高职院校电子档案整合管理探析

陈玄

【摘要】近些年随着信息时代的到来，高职院校的档案管理也进入了电子时代，对于传统的管理方式和管理经验等都提出了挑战。现阶段，高职院校各类档案信息材料不断增加，档案管理任务日渐繁重，如何提升高职院校电子档案的管理水平，优化其管理方式，便成为高职院校急待解决的一个重要问题。对此，本文拟探析高职院校电子档案整合管理的方式，以突破目前档案管理的瓶颈，提升高职院校电子档案管理的整体水平。

【关键词】高职院校；电子档案；整合管理

【中图分类号】TU 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）18-0031-02

受信息时代的影响，档案管理已经从纸质时代进入电子时代。所谓电子档案，就是经计算机处理的各类资料的集合体。与过去的档案管理方式相比，电子档案能及时整合现有的信息资源，凭借二进制数据处理方式，将学生的德、智、体等基本情况在管理过程中凸显出来。传统的纸质档案管理方式是将图片、文字等以纸质材料的形式进行分类存放，不方便档案的存储与查找。而电子档案管理却解决了这一难题，它能将众多的图片、文字和视频等转换成数字形式储存起来，比纸质档案更容易管理和查阅。

高职院校采用的电子档案管理方式，一方面极大地满足了学校改革、发展的需要，另一方面则推动了文件、档案管理的现代化、科学化。

一、高职院校电子档案管理现状

合理运用各类档案是电子档案建立与完善的最终目的，也是社会服务意识的充分体现。目前我国高职院校电子档案管理还存在不少问题，距离整合管理目标还有不少差距。比如，缺乏先进的技术支持与及时的经验总结；管理观念的差异，管理方式的滞后，也拖了电子档案整合管理的后腿。由于各高校对信息的孤立存储，不重视教学与科研方面的信息交流，忽视资源共享的重要作用，致使得电子档案的整合管理面临诸多的问题，加大了整合管理的难度[1]。要实现高职院校电子档案的整合管理，就必须了解高职院校电子档案管理的现状，从而对症下药找出解决问题的办法。那么，高职院校电子档案管理工作在目前到底存在着什么问题呢？

（1）电子档案管理方式较为传统。目前，众多高职院校的电子档案管理仍然采用过去的传统管理方式，不注重信息的交流与共享，这就在一定程度上影响了电子档案管理特有建设属性的充分发挥，导致高职院校电子档案管理仍处于滞后的状态，造成信息资源利用的不合理，容易发生二次存档现象，无法体现电子档案管理的优势。[2]

（2）电子档案技术装备落后。当前，不少高职院校的电子档案还缺少专门的磁介质档案存储设备，而数字档案对设备的依赖性是比较强的，这对电子档案的管理带来了一定困难。由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年就读不出数据。数字信息技术是载体、记录格式、软件、硬件等有机的集合，即使记录载体完好，如果检索、输出或编辑它的软件中任何一项技术过时，都将影响电子档案信息的读出。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有着良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存。因此，有条件的档案部门已率先配备了光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上，但刻录仪一时还难以普及。电脑病毒的横行，再加黑客的恶意攻击，软件落后、不适用和安全性差，使得档案信息的安全和保密也受到威胁。

由此可见，没有先进的技术和设备的支持，提升高职院校电子档案管理水平就是一句空话。

（3）分散管理不能满足人们需求。据相关资料显示，目前，高职院校的众多学生与老师如果想参加各类社会活动，或者出国深造、评职称、被举荐等，都需要所在院校提供相应的档案资料进行证明。由于现阶段高职院校的电子档案管理还较为分散，信息资源未能整合，这就直接影响这些档案的及时输出，有可能贻误相关人士的工作。尽管现阶段高职院校档案管理已在逐步实现电子信息化，但依然不能满足人们在社会生活诸多方面的与日俱增的需求。

二、如何实现高职院校电子档案的整合管理

从目前国内外电子档案整合管理的经验来看，分散与集中管理，已成为电子档案管理中的两种重要方式。本文所探讨的整合管理是与集中管理相一致的。所谓整合管理，就是忽略电子档案的负载方式，重视其数据要求和各类形式，合理运用档案机构对信息进行控制与组织，使其达到整合管理的目的。现阶段，发达国家如美国主要采用集中管理方式，并形成一种灵活多变、合理有效的管理模式，很值得我们借鉴。

要实现高职院校电子档案的整合管理，就必须从以下几方面做起：

（1）建立并逐步完善档案调控管理机构。进行电子档案的整合管理，最重要的便是建立各个高职院校之间的档案提空机构，逐步达到档案管理的社会化和档案服务的大众化。对此，教育主管部门应统筹并确定好档案调控管理机构，使其负责制定相应的的档案管理制度，及时调配信息资源，协调各高职院校之间的关系等。当然，还需要各高职院校的主动参与与配合，积极组建、整合联动的档案调控管理机构，以实现高职院校之间的电子档案一体化以及优质的网络服务水平。高职院校中有档案管理专业的可以实时进行档案管理培训工作，条件允许的话，可承接档案调控机构的有关会议，从而调动其他高职院校对电子档案整合管理工作的积极性和主动性，为实现电子档案的整合管理目标做好准备工作。

（2）积极提升电子档案整合管理的效能。电子档案的整合管理，就是一种简便快捷的计算机网络档案服务，它主要负责相关电子档案文件的归类整理、及时更正变动的电子档案、做好组卷工作、编写档案检索目录以及相关电子档案的查阅工作等。灵活多变、自主查阅的电子档案管理需要先进的技术支持。它包含著众多的子系统，各类档案数字化的过程中还涉及到相关的知识产权、文件的正确储存形式等必须解决的问题。为此，需要充分利用文字辨别技能、先进的计算机技术以及电子档案整合管理技术等。高职院校需要将校园网与支持电子档案整合的网络相连接，实现对内对外全部数据的综合管理，逐步建立各院校之间的有效信息交流，做好搜集、分析、统计与使用电子档案的各项工作。另外，高职院校还应着力提高档案管理人员的综合素质与专业素质，定期对他们进行技术与理论培训，使其能够熟练应用文件储存形式的兼容技术、电子档案加密技术、确保数据安全以及正确呈现数据的技术等，为构建电子档案管理系统做好人才支持。[3]

（3）增强服务意识，优化电子档案的整合管理。在电子档案整合管理的探析中，需要明确电子档案的最终服务目标以及实现的价值等。对电子档案整合管理而言，保证信息资源的正确性与合理性是其重要的前提之一。传统观念认为，高职院校档案的建立，主要是为学生的离校、就业，为教师的考评、晋升职称等提供相应的材料证明。但在实际的使用过程中，如果能定期认证知识产权以及合理使用与归档各类文书等，就可有效地指导院校的科研工作，及时地设立教学目标等。例如，各高职院校的科研成果、优秀课题等，仅在各自院校的档案管理系统中进行分类保存，于是造成科研人员，社会公众或普通用户不能有效利用此类成果，这就在一定程度上封闭了最新的科研信息，影响了科技成果的传播、转化和利用，给经济社会带来不必要的损失。因此，需要进一步增强社会服务意识，充分利用好校园网，以更好地进行电子档案的整合管理。[4]

（4）加大资金投入，做好电子档案的安保工作。科技是把双刃剑，带来众多便利的同时，也将产生不可避免的风险，对此我们应予高度重视。要实现档案的电子化、数字化目标，就必须做好安全保障工作。在信息资源共享的过程中，不法黑客会通过各种违规渠道搜集各类信息，从而导致高职院校电子档案信息的泄漏。因此，高职院校应根据自身的资金、技术、电子档案等情况采取相应的解决措施。比如可以通过设立抵抗病毒侵入的防火墙，及时做好院校教务处网络、各类软件以及全部数据库的加密工作，并设立相应的辅助系统及时跟踪与维护，定期对计算机网络进行杀毒清理。这些措施虽然能够解决部分的电子档案安全性问题，但欲要从根本上做好电子档案的整合管理，还需要大量的资金支持，对电脑及电子档案的有关器材更新换代，以提高其安保性能，切实保证电子档案的安全性和保密性。 [5]

三、结 语

电子档案整合管理是信息时代的产物，亦是党政机关、群众团体、国企私企以及包括高等学校在内的事业单位档案管理之所必需。随着经济全球化、科技教育现代化进程的加快，电子档案的整合管理日益显示出它的先进性、优越性和高效性，因此高职院校的领导应对电子档案的整合管理予以高度的重视与大力的支持，要结合本校的实际情况，综合考量自身的技术力量、资金投入、人才队伍、教学水平、科研成果等状况，制定出既符合本校长远发展，又切合当前实际情况的电子档案整合管理的目标、任務、机制和措施，同时还应加大资金投入，引进先进技术，更新电子档案设备，建立、完善档案管理机构，提高档案管理人员专业素质，提升电子档案整合管理水平，从而为高职院校的教学与科研提供信息资源共享平台，为高职院校的不断发展，为我国的高等职业技术教育做出应有的贡献。

参考文献：

[1]王艳.高职院校教学管理实现善治之路径探析[J]. 职业教育研究. 2009（09）

[2]孙云志，何玉宏.提升高职院校吸引力的思考[J]. 黑龙江教育（高教研究与评估）. 2009（11）

[3]骆文炎，何瑶伟，冯旭芳.高职院校文化建设路径研究[J]. 中国高教研究. 2011（06）

[4]范迪新.高职院校民主管理的途径与方式初探[J]. 硅谷. 2009（17）

[5]马学华.高职院校电子档案管理工作发展探讨[J]. 黄河水利职业技术学院学报. 2008（01）