审计机关档案管理优化策略

冯丽

在审计机关日常工作中档案管理工作占据重要地位。由于审计档案的信息来源呈现多元化、信息内容呈繁杂化及专业化特征，这些都成为审计机关档案管理的难点。笔者在文中将自身实践而得出的档案管理工作经验进行了总结，以求为新形势下审计机关的档案管理提出一点思考，以供同行探讨。

办公室工作在单位中起着承上启下的作用。其主要参与管理事物、政务及协调服务等工作，处在单位工作的关键环节。文件档案管理是一个单位办公室工作不可或缺部分，尤其是审计单位的档案管理。新时期，随着电子档案管理系统的全面进驻，大量繁琐的文件档案与电子信息冲击着档案管理工作的具体运行，这就对审计机构的文件档案管理有了更高的要求。笔者通过历年来工作实践总结出了以下关于审计机构档案管理优化的几点策略，以供同行探讨。

一、纸质档案管理方面

虽然信息技术的发展使得电子政务和办公自动化成为了必然趋势，但是纸质文件依然是现行承载档案信息的重要载体。当前纸质档案有其必然存在的优势，审计机关想要做好纸质文件档案的管理工作，需要注意以下两个方面。

注重对档案管理人员的培养。审计机构的档案管理工作细致而繁琐的，因此必须要给予管理人员充足的时间和经历，配备专门的档案管理工作人员，明确其工作职责是必须具备的条件。以此来保障档案文件管理的完整性、连贯性及责任的明确性；其次是注重档案管理人员的素质培养。大量的纸质档案需要进行分门别类的保存，对审计机关而言，因资料的种类繁多且专业性较强，为使档案在后续工作中方便寻找，因此需要档案管理人员具备一定的专业素质。单位可对这些人员进行一些学习和培训，以便其掌握先进的工作方法；最后是需要加强对档案管理人员的责任心培养。就审计机关而言，档案的保密要求较之一般机构更加注重，因此在日常工作中需要加强对档案管理人员的保密知识教育和警示教育，促使其对各类档案文件及时归档并确保档案文件内容的准确性与完整性。同时，还要通过内部通告等形式取得各科室对档案规范管理的支持。

建立健全档案管理制度。建立健全档案管理的各项规章制度，是做好档案管理工作的关键，也是开展档案管理工作的行为准则，有制度才有对制度的执行。在审计机构档案管理制度方面，笔者以为有几个重要的方面。

一是档案的流程流转制度。档案的流程流转应等同办公室收文、发文、文件传递工作程序，并明确处理纪律。所有档案需由档案管理人员统一接收、拆封、记载明细并建立统一的收发等级薄，并标注收发档案的时间及传递情况，以方便查询档案现存状态。对于处理需时较长的文件，主办科室需使用复印件，将原件及时返回档案管理处；二是档案的限时办结制度。需根据档案类别制定出限时要求，办公室须在限定时间内将文件交回档案管理处，以避免档案文件在某科室过长时间逗留，影响其它科室阅知。对于加密的档案必须要限时和严格限定穿越方位，以避免意外或认为的泄密事件；三是档案保管制度。完善档案的保管制度，对档案的安全及完整性有着重要作用。对办理、传阅完成之后的档案文件，需及时清点核对，并进行分门别类的存放保管。对于档案的借阅要制定出范围与权限，并在借阅时办理等级手续，规定归还时间。若有特殊情况需将文件带出单位，必须要有单位主管领导的签字批准、做出登记并采取相关保密措施。尤其是审计机关的内部重要文件和涉密文件[1]，必须加强保密措施；四是档案的清退、销毁制度。对于档案的清退与销毁也应有严格的等级手续，并定期对其进行此项工作。對于无保存价值的档案文件，要按照规定限时进行销毁，避免出现档案大量积压现象，减轻档案管理工作量。

二、电子档案信息的管理

信息技术的发展让“无纸化办公”成为了可能，电子文件资料的方便、快捷使其日渐占据了办公文件的重要地位。随着电子信息资料的日益增多，其中也凸显出了一些问题。电子文件资料对系统的依赖信、非人工识读性及与特定记录载体之间的可分离、可变性、存储的高密度性等特殊属性，让电子资料较纸质资料而言有更高的效率，但相较而言也存在了诸多不安全因素。因此对于电子档案文件的管理，应以确保其安全为前提。

增强档案管理人员的安全防护意识。安全保障方面，人始终是占主体地位。对于审计机构网络及电子档案信息的安全的维护，不单是档案管理人员或系统管理人员的职责，更应是单位所有工作人员都要遵循的规定。因为在信息操作过程中，每个人都有可能出现意外或疏忽，从而导致电子档案资料的外泄甚至损坏。因此笔者建议审计机关应加强对所有工作人员的安全教育，使其均具备基本的网络安全防护知识并在日常工作中养成习惯。如：定期清理计算机、设置防火墙并灵活运用杀毒软件、对秘密信息实施加密保护、注意对电子档案文件的存储载体进行安全防护、养成良好上网习惯等[2]。

加强对载体的管理。对网络电子信息的安全进行管理同时，还需保证承载档案信息的存储载体安全。虽然诸如光盘等存储载体均号称可使用几十年，但实际上其根本没有那么长的使用寿命，有的甚至几年就出现了问题。笔者以为在存储载体或用来转换的存储介质的选取方面，应尽量选取品牌和质量都过硬的产品。并且对存储有重要档案信息资料的载体在一定时间内要重新进行转换、拷贝，以防止内容的丢失，或避免因产品更新而导致的信息无法读取。

加强安全性技术手段应用。电子档案的出现源自于信息技术的应用与发展，因此对其的管理也应随着信息技术的发展而随时更新。尤其是安全性技术手段要注意及时更新，从而确保电子档案信息的存储、传输等过程的安全，同时有效避免计算机遭遇病毒或木马的恶意攻击，保障电子档案的准确性与完整性。

随着办公现代化的日渐实施，档案管理工作也受到了广泛的重视。审计机关档案信息繁多，工作繁琐且保密要求较高，因此想要做好档案管理工作既需要档案管理人员自身的认真细心，更需要单位及其它部门工作人员的重视与支持。做好档案管理工作才能奠定审计事业长久发展的牢固基石。

（作者单位：吉林省洮南市审计局）