新时期会议全过程管理问题探究

彭梅

[摘 要]科学性的决策离不开会议商讨，当前很多决策内容都需要通过会议形式来进行研究。因此，加强会议全过程的管理工作，优化会议管理模式，有助于提升会议效率。通常而言，新时期会议全过程管理工作需要从开会目标、会议组织、会议流程、会后纪要、监管落实等几个主要方面，构建良好的会议管理模式。本文阐述了新时期会议管理的内在相关，分析了当前会议全过程管理中存在的难点，提出了会议全过程管理的核心价值，最后提出管理策略。

[关键词]新时期;会议全过程;管理问题

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.11.049

1 新时期对会议管理的内在要求分析

1.1 会议全过程管理维护会议利益手段的多样性

会议全过程管理是调整会议效率手段主要的手段之一，对于会议利益的维护作用更加明显。当前我国的会议全过程管理主导力量不明确，在会议全过程管理中带有明显的外力干涉痕迹，同时由于当前会议管理体制的差异性，我国的会议全过程管理更多的要承担决策任务，并注重对于会议过程的调整。因此会议全过程管理在强化会议中的调整手段具有多样性，其调整有益于会议内部管理的调整方式完善，充分提升会议效率和质量。

1.2 会议全过程管理整合功能的独特性

会议全过程管理工作是一个统一的整体，其内部不同组成部位之间存在着密切的关联，在会议全过程管理的范畴下，会议的整体性表现在其动态性上，因此会议全过程管理在会议中具有独特的整合功能。在会议中，冲突的发生是不可避免的，利益冲突在一定程度上削弱了会议管理的整体性，会议全过程管理的利益整合作用可以消解会议活动中的利益冲突，形成整体性的会议力量，从而创造最大的会议利益。再者，会议全过程管理在会议中的作用日趋复杂化，会议全过程管理的作用主体是会议视野中的自然人，而在会议中，人是具有两面性的主体，尤其是在利益面前，人类会忽视公共利益而逃避自身的责任，并且在会议中更加容易出现两极分化，因此会议全过程管理要发挥其整合作用对于整个会议都至关重要，同时其整合功能的发挥也并非易事。会议全过程管理的整合性体现在对于会议各种利益的协调，均衡存在着利益冲突的双方，从而维护会议的正常运行，保证大多数人的会议利益和会议人格。

1.3 强化会议人员的参与性

会议全过程管理是指对会议全过程管理的取得、开发、保持和使用等方面进行有效的计划、组织、激励和控制活动。它是把人看成一种关键资源，始终承认会议参与人是一个会议中的主体，强调会议中的交流和沟通工作，让会议参与者更多参与会议的商讨和决策，培养员工对会议的责任和认同感。新时期会议全过程管理的重要性体现在：①良好的会议全过程管理可以发挥人才的潜力，为其成长提供良好的工作环境，从而激发其工作积极性，提高会议管理的工作效率;②会议全过程管理能够优化会议内部工作，是会议开展的依据和前提。

2 当前会议过程管理中存在的难点

2.1 会议人员结构复杂

会议管理承担的工作量较大，因此其会议工作人员较多，既有会议现场的主持人员、操作人员，也有专门的管理人员，同时这些人员的素质和学历各不相同，给会议全过程管理管理工作的开展带来了困难。通过对某会议现场人员的调查显示，在会议中参与会议的人的学历较为复杂，对于构建合理的管理机制带来了困难。

2.2 会议的频繁性

当前我国的会议频繁性较大，会议的频繁性较强，参与会议的队伍通常会随着会议项目而不断流动，虽然会议现场的会议时间固定，但是由于会议现场管理的混乱，造成了会议效率低下，同时下属的会议管理部门也根据会议项目的具体情况而组建，从而造成了管理机構的不确定，造成了管理工作难以开展。此外会议队伍人员的频繁性较强，往往会议项目的位置发生变动，其会议队伍也会相应发生变动。

2.3 会议评价信息的收集困难

会议的目的是通过会议评价信息的收集来完成决策的科学性的评估，同时传达相关的政策信息，但是在当前的会议管理中，存在着会议评价信息收集困难的现象，为会议全过程管理带来了诸多的不便。尤其是在一些会议中，由于缺乏有效的沟通和交流方式，会议管理机构的各项管理措施很难及时传达到会议现场，此外这些会议现场的监督力量较为薄弱，缺乏有效的监管，也造成了会议全过程管理全面评价的困难。

3 会议全过程管理在会议中的核心价值

3.1 追求会议生活中的“实质公平”

会议全过程管理追求的终极目标是会议的实质公平，这也是会议全过程管理的核心价值，在会议中，要理解公平的意义，就要结合其会议关系，并协调会议全过程管理和其他法律的关系，才能真正把握住会议全过程管理中的公平原则。通常而言会议中的公平离不开会议制度的束缚，同时公平原则的实现要建立在保证会议效率的基础上，而且公平的范畴要覆盖到整个会议中，扩大会议公平的会议影响力。会议全过程管理强调会议中的总体效益公平，同时要求个人会议行为符合总体会议的发展需要，通过国家强制性的调节配置功能，改变会议中存在的不公平现象，在实现个人利益的同时，也实现了会议中的实质公平。

3.2 强调会议生活中的“自由”

会议全过程管理追求自由价值，虽然相对于民法而言，会议全过程管理追求自由的热情相对不足，但是会议全过程管理依然给会议提供了足够自由的空间，但是这种自由通常是以牺牲个人自由去争取整体自由，以便于保证其会议发展的无障碍性。同时会议全过程管理的自由是以会议责任为本位，强调在自由的环境下，形成和谐的会议发展结构，这也是会议全过程管理追求的最高目标之一，此外通过对会议主体的规范，为会议竞争提供自由有序的环境，实现全会议的公平正义。

4 新时期会议全过程管理的策略

4.1 建立治理结构和内控体系

治理机构是全过程会议管理的原动力，良好的治理机构能够为会议管理提供有力的支撑，同时会议管理的量化和控制都应当建立在完善的内控体系上。当前建立治理结构和内控体系是我国会议全过程管理中重点解决的问题。因此会议机构要解决会议管理机构不足的问题，也要健全治理结构，从本质上增强对于会议管理的“硬约束”能力，同时建立独立的权利制度、内部控制制度，逐步形成以会议管理部门为核心的会议管理组织体系。

4.2 重视利益冲突，保障独立性

当前会议管理工不具备独立性，从而造成了会议管理中存在着较大的利益冲突，尤其是部分会议管理的不足造成“会而不决”的现象，造成了其控制会议管理能力的下降。因此在会议全过程管理工作，要重视委托代理管理和道德会议管理等问题，采用独立的会议管理管理体系。首先是要保证会议管理管理部门和内控部门的分工，保证其工作的独立性，同时也要增强两个部门之间的合作。其次要求会议管理部门保证会议管理信息的全面性、准确性、即时性，为会议管理工作提供良好的基础。此外会议管理部门要把握工作的重点，把工作重点放在信息的采集和整合上，为会议的进行提供科学的决策指导。最后要根据相关的管理办法，对于会议管理执行状况进行跟踪检查，保证管理工作的成效性。

4.3 進行管理思维的创新

会议的管理者要充分认识到创新的重要性，要充分认识到全过程管理工作的重要性，端正会议管理工作意识，消除会议内部的不健全制度。研究调查显示，部分会议的管理体系不健全，依然摆脱不了传统的会议思维，思维的落后造成了会议管理的落后，在管理工作中出现了一系列的问题，同时又缺乏相应的专业管理知识，使会议管理彻底进入了混乱。因此，为了避免会议出现的这一问题，会议管理者首先要转变思维方式，从全过程的管理入手，并针对会议自身制定完备的管理流程，对于会议人员培训等方面进行重新的规定，提高会议的整体效率水平。

4.4 进行管理模式的创新

管理模式的创新是会议管理制度创新的关键，在会议的管理制度革新中，要把握住工作的重点，一方面是对于会议中人才的管理，创新的关键是人才的使用，对于会议内部的管理制度改革要采用优秀的人才执行，并给予其充分的支持，对于会议中存在的管理弊端，要抛弃人情的观念;另一方面对于会议事务的管理，要根据事情的重要性，进行等级分割，并把管理工作安排到位。

4.5 建立领导能力强的管理层

会议的管理者是会议的导航者，引导着会议向着正确的方向发展，管理者的素质直接决定了会议管理制度的质量，一个优秀管理层能把会议在争端的边缘拯救回来，并继续发展壮大，相反，一个不合格的管理层会把会议带入混乱中。因此，会议要任用优秀的高层管理人才，对于会议的管理制度要加强全过程管理，保证会议在正常的轨迹上发展。

4.6 控制会议数量、提高会议质量

控制会议数量构成了事前控制的工作内容，这将直接影响到企业办公经费的节约问题。因此要会议全过程的管理重点是控制会议数量管理，根据会议的必要性和召开形式确定会议数量，避免形式主义的出现。再者要提高会议质量，在会议管理中要围绕决议与实效间的匹配度来开展会议，加强会议前后的控制工作。

5 结 论

总之，新时期的会议全过程管理要充分了解管理模式定位，并采用有效的管理措施来进行会议内容的创新，保证会议管理思维和管理模式符合当前的时代要求，从而全面提高会议全过程的工作优化，同时要从会议形式、会议核心价值等方面入手，构建完整的会议流程，根据会议工作内容制定相应的会议管理工作，加强会议管理的执行力度，从而保证会议全过程的高效运行。

参考文献：

[1]夏志刚.新时期会议全过程管理问题探究[J].办公室业务，2010（3）.

[2]李全中.浅谈改革会议会议管理的措施[J].中国管理，2014（3）.