如何做好石化企业设备档案的管理工作

季美辰

摘 要：企业的生产离不开各类设备的运行，因此加强设备管理，保障企业生产系统的正常运行对于企业的生产和发展具有重要意义。在设备管理体系中，设备档案管理是其中较为重要的组成部分，但由于企业内人员对设备档案管理工作没有引起足够的重视，导致设备档案功能降低，不利于企业生产经营的顺利进行。本文将就石化企业设备档案管理的相关内容展开讨论。

关键词：企业;设备;档案;管理

1 概述

设备是企业生产系统中的重要组成部分，是企业获取经济效益的物质载体，设备技术状态的好坏，直接影响着企业生产运行状况。随着科学技术的不断发展，新技术成果逐渐应用于各类机械设备，大大提高了设备的技术含量，也提高了石化企业的生产效率。总体来看，石化企业生产设备正在朝着大型化、高速化、自动化和精密化的趋势发展，设备性能水平呈现多层次和多类型化化，给企业的设备管理提出了新的挑战。在设备管理中，档案管理是其中较为重要的组成部分，企业利用设备档案管理，可提高设备维修效率，为企业赢取更多的利润空间，提高企业的经济效益。

2 设备档案管理及其存在的问题

2.1 设备档案分类 石化企业生产所需的设备种类较多，来源也较为复杂，因此设备档案的类型也较为复杂，若根据形成特点进行分类，可将其分为引进设备档案、国内精大稀设备档案、特征设备档案、国内成线的非标设备档案以及普通设备档案等。设备档案主要是在设备进厂过程、运行过程、维修过程等环节中形成的。首先，设备进入工作现场前，档案管理人员应对其进行开箱检验，对设备的相关资料进行清点、核对，据实填写设备以及配套资料的数据信息;其次，设备在使用过程中会形成新的文件资料，内容包括设备的故障记录、维修记录、大修记录、保养记录、改造记录等。设备档案的主要功能是供管理人员、使用人员、维修人员等不同需要者阅读，了解设备的基本情况，因此档案一般要有2-3份，其中一份应保存在档案室内，其余的可外借。

2.2 设备档案管理中存在的问题 设备对企业的生产和发展具有直接影响，但设备管理中的档案管理工作一直没有得到应有的重视，主要表现为：①企业没有对设备的维修、保养、改造等情况进行及时准确的记录，给后期的维修工作造成了极大的不便，延长了维修时间，影响了维修效果，最终导致企业的生产计划无法顺利进行;②設备采购负责人没有对厂家提供的设备材料进行核实，若部分厂家只提供一份材料，就会影响企业的档案管理，同时也给后期的借阅和维修工作造成了障碍;③设备档案可供人查阅，但借阅人对设备档案的保护力度不够，导致档案受到不同程度的损害，影响了档案管理工作的连续性。

3 石化企业加强设备档案管理工作的措施

3.1 完善设备档案管理制度 企业应不断完善设备档案管理制度，组建专门的档案管理部门和管理团队，对各个部门的管理目标和岗位职责进行明确划分，将设备档案管理提升到设备管理的高度，将二者有机结合起来，通过设备档案管理水平的提升，提高设备管理效率。制定健全的档案形成制度，使设备的维修、保养、改造等文件资料能及时归档，为后期的运行和维护提供参考。

3.1.1 设备档案内容划分。设备档案是设备运行性能变化情况的记录载体，因此要保证设备文件资料完整性、准确性，文档资料要清晰，图表要规范，按照相关的制度要求，对设备运行及维修各个阶段的文件资料进行收集并归档。具体来说，设备档案主要包括以下内容：设备仪器申请报告、设备仪器购置报价、询价资料、设备购置合同或协议书、设备入场开箱验收清单、设备装箱单、合格证、安装指南、使用说明书、设备配套的图纸等内容;设备安装完毕后对其进行试运行及其调试过程中产生的材料、设备维修、保养、大修或改造过程中产生的各项材料文件。

3.1.2 设备档案归档时间。设备档案的归档时间有严格限制，设备购置、入场、验收阶段产生的档案文件应在设备投入安装调试前整理归档;设备安装调试阶段产生的文件应在设备正常投入使用前归档;设备维修产生的档案文件，可于设备维修工作结束后将文件整理归档;设备使用过程中产生的档案应在形成后整理归档。

3.2 提高档案管理人员的综合素质

3.2.1 档案管理人员职业道德的提升。当前，位于企业设备档案管理岗位的工作人员受多种因素的影响，大大影响了该部分人员的工作态度。鉴于此，企业应加大教育和宣传力度，帮助档案管理人员摒弃不良的思想意识和行为模式，逐渐形成爱岗敬业、忠于职守、传播信息、服务社会、与时俱进、开拓进取的职业道德。

3.2.2 档案管理人员业务水平的提升。档案管理人员要不断学习新的档案管理技能和业务知识，理论联系实际，提升自身的业务能力。知识是形成能力的前提条件，只有具备了足够的知识储备，才能开阔思路，保持思维的灵活性和深刻性，将设备档案管理工作进行创新性发展，促进自身能力的提升和企业经济效益的提高。

3.3 建立信息化管理系统 随着信息化技术在企业管理中的不断应用，设备管理已经实现了信息化，设备档案管理作为设备管理的重要组成部分，也应顺应时代发展潮流，逐渐建立信息化管理系统。信息化管理系统主要借助通信技术、网络技术、监控技术等对设备运行期间的状况进行管理，并通过专业的软件生成数据报表。企业若能利用数据挖掘技术对设备管理系统中的数据进行整理，可形成一系列具有利用价值的文档，这就为设备档案管理工作提供了极大的便利。另外，信息管理系统可利用网络技术实现数据在不同部门之间的共享，这就为信息资源在各个部门之间快速、准确的传输提供了技术保障。企业设备档案管理的信息化建设，能简化工作内容，节约成本，有利于企业经济效益的提升。

4 结语

企业设备档案管理是设备管理体系中的重要组成部分，随着企业生产规模的不断扩大，其引进的设备越来越多，设备档案也将逐渐增多。管理好大型设备的档案，充分发挥设备档案的最大价值，可为企业的生产、研发、试验等提供参考，缩短试验时间，为企业在激烈的市场竞争中赢取更多的主动权。

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