务实档案精彩在途

张雪威

科技融入生活，带给我们智慧生活的无限可能。从清晨起床的那一刻起，智慧生活便已经开启。梳妆打扮时，站在“智能镜子”面前，不仅可以查看搭配效果，还可以随手点击天气、新闻等新鲜资讯；休闲购物时，只需佩戴防偷窥眼镜，便能安全地输入密码体验购物的美妙；准备餐宴时，轻轻点击透明的冰箱门，便能获知食品的保鲜期，再次点击还能欣赏电影大片。从智能镜子、智能眼镜到智能冰箱、智能电视等等，档案作为一个时代、一段历史的见证者，真实地记录着这些重要变化。如果说，科技是北京市经济技术开发区（以下简称亦庄开发区）发展的强大引擎，那么，档案则是其发展过程中不可或缺的底色，它见证着驻区机构和企业的每一步成长，更记录着开发区伴随时代发展阔步前行的跫音。

夯实基础，稳中求进

亦庄开发区成立于1992年，作为国家级经济技术开发区，它主要由市委市政府派出机构管委会进行管理，这在一定上决定了亦庄开发区档案室工作的特定职责，即对管委会形成的档案及工委和40余个管委部门的档案（驻区内其他机构的档案主要由其垂直机构管理）进行收集管理并提供利用服务，同时对驻区企业进行业务指导。

“档案工作是一项基础性工作，涉及众多环节，梳理业务工作主线很关键。而这条业务工作主线就是档案收集工作。一方面收集工作是档案工作的源头，制约着其他工作的开展；另一方面丰富的馆（室）藏资源需要收集工作的有力保证。”管委会办公室副主任郭福明深有感触地说。确保收集工作的顺利开展，面临的重要挑战就是如何保障档案的应收尽收。对此，开发区档案室给出的答案是按制度运行、按规范操作。具体而言，档案室专门制定了档案收集工作制度，明确指定专人负责档案收集工作，规定其负责管委会档案收集工作的同时，详细指出其需要接收工委和40余个管委档案部门并负责业务指导。“对于管委会形成的档案，除了做好日常收集工作以外，档案室还摸索出‘两条腿走路的收集方法。”档案室主任孙建伟介绍道。简单地说，“两条腿”的收集方法是指对占比较多的档案门类和重大活动档案进行重点收集。截至目前，开发区档案室形成档案数量共计418362卷（件），十二个档案门类，即文书档案、工程档案、企业档案、合同档案、审批档案、拆迁档案、竣工档案、执法档案、会计档案、实物档案、声像档案、电子档案。在这十二个档案门类中，开发区档案室对近年来各档案门类占比情况进行统计分析，发现审批档案占比最大，每年形成的档案中六成左右为审批档案。审批档案数量大、收集任务重，若按照固有方法收集，很容易因遗漏档案而导致收集质量不高。面对这种情况，开发区档案室提前介入，每月向管委会内设机构投资促进局的兼职档案员了解已经驻区和即将驻区的企业情况、办理进程等，根据详情列出文件产生的类型，整理出需要接收和归档的文件条目，切实保证了档案的齐全性和完整性。与审批档案收集工作相比，收集重要活动档案更要全盘考虑。档案室通过管委会内设机构外事办了解活动议程及参会单位等情况，还派专人列席管委会会议，及时了解年度重大活动，并针对这些重大活动第一时间把需要收集的档案类型列出详细目录，以通知的形式发给相关单位，以电话的形式通知兼职档案员，并在会议上告知部门领导以督办文件积累与归档工作。此外，档案室的工作人员还主动承担起对重大活动的全程拍摄工作，形成了连续性的声像档案，不仅完整齐全地保存了开发区重大活动的纸质档案，更保存了录音、录像、照片档案，真正做到了重大活动档案的有备可查。

谈及工委和40余个管委部门的归档工作时，开发区档案室认为规范移交流程和建立奖惩机制是做好这项工作的两大法宝。为进一步提高移交档案质量，在流程上，相关部门的兼职档案员完成档案收集、整理、形成条目后才能签字，并报请领导签字确认。这些档案移交档案室后，需要档案员和档案室主任同时签字确认。同时，为了便于了解移交单位的情况，档案室的工作人员仔细地对移交单位的情况进行汇总及备注，对移交及时且质量较好的单位，给予必要的奖励；对移交不及时的单位，提前规定其移交时间；对催交无效的移交单位，特别是在《档案移交电话催办记录单》上超过五次的单位，通过督查室下发《档案移交督查单》告知，若再不移交，则建议督查室在年终考核时给予惩戒。规范有序、奖罚分明的措施，提高了移交单位的积极性，移交档案的质量不断提升，室藏档案资源得到了极大丰富。

开发区聚集了6000余家企业（2013年上半年统计数据），按照“一体化、高端化、国际化”的发展目标，形成了“四三三”的产业发展格局，随着驻区世界500强企业投资项目的增多，对规范化管理要求的提高，它们对专业化的档案业务指导需求愈发强烈。对此，档案室和企业协会共同发放调查问卷，摸清了开发区企业档案的总体情况，按照企业的发展情况提供具有针对性的专业化指导。例如，对驻区时间不长的企业，指导企业进行库房选址和设计；指导企业建立档案管理制度；指导企业配备档案员。对驻区时间较长的企业，定期举办业务培训，深化企业档案员对档案工作的认识；主动到企业传达上级档案部门的新政策、新要求，发放档案法律法规等文件材料，提供档案工作思路和方案，切实解决了企业在工作中遇到的难题。同时，在不同驻区企业之间搭建交流平台，多次组织它们互相参观学习。目前驻区内大部分企业建立了规范化的档案管理制度，部分企业成为档案工作先进企业，作为企业代表参加2014年度全国开发区档案工作会议并发言。

比邻而居，协同发展

2010年，大兴区和亦庄开发区进行了行政资源整合。整合后，大兴区和亦庄开发区拥有同一套领导班子，两区的行政机构也都存在，重要的是二者间整合统一的步伐正在加快。“两区行政资源整合带给档案工作的重大变化就是两支队伍的协同发展，换句话说，就是在思想、感情、资源和工作上的深度融合。”郭福明介绍道。要协同发展，思想上必须“先行融合”，而这首先要找到两区之间的共同之处，即具有共同的地缘战略利益上。两区比邻而居，同处于城市发展新区的区域功能定位下，这些因素促使两区的合作不断加强，而协同发展就是两区战略思考的出发点。带着这样的思路，开发区档案室和大兴区档案局多次共同组织党日活动，通过参观沟通，班子成员和其他档案工作者都直观地感受到两区的发展历程，在文化的认同中增进了感情，也为下一步工作达成共识打下了坚实的基础。

无论是大兴区档案局还是开发区档案室，其基础工作都是比较扎实的。行政资源整合后，大兴区和开发区档案工作中的一些好的经验和做法要兼收并蓄。事实上，开发区档案室对大兴区档案工作中值得借鉴的模式更是“来者不拒”。就拿社区档案工作来说，社区档案工作是大兴区档案局常抓不懈的一项重要工作，多年来他们把这项工作做得有声有色。开发区档案室为了填补其在社区档案工作中的空白，对社区档案建设的基本情况、基础数据、建设要求等进行了梳理，多次利用座谈会和相互走访等方式主动与大兴区档案局沟通，吸取了大兴区档案局在社区档案工作中指定专人负责社区档案工作、举办业务培训及现场指导、按照“八防”要求配备物品器材、定期检查和不定期走访相结合检查督促等经验，制定了严格的社区档案工作制度，并按照要求配备了社区档案工作所需的软件和硬件，使得开发区社区档案工作有序开展。同样，开发区档案室利用开发区在品牌、政策、产业发展、科技创新等优势，结合其在“一区六园”产业发展格局中的主体平台作用，通过与投资促进局兼职档案员建立协调机制，及时了解企业动态，向企业提供招商政策、入区标准、项目布局等档案材料，为部分入驻大兴区六大园区的企业铺平了道路。这样，二者通过优势互补、强强联合，在档案工作中不仅实现了对口工作的衔接，达到了队伍不散、工作不乱，工作和改革“两不误，两促进”的预期目标，更重要的是以服务企业为抓手，在携手共建城市发展新区、提升区域经济中发挥着重要作用。

行政资源整合至今的五年间，开发区档案室和大兴区档案局的协同发展日趋成熟。在新的起点上，开发区档案室和大兴区档案局将编制档案工作“十三五”规划提上日程。编制前夕，开发区档案室工作人员多次到大兴区档案局，就档案服务园区建设、档案服务企业发展等，和大兴区档案局进行深入探讨。大兴区档案局也多次到开发区档案室调研，了解未来五年开发区档案工作发展需求，共同探讨开发区档案事业发展模式，特别是为开发区档案室建成地区级开发区档案馆指出了方向。同时，开发区档案室和大兴区档案局还就共同整合馆藏数字档案资源，建成区域性数字档案馆形成初步意见。

创新服务，崭露头角

如果说“夯实基础”是立身之本，“协同发展”是成长之路，那么“创新服务”就是开发区档案工作的腾飞之翼。二十余年来，开发区坚持走创新驱动产业发展的道路，特别是2011年成为北京市首家综合类国家生态工业示范园区后，档案室创新服务的想法更是呼之欲出。在他们看来，所谓档案创新服务工作，一则要求档案工作服务政府及职能部门，二则及时追踪社会经济发展动态，为企业服务，努力在政府和公众、企业和市场之间架起一座沟通的桥梁，使之成为服务的重要交流平台。

为领导决策提供必要的档案依据，是档案工作服务领导的重要体现。在这项工作上，开发区档案室重视思想创新和资源创新，在综合档案凭证价值和参考价值的基础上，深度整合并挖掘现有档案资源，使档案服务领导决策具有更强的说服力。据介绍，在推进京津冀协同发展、有序疏解首都非核心功能的新形势下，管委会领导多次召开主任办公会对此进行商讨。档案室主动查找管委会成立以来的主任办公会、专题办公会纪要等重要档案材料，其中主任办公会纪要档案材料共计194件，专题会纪要共计783件，在翔实的档案材料中，档案室理清了涉及的重大决策、审批结果、土地规划等内容，并结合开发区的产业发展格局现状，提出了可行性建议，这种从档案价值出发，结合社会经济发展提供档案依据的做法得到了管委会领导的一致好评。

立足科技创新，拓展档案服务功能，为开发区特色产业园区提供专业化的档案服务。档案室一是对16个特色产业园区提供常规化的档案服务。指定专人负责和园区的定期沟通，记录园区出现的档案工作问题，对相关问题进行分类并及时解答；二是在了解特色产业园区业态构成的基础上，根据园区企业的特点，有的放矢地提供特色服务。例如，针对特色产业园区的档案需求，在其与驻区档案服务企业之间搭建合作平台。通过对特色产业园区联盟章程、联盟公约、联盟制度的解读，档案室发现特色产业园区有一定的档案服务需求。同时，开发区也有许多优质的档案服务企业，它们有能力为特色产业园区提供专业化的档案服务。对此，档案室多次到特色产业园区调研，对园区内不同企业的档案服务需求进行摸底，并邀请档案界专家对驻区企业中能够提供档案服务的企业进行服务资质鉴定、服务质量评估、服务效率评判，以便为二者的对接工作奠定基础。

2015年6月，中共中央办公厅和国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》当中，特别提出创新服务形式，强化服务功能等，服务这一个概念被反复强调。开发区档案室据此规划了档案服务的新蓝图。他们认为，档案服务要名副其实，就需要将服务工作延伸至社会经济发展的方方面面。据介绍，建立档案科技创新园区、开展档案社会化服务，是开发区档案室2016年的重点工作之一。对建立档案科技创新园区而言，档案室就如何吸纳集聚档案服务企业、研究机构、数据中心等机构，已经与投资促进局和中国档案学会进行商讨。对档案社会化服务而言，开发区档案室在进行可行性分析的基础上，开始了全面调研工作，咨询了国家档案局、北京市档案局，并与大兴区档案局、天津开发区档案馆和苏州工业园档案馆进行电话交流，最终将《关于在开发区开展档案社会化服务的可行性报告》上报给管委会领导，得到了管委会领导的高度重视，现已对驻区档案服务企业展开试点工作。此外，与之配套的档案服务工作也在跟进中。例如，为配合京津翼协同发展工作，档案室积极促成河北永清档案园区的建立，目前永清档案园区占地约50亩，建筑规划面积10万平方米，可存储标准档案约500万箱，为今后开发区和永清园区之间搭建信息通道提供了必要保障。

一路采撷，一路收获，一路精彩！新的一年，提振精神的开发区档案人已经整装待发，愿他们辛勤哺育的创新之花美丽绽放！