信息技术在学校档案管理中的有效应用研究

韩玲

摘要：随着我国科学技术的不断发展，多样化的信息技术被广泛应用到人们的生活和工作当中，也在学校档案管理当中发挥出了比较大的应用作用。在当前的学校档案管理当中，由于档案数量的不断增加和内容复杂化，利用信息技术是十分必要的，这样不仅可以省去人力和时间，还可以保证档案管理有效性。在应用信息技术之后，我国学校的档案管理水平都得到了不断提升。

关键词：信息技术；学校档案管理；有效应用；问题；对策

随着信息技术和科学技术的不断应用，各行各业都大量应用了信息技术，大大提升了经济效益和工作效率。信息技术不仅应用到了我国商业发展区域当中，还应用到了我国学校档案管理当中，在应用计算机设备之后，可以大大解决档案信息繁琐性问题，减少工作流程，节省人力和物资，更重要的一点是，从根本上提升了档案资料保管效率[1]。因此进行学校档案管理现状和信息技术应用情况研究是十分必要的。

一、传统学校档案管理模式弊端研究

对于学校发展来说，档案管理是非常重要的，档案可以说是学校的核心内容和数据库，因此有效落实档案管理工作十分必要，要想提升学校档案管理效率，必须加强档案管理，还应不断引进信息技术和智能化设备，提升数据查询效率，使得查询者可以在较短时间内获取自己需要的资料。但如果仍旧实施传统学校档案管理模式的话，就会导致很多问题出现。

传统学校档案管理模式应用弊端比较多，第一，管理效率比较低，学校工作人员和学生数量是比较多的，学校档案内容也非常多，如果按照传统档案管理模式进行工作的话，会导致管理流程繁琐化，无法有效落实信息保管工作，最终大大降低档案管理效率。第二，保密性比较低，大量的工作需要大量的人员进行管理和整理，因此档案内容保密性也会下降。第三，信息查询和档案维护工作不好落实，时间长了，档案会越来越多，内容也会越来越复杂，单单依靠人工档案管理的话，不利于后期档案信息的快速检索和维护[2]。

二、 信息技术在学校档案管理中的应用优势

随着我国科学技术的不断进步，信息技术应用到了学校档案管理当中，应用信息技术，可以实现学校档案的智能化管理和高效管理，解决一系列档案管理问题，应用优势主要体现在两大方面。

第一，在应用信息技术之后，可以形成现代化的学校档案管理系统，在这个管理系统当中，有着多样化的档案管理软件，功能非常多也非常强大。在学校档案管理工作落实当中，可以有效应用多种管理软件，大大提升了工作效率和问题解决速度，另外还可以降低错误数据出现率，利于相关数据修改。

第二，对于智能化学校档案管理工作来说，必须选择专业水平高的人员担任和负责，档案管理人员不仅应当具备较高的专业水平，还应当具备较高的职业道德，可以有效解决学校档案管理人员管理水平低、素质差的问题。

三、信息技术在学校档案管理中的应用问题

信息技术在学校档案管理当中的应用优势是比较大的，但在当前的智能化学校档案管理工作当中，还存在一些尚待解决的问题，主要包括三大问题。

第一，在转变学校档案管理模式之后，导致一些问题出现。智能化学校档案管理需要依靠计算机和相关信息化设备完成，这样就会导致很多电子文件和数据出现，还会导致档案载体改变，实现纸质档案到电子档案的转变，虽然也可以大大提升档案管理效率，但也会导致一系列档案管理问题出现[3]。

第二，我国当前的学校档案管理条文比较少，也没有对智能化档案管理要求进行明确规定，导致智能化档案管理工作失去标准。

第三，在应用信息技术进行档案管理之后，电子文件成了主要的档案管理内容，但这些电子文件复制率和修改率更高，不利于提升学校档案准确性和完整性。

四、 优化信息化档案管理模式的对策

要想解决当前信息化档案管理的相关问题，可以制定并实施以下对策，优化信息化档案管理模式。

第一，要不断提升信息化档案管理的水平，要在明确当前学校档案管理相关问题的基础上，制定专门化的标准，要从各个管理流程入手，实现管理工作标准化目标，还要提升档案业务标准化和规范化，保证档案标准足够完善，并实现专门化标准的有效落实[4]。只有有效建立档案管理工作标准，实现档案智能化建设，才能从根本上提升信息化档案管理效率。

第二，要加强对学校档案数据库的建设，要在保证学校档案相关数据准确性和完整性的基础上应用信息技术，提升信息化档案管理质量[5]。

第三，要进行办公智能化建设，在应用信息技术之后，档案管理工作和计算机以及网络的关系更加密切，只有实现办公智能化建设，才能完善立卷方法，提升档案管理准确高效性，才能提升遗漏数据补充效率，避免文件变质问题出现，利于后期数据检索和查询[6]。

第四，要提升档案管理人员的综合素质，虽然在应用信息技术进行档案管理之后，管理人员的专业水平都得到了提升，但还必须定期对档案管理人员进行培训教育，不断拓展档案管理人员的专业知识面，增强档案管理人员的责任感，提升其业务能力。

结语

综上所述，信息技术在学校档案管理中的有效应用意义比较大，但在当前的信息化学校档案管理工作当中还存在一些问题，必须不断完善信息化档案管理系统，提升档案管理人员的综合素质，从根本上提升档案管理效率。（作者单位：河北省沧州职业技术学院办公室）

参考文献：

[1]陶改兰.信息技术在学校档案管理中的应用及其作用[J].山西档案，2009，（1）：70-71.

[2]王琴.信息技术在学校档案管理中的应用[J].中国新技术新产品，2009，（22）：260.

[3]郑玉环.浅析信息技术在学校档案管理中的应用[J].中国信息技术教育，2014，（6）：84-85.

[4]苏友华.浅谈信息技术在学校档案管理中的应用[J].黑龙江档案，2012，（3）：104-104.

[5]刘方.信息技术在学校档案管理中的应用[J].实验教学与仪器，2011，28（4）：62-63.

[6]于霞.刍议学校档案管理中信息技术的应用[J].新校园（上旬刊），2014，（8）：233-233.