员不仔细不认真造成的错误，及时纠正书名、书标。

3.2.6 难寻以及错架乱架图书

在流通过程中由于图书馆采取全开放式借阅，许多读者经常将图书从书架上取下阅览而不使用“替书板”，造成图书没有及时归架，或将该大类图书放于别的大类图书的书架中，致使图书出现错架乱架现象，这种情况也会造成读者在查询系统中看到此书在架而实际架位上找不到，从而出现拒借。

3.2.7 馆藏地点错误

由于图书馆自开架以来从未做过清点工作，期间又搬过两次家，各个书库又进行过几次大的调整，致使图书的馆藏地点五花八门。读者在检索时也搞不清要借阅的图书究竟在哪一楼层哪个书库。这类图书数量巨大，流通部的工作人员可以在“流通管理”中的“馆藏库维护”中一本一本扫描图书条形码，把“馆藏地点”错误的图书修改正确，存盘保存。

4 图书馆馆藏清点后管理改进研究

在馆藏清点后，对数据进行了全面的统计：在不闭馆的情况下共清点了A—F类的图书，共计414 20册，打印盘点表395页，共40册。发现并纠正错误问题达1 280册次，占比为3.1%。其中，补录无指定记录91册；补录修改信息错误238册；修改索书号及条码号错误118册；修改书名书标错误186册；纠正错架乱架图书344册；统计找不到图书303册。结合上述数据对各种错误的图书信息占比分析，发现主要是工作人员个人的工作能力和责任心有很大差别，如编目人员录错数据的相关问题占比为1.53%；书库工作人员对错架，乱架以及找不到图书等的管理问题占比为1.56%。

通过上述数据统计分析，图书馆馆藏管理中还存在着较多的问题。必须提高对图书馆管理工作的认识，让工作人员明确，图书管理工作并不只是借出还回这样简单的工作，增强各部门各环节之间工作人员的协作态度和责任心，提升馆藏文献数据库管理工作水平。同时，要进一步完善图书馆馆藏管理制度，并强化定期的清点管理。通过对馆藏数据进行了彻底的梳理和清理，使错误的图书信息得到改正，确保图书能够正常流通。这既是图书数据更加贴近真实的藏书情况的需要，也是改进服务质量、数据库资源建设的工作质量提升的必要手段。

5 结 语

图书馆馆藏清点工作既是图书馆馆藏管理非常重要的基础性工作，也是涉及典藏、流通以及技术等多个部门的综合性工作。在图书馆馆藏清点中，管理部门应该注重增强协作配合，提高清点质量，并及时总结在图书馆馆藏清点中发现的问题，有针对性地制定改进完善措施。