数字时代的国外电子文件鉴定观及其对中国的启示

周文泓 加小双

摘要：本文通过对数字环境引发的档案鉴定理论与实践调整的原因进行分析，梳理国外档案界的鉴定观，并提出对中国电子文件鉴定的启示。

关键词：电子文件国外档案学鉴定

Abstract：The article presents the analysis about what cause the adjustment of archival appraisal theo？ ry and practice of digital records， conclude main view？ points about archival appraisal of digital records in the world， and then put forward what we could learn in abroad.

Key word： Digital records； Archival in abroad； Ap？ praisal

鉴定一直被视作档案管理的核心，无论是在理论还是在实践中，我们对档案鉴定的探索一直持续。特别是在数字时代，网络与信息化技术的发展，使得档案界对电子文件鉴定的研究不断升温。对中国而言，随着新技术的应用，档案界对电子文件的鉴定有着重新的认识。鉴于此，本文对数字时代引发国外档案鉴定变化的原因进行分析，梳理出具有代表性的鉴定观，并简述其对中国的启示。

一、国外电子文件鉴定研究成果

（一）多角度的鉴定观

1.技术角度的自动鉴定。20世纪90年代初，美国学者戴维·比尔曼提出自动鉴定的思想，他认为在数字环境中，档案工作者的鉴定对象不是文件与档案，而是形成文件与档案的业务及职能。它需要在文件与档案管理系统设计之时就要完成，即档案工作者参与系统的设计，提出其功能需求，将鉴定方案嵌入管理系统，文件与档案在系统中就能依据技术完成自动鉴定。这一思想得到了部分档案学者的认同，例如职能鉴定、宏观鉴定等思想。这种鉴定观从技术角度出发，在技术的支持下有着较高的适用性，在国外与中国的电子文件鉴定实践中都已广泛应用。然而，这样的自动鉴定在当前或未来依然需要依赖档案工作者、业务人员、技术人员等协作才能形成相对完善的鉴定方案。因而，自动鉴定成功与否的关键在于能否完成复杂的职能与流程分析和鉴定，并且由形成各类相关利益者参与的群体来共同完成。实践中，它的工作量较大，需要大量的时间才能完成，因此更好地协调相关参与人员很必要。

2.法律角度的取证鉴定。从法律角度进行取证鉴定的电子文件鉴定观，源自InterPARES为代表的文件身份鉴定学派的观点。这一学派强调从证据价值出发，认为不仅要鉴定电子文件的价值，还要鉴定它的真实性。也就是说，以法律中判定事物为证据的方法来考察电子文件是否可信以及是否可以作为证据。这种鉴定观在确保电子文件的真实性、完整性等档案本质属性方面具有较大优势，它借鉴法学与计算机等领域的成果，以充分发挥电子文件的证据价值，进而确保组织与个人的合规性与可问责性。这种鉴定观的局限性体现在：一是在电子文件海量形成的今天，这种微观鉴定对工作量和技术水平要求较高，并不是所有组织都能担负起相应的鉴定工作；二是电子文件不仅具有证据价值，同样具有信息价值、凭证价值等。对部分组织或个人而言，档案的证据价值不一定是他们最需要的，这在一定程度上说明按照取证的要求来鉴定电子文件，很可能因为弱化档案的其他价值而影响档案界对电子文件进行鉴定的初衷。

3.社会角度的参与鉴定。参与鉴定是一种自上而下的鉴定观，其观点想要说明利用档案的意义更在于一种身份认同、公平正义，甚至捍卫人权。一是相对宽泛的界定档案，如在此前很多并未视为档案的如实物、复制件等都视为档案。二是实现不同主体的参与鉴定。官方的档案不仅可以由公众参与著录、标签，还可以鼓励社区建档，由社区成员来鉴定和整理其社区内形成的档案。这种观点是基于社会不同主体不同方面的活动和历史的记录之上的。它从宏观上将鉴定拓展至官方机构以外，将可以参与鉴定的主体扩大，甚至融合了社区档案鉴定这样的微观鉴定。这种鉴定观的优势是从不同角度体现电子文件的价值，并以“众包”的形式使电子文件管理惠及更多人群，发挥更大的社会价值，提升电子文件的影响力。缺点是所涉鉴定主体众多，且利益需求不同，因而鉴定方案难以一致，其标准和实践的一致性上存在较大困难。

（二）鉴定功能的拓展

鉴定功能的拓展是指，对文件（档案）价值以及保管期限进行判定时，是否需要鉴定例如隐私、开放程度等其他方面。随着数字化程度的深入，公共文件与档案需要更多地对外开放，文件与档案的公开与保护成为鉴定的重要课题。电子文件在新技术环境中，具有商业、政治价值等新价值的同时，也产生了新的信息风险，这意味着电子文件的鉴定功能要随之拓展，它要求档案工作者对电子文件及形成它的职能、流程、活动，以及可能产生的利用后果都要理解并能够提供解决对策。

（三）鉴定的必要性

一是随着存储技术的发展，硬盘成本下降，使得同样成本与存储空间容量几何级提升，云存储的应用更是促进了存储容量的提升和成本的下降。一部分观点认为，最初需要鉴定是因为存储空间和管理资源无法支持日益增长的文件数量，当前相关的条件已经得到满足就不需要鉴定，这样鉴定也就失去了意义。二是在大数据的背景下，整体全面的数据通过技术可以实现价值的最大化，即通过对所有文件中的数据开发，可以实现更多价值的开发，这样就不需要对文件进行鉴定。

二、多角度的鉴定观对电子文件鉴定发展的影响

（一）鉴定范围的变化：从国家到社会

移动互联网的发展，社会人权、民主、公平以及正义等概念在档案理论与实践中的渗透，使鉴定对象也发生着变化。以前，在鉴定这个问题上，大多数学者关注国家机构和社会主流机构的文件与档案，后来的其他学者尽管将私人部门的文件与档案纳入研究的范畴，但是相关研究较少。随着边缘群体或社区，以及个人权利关注度的提升，相关研究与实践正在引起诸多学者的关注。例如，社区档案馆纷纷成立，网络平台为个人保存文件与档案数量的增加等，都在一定程度上说明电子文件的鉴定对象正逐渐从以国家机构形成的文件为主，到覆盖其他社会组织乃至个人所形成的文件。此外，鉴定范围的变化不仅体现为档案形成主体的多元，还包括形式的多元，各类数字形式的文本、图片、视频、音频乃至多媒体形式的文件也被纳入到鉴定范围中。

（二）鉴定方式：多元的鉴定主体

鉴定范围的变化，使电子文件的鉴定主体变得日趋多元化。自档案鉴定开始起就有关于谁来鉴定的思考，主要观点认为应当由形成者或者档案工作者行使。其中，学者詹金逊从行政管理的角度出发，以证据价值为基础，认为形成者应当履行鉴定的责任，档案工作者则作为保管员的角色。学者谢伦伯格则认为，档案完成了对形成者的价值，应作为情报价值的载体保存，因而，档案工作者要主动承担鉴定责任，在涉及社会学、历史学、经济学等内容时，可以向学者咨询。随着数字世界的到来，涉及主体涵盖了形成者、所有者、保管者、档案工作者、用户等相互区别且相互交叉的主体，这使得文件的所有权与管理权更加复杂。同时，随着鉴定范围拓宽到社区档案、个人档案等，主体的特点也变得与以往不同，在这样的背景下，需要重新考虑谁来鉴定，怎样鉴定等问题。

（三）电子文件的真实性受到冲击

在数字环境中，保存的是再现电子文件的能力，数字设备的每一次呈现，都是基于应用程序和硬件重新组合保存的数据。换句话说，原件的概念正在弱化。如何保证电子文件的真实性？学者杜兰蒂将詹金逊提出的档案真实性纳入了鉴定的范畴，她认为档案鉴定不仅要鉴定价值，还要鉴定电子文件是否还是之前的电子文件，即对真实性进行鉴定。加之数字设备、系统、载体等技术因素都会对电子文件的真实性形成挑战，以及社会学、管理层面的挑战，都需要不断发展出更加与之适合的鉴定理论与方法。

三、国外电子鉴定研究成果对中国的启示

（一）引入多元利益主体的多元鉴定

随着社会组织与国家机构在权力上的分化，国家职能与社会职能的区别更加明显，与国家档案机构相对应的社区档案馆在英国、澳大利亚、加拿大等国正在迅速增加。在这样的背景下，无论是从形成者还是利用者的角度出发，都要从历史的角度去思考问题，这样对鉴定对象的讨论就不再局限或着重政府等主流机构形成的文件与档案上，而是涵盖了社区、边缘群体、个人等主体的多元鉴定。特别是在web2.0时代，社交媒体平台的档案鉴定也会逐渐纳入到讨论之中。

（二）参与和协作的鉴定主体

无论是从形成者的管理需求出发，还是从利用者的研究需要、身份认同、资源利用等多种需求出发，文件（档案）的鉴定责任不再是单一地划归给形成者、档案工作者或是历史学家，而是通过技术平台或鉴定标准来实现多主体的参与和协作鉴定。参与式的鉴定不仅在社区档案的鉴定中要求社区成员参与到档案的选择中来，而且国家档案机构也通过咨询的方式或是考察各类管理事务中公众与机构的互动程度来完善鉴定标准，并通过web2.0与社交媒体平台使用户参与到整理与著录中来提供鉴定意见。

（三）鉴定方法和功能的改进

无论是自下而上还是自下而上的鉴定，都应该结合宏观与微观鉴定方法。一方面，随着计算机技术的发展，批量鉴定得以实现，而这只有基于对文件背景的深入调查和标准的细化制定才能实现；另一方面，多次鉴定制度的引入，在不断增加和难以给出决定的文件中，有学者认为可以考虑通过暂时搁置，经过规定时限有了更深刻的理解后再进行鉴定，即留存一段时间后再做决定，国外提出的再鉴定制度相对能确保鉴定决策更为客观。此外，对文件与档案进行隐私的鉴定、安全级数的设置等都是需要进一步考虑的。这方面的工作在文件制作阶段类似的有密级的制定，但二者也有不同。在文件与档案的开放利用时代，既要确保价值开发，又要确保隐私与安全，因而在鉴定中，适当地将功能拓展到隐私与安全的识别与确认上很有必要，这样会加强对质量的有效控制。

*本文为国家社科重大项目《国家数字档案资源整合与服务机制研究》（项目编号： 13 &ZD 184）的研究成果之一。

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作者单位：中国人民大学信息资源管理学院