高校科研秘书的工作定位与素质要求

李安琦 陆炜妮

【摘要】对于高校来说，科研已经成为决定其竞争发展的重要指标。高校的科研秘书是科研部门和各系部教师以及科研人员沟通联系的桥梁，对科研业务的顺利开展起着至关重要的作用。

【关键词】科研 秘书 高校

【基金项目】2014年东莞职业技术学院教改重点项目“计算机应用技术专业科研与服务质量管理工程建设”。

【中图分类号】G71 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2015）03-0023-01

高校之间的竞争日益表现为由教学质量、科研水平和服务经济社会发展能力为核心要素形成的内涵实力的竞争。出不了科研精品的高校，是缺乏竞争力的。科研要出成果，配套的科研管理必须跟得上。高校的科研秘书是科研部门和各系部教师以及科研人员沟通联系的桥梁，对科研业务的顺利开展起着至关重要的作用。

一、高校科研管理的特点

科研管理涉及到对科研人员从项目申请、项目实施到项目完成的全过程管理，要遵循科研活动的规律，通过对众多变量因素的协调，创造一个适合科研开展的平台，使参与者的能量得到最大程度的释放，使科研活动顺利开展。科研管理工作的一个显著的特点在于它是一个动态结构，其本身是由众多变量组成的；科研管理者和被管理者的关系也是多样的：有部门之间的关系、有项目实施和学科建设的关系等。这诸多的矛盾关系只有通过不断协调、服务才能解决，因此科研管理又是一项集服务、策划和协调于一体的活动。高校的科研管理还有其独特殊之处：其管理对象是高校教师，每个人有其擅长的研究领域，有配套的各项社会资源，往往在具体的科研活动中处于中心地位。院系科研秘书作为连接各级科研管理机构与院系老师间的桥梁，一方面无法像科研部门领导一样站在学科前沿，把握学术动态，也很难具有教师同样深厚的学术功底，亲自从事科研活动。他们有着自身独特的角色定位。

二、科研秘书的角色定位

首先，科研秘书的权限和分工决定了科研秘书是管理者与服务者的对立统一。服务性是科研秘书的首要属性，服务者是科研秘书要扮演的首要角色。科研秘书的工作范围涉及各级科研领导机构工作的权限，工作内容涉及服务各级科研领导机构工作的需要，工作领域涉及各级科研領导机构工作的对象，需要全力为各级科研领导机构提供优质服务，同时要为院系教师的科研活动提供周到详尽的服务和支持。作为重要的中间桥梁，院系科研秘书服务的水平直接影响到科研的质量和数量，也关系到科研管理机构的形象和效率。

科研秘书在提供服务的同时，还需要懂得相关的业务知识，对院系科研参与者的科研活动进行指导和管理。在科研管理的过程中，不仅要遵循规章程序，确定合理标准来指导、规范自身的行为，还要及时发现科研管理中的漏洞和问题，提出合理的建议和解决方案来推进科研管理体系的完善。

第二，职责运行的环节决定了科研秘书既是协调者也是监督者。院系科研秘书在科研管理科层中处于中间位置，在各科研管理机构与院系老师之间发挥着重要的中介桥梁作用。科层组织的效率取决于各个层级之间的沟通协调顺畅度，有效地沟通和协调也是科研秘书的重要职责，扮演着协调者的角色。科研管理机构的决策形成后，科研秘书要及时、准确地传达各项信息；各院系基层组织，执行者对于某一科研决定不理解或遇到困难时，科研秘书要认真做好解释说明和信息反馈的工作，全力为老师解决各种问题和困难；当院系教师与科研机构认识和处理问题意见不一致时，科研秘书要充分发挥其协助职责，化解矛盾，理顺关系，解决问题。总之，院系科研秘书是各院系老师和各级科研管理部门之间的桥梁和信息传递员，是具体科研问题的发现者和初步解决者，是完成各级科研管理机构下达的科研事务的督促者和监督者。

第三，科研秘书除了做好科研管理机构与院系老师之间的沟通和协调工作之外，还肩负着对具体的科研事务进行监督和反馈的职责。科研秘书不仅协助各级科研领导机构执行各项决定，为他们挡开琐碎事务，集中精力开展领导行动与决策。此外，他们还上传下达学院各项科研事务、检查督促执行情况，实事求是地向以上各级科研领导反馈信息和提出建议，客观上促进了科研管理的进一步完善。

总之，沟通协调、管理、服务是高校院系科研秘书的重要职责。科研秘书既是上传下达，沟通科研事务的“桥梁”，又是为科研主体，为教师提供有效科研服务，并对其科研工作进行严格把关的“质量监控员”。

三、科研秘书的素质要求

科研秘书主要从事科研计划、科技资料、科技成果的管理及科研项目的申报、科研工作的总结等工作，尤其要做好科技信息的收集、分类、汇总、分析处理、流通等工作。因此为了能够成功地把握自身角色定位的权限分工和角色职责的转换，这就对科研秘书自身的素质、能力提出了较高的要求。

对于具体的院系科研管理工作而言，科研秘书是个具有敏锐洞察力，具有相当学术水平的内当家。作为各级科研领导机构的工作助手，科研秘书除了字要写得好，文章要流畅以及熟练掌握电子计算机操作和应用技术之外，还要认真学习现代科技知识，跟踪本研究领域的最新科技信息，不能浮在表面，说外行话，要深入实际做行家里手。

科研秘书是各级科研管理机构与科技人员联系的中介环节，上要处理好与上级部门和领导的关系，做到政令畅通，下要面对各基层课题组，做到下情上达。因此，对于沟通平衡左右、上下关系，协调领导、部门关系而言，科研秘书是个学识丰富、处事坦然、不卑不亢的外交家。说话办事要有节有度，待人接物应周到细致，对上要尊敬各级领导和老专家，虚心好学，积极主动，即使有时受点委屈，也要忍耐，事后再耐心解释，求得谅解；对下，即对于各院系老师，特别是科研经验不足的老师而言，更要耐心细致，做到平心静气，帮助他们切实解决实际困难；对外，即对于兄弟院系，特别是他国研究机构以及外来归国学者而言，科研秘书除了具备良好的口才之外，还要不断提高外语水平，尤其是口语水平，以适应日益频繁的外事活动需要。

随着时代的发展，特别是进入信息化时代以来，为了促进科研管理科层制的有效、高速运行，以确保科研成果如质如量的生成，及时更新院系科研秘书自身的服务势在必行。