浅谈高职院校教务秘书档案管理能力的培养

刘颖

摘 要：教务秘书是高职院校最基层的教学管理人员，同时兼任着系（部）档案管理的职责，而如今档案管理在高职院校教学管理、科研和文化建设等方面发挥着越来越重要的作用。提高教务秘书的档案管理能力对提高高职院校档案管理水平、促进高职院校健康可持续发展有着积极意义。

关键词：高职院校;教务秘书;档案管理能力

在高职院校中，教务秘书是学校基层教学单位最直接的教学管理人员，紧跟教学一线，既是管理者同时又是服务人员，工作繁杂琐碎、强度高、责任大。在各二级院系（部）的管理活动中，教务秘书不仅要辅助院系（部）领导对具体的教学环节进行管理和协调，服务广大师生，还必须注意对教学中产生的有价值的数据和信息进行及时收集、整理、建档，供院系（部）领导进行参考。本文针对高职院校教务秘书队伍的现状，对如何加强教务秘书队伍建设、提高教务秘书档案管理能力提出了相应建议。

一、高职院校教务秘书队伍的现状和存在的问题

1.用人随意性大，队伍不稳定。目前，在大多数人眼中，教务秘书被认为是业务性不强、人人都能干的工作。另外，由于高职院校普遍更重视师资队伍建设，而忽视对教务管理队伍的建设，相关职能部门对担任教务秘书人员的教育背景、业务能力、岗位职责等没有明确、规范的要求，学校人事部门或院（系）领导在选用教务秘书时往往只凭个人经验进行安排，导致教务秘书队伍人员的来源渠道多种多样，整体结构不够科学，流动性、随意性大。

2.普遍业务素质不高。教务秘书工作具有很强的专业性，不仅要求熟悉各项教务管理制度，熟练操作教务管理系统，同时对个人的综合素质也有一定的要求。而用人的随意性则导致教务秘书队伍业务素质参差不齐，普遍偏低。在档案管理方面，业务素质偏低的另一个表现是有些教务秘书并不了解相关的规章制度。在组织进行教育教学管理活动中，对资料的价值不能够正确估量，无法准确、及时地完成文书的立卷归档工作，在具体操作时常常由于主观原因导致档案资料缺失或者图文不符，从而影响档案的分类和归档。

3.工作缺乏职业满足感。教务秘书岗位隶属于学校行政主管部门和教学管理职能部门的双重属性，决定了他们的业务协调范围大而复杂。教务秘书工作繁杂琐碎却又举重若轻，稍有疏忽就有可能造成教学事故。而肩负教学档案管理人员的工作，使得教务秘书的工作性质相对来说更复杂。工作强度高、压力大，可相对应的却是普遍较低的工资待遇，相对狭窄的个人发展空间，由此带来的心理落差，不可避免地会导致教务秘书缺乏职业满足感，对工作产生懈怠抵触情绪。

二、提升教务秘书档案管理水平的意义

随着高等教育规模的不断扩大，高职院校的学生层次和培养模式也趋向复杂和多样化，因此，更应该注重档案的规范管理。构建完整、有序的学校档案库可以有效保存学校的重要资料和信息资源。目前，高校档案信息化水平在不断提高，高职教育方式也在发生着转变，在高职院校管理质量迫切需要提高的大背景下，提升教务秘书档案管理水平对促进高职院校健康可持续发展有着积极意义。

三、提高教务秘书档案管理能力的途径

1.加强宣传教育，更新管理观念。二级院系（部）的档案工作是学校档案工作的基础。学院层面要加强宣传教育，多组织教务秘书的内部业务交流。二级院系（部）的教务工作者对于相关专业以及院级的教学比赛中，教师和学生的获奖情况，教学成果数据，院系（部）教师科研情况，文件和试卷等其他材料应及时主动收集并处理。只有平时注意做好档案管理工作，在之后迎接一些重大教学活动，如省（市）教学质量评估、校庆、校友会等活动时，才可以做到资料手到拈来，准确可信。

2.岗位培训，实行规范化管理。由于岗位的特殊性，使得教务秘书必须全勤坐班，并随时准备应付二级院系（部）各种教学和管理中的突发事件，几乎没有机会进行全脱产的档案管理工作相关培训，而目前教务秘书又普遍存在学习和掌握一定档案管理知识和技能的迫切需要，因此，可以通过校内培训和自主学习相结合的模式来对教务秘书进行引导和教育。可以通过在校内开展一些相关政策法规和归档技能方面的讲座、督促教务秘书加强自我进修等方式，让教务秘书认真学习档案管理的相关知识，了解档案工作流程和《档案法》等法律法规，认真履行职责以保证文件的完整性和安全性，主动做好各种材料的分类和备案工作，使其更好地为教学和教育服务。

3.建立科学有效的考核机制。注重考核和评价是降低教务秘书工作失误率，提高他们努力做好档案管理工作积极性的有效方式。由于以往的忽视，教务秘书们“干好干坏一个样”，“得过且过”，这是非常不利于学院长久发展的。因此，对于工作目标不能“一视同仁”，应该根据工作目标的难易度和完成情况的好坏设定相应的权重指数，同时定期开展档案管理工作质量评比，将之纳入年终绩效考核，跟工资水平挂钩。只有这样，才能够调动教务秘书学习和开展档案管理工作的积极性，有效提高教务秘书的档案管理能力。

参考文献：

[1]李成利.论地方院校教务秘书档案管理能力培养[J].学理论，2011（3）.

[2]王镇.对提升高校教务秘书教务管理水平的几点建议[J].中国人才，2010（22）：76-77.

[3]李成利.论高校档案管理与高校软实力的提升[J].康定民族师范高等专科学校学报，2008，17（6）：102-104.