特色档案资源建设

杨寅庆

摘要独具特色的档案资源建设是档案资源建设的重中之重，是档案馆和高校生存发展的必要条件，是档案工作的物质基础和基本前提。但是特色档案资源建设方面逐渐显现其不足和存在的问题。本文从以下五个方面建设特色档案资源：建立相关高校档案管理办法和制度，加大档案宣传力度；拓宽特色档案资源征集渠道；改进和创新档案编研工作，打造文化精品；优化馆藏资源，满足师生和社会的需要求；加强特色档案资源信息化建设力度，实现资源利用共享局面。

关键词特色档案资源建设

档案资源作为国家信息资源的重要组成部分其价值与作用日益凸现，尤其是高校档案部门肩负着服务高校和服务社会的双重责任，更加突出档案资源的重要性。高校档案资源真实的记载了高校学生学籍、教学、科研、基建及党政管理等职能活动及高校发展的历史轨迹，是高校进行服务和改革的重要信息来源，而独具特色的档案资源建设则是档案资源建设的重中之重，是档案馆和高校生存发展的必要条件，是档案工作的物质基础和基本前提。

随着社会对高校利用需求的增长，高校档案部门在服务范围，服务的广度和深度不够方面的问题日益凸显。特色档案涉猎较少这也导致了高校档案资源门类与内容的相对单一，档案资源利用对象和类型也相对集中，服务面狭窄的现象。特色档案资源建设方面逐渐显现其不足和存在的问题。

首先体现在档案观念淡薄，依法治档意识不强。由于传统观念的影响，高校档案工作在校领导眼中一直属于边沿工作，重视度不够，这就造成了档案工作人员日常工作难以开展，经常会出现通知挂出，下面兼职档案员不配合或敷衍的局面产生，致使归档材料收集不全，种类单一，杂乱无章。其次，归档范围不合理。不少人把丰富馆藏资源理解为馆藏数量的增加，没有意识到质量的重要性，没有精品意识、特色意识。服务对象狭窄，档案部门的功能类型、建设目标没能显现。各个门类和载体的档案资源、入藏材料和馆藏档案比例有失调现象，致使资源收集的归档模式无法以用户为向导，档案服务的针对性和时效性不足。再次，档案资源建设征集渠道狭窄。特色档案资源是吸引用户的重要途径。高校档案部门大多没有根据实际事物的发展变化从动态中分析目标客户的需求，因此无法及时、主动收集材料，有效拓宽收集渠道。更别说有效搭建一个种类齐全、系统完整、馆藏丰富、网上网下相结合的有特色的档案资源体系，不能更好的为校内学生、教师、学校和校外社会服务。最后，档案信息化与数字化观念深入人心与其整体程度较低的现状共存。各高校购买信息化基础设施，建立档案资源数据库，纸质档案实现数字化，建设档案查询网页，在档案利用方面取得较大进步。但是单一的信息化工具的更新换代是不够的，档案资源建设信息化的整体布局缺陷众多，诸如，电子文件归档方式和数据标准多样，无法实现校与校之间资源共享，档案资源局域网大多无法与校园网、其他外部网络连通，全文数据库、多媒体数据库建设不够等问题突显，影响档案信息资源有效的开发和利用，阻碍了档案信息事业的发展。

“档案是人们在社会实践活动中形成的，具有保存备查的原始记录，是一种信息资源，影响着人类生活的方方面面。”高校特色档案资源是高校在从事教学、科研、党政管理及其他各项活动中形成精华部分，是对学校和社会有保存价值的档案总和。他沉积这学校特色专业、人物和反应悠久的历史或现代文化，其为校内外的各项活动服务发挥着不可忽视的作用。所以建设特色档案资源对当今高校尤为重要。那我们建设特色档案资源的有效途径和方法是什么呢？

（一）建立相关高校档案管理办法和制度，加大档案宣传力度。

高校档案馆应经过调研、考察、学习建立相关，并行之有效的档案管理办法和制度。加大《档案法》及制度规章的宣传学习，逐步提高广大师生员工的档案意识，保管好并及时上交有特色的档案资源。利用校内报纸和校园网进行档案宣传，开设专栏专门刊登无涉密范围的有价值的档案信息或根据史料撰写的关于档案类的文章登载在校内报纸或校园网上。通过特色馆藏资源的展览，丰富史料的讲解，定期的讲座与培训，让广大师生真正了解档案的重要性，更好的利用特色档案。

（二）拓宽特色档案资源征集渠道。

高校要拓宽征集渠道，要加强收集和征集工作力度，开展史料档案、人物档案、事物档案的收集和征集工作。应从档案载体、内容、形式等方面拓宽收集门类，加强与各级各类档案馆、博物馆、文化馆及高校间的合作与交流，征集有关高校发展的特色档案史料；通过发布“征集公告”，扩展档案资源建设的视野，搜集、查找散落于社会、民间、个人手中的档案史料；积极开展“口述校史”、“学校记忆”工程，抢救濒临遗失的校史资源和历史记忆。主动采取各种方式和渠道，能动地、创造性地开展名人档案的收集、征集工作，将学校里有突出教学科研贡献的领军人物、专家、学者、教学名师和行政领导纳入征集范围，征集他们在在教学、科研及管理工作中所形成的档案材料，这是高校办学历程的真实记录，也是学校宝贵的独具特色的精神财富。建立校友人物档案，因为知名校友是学校的“品牌”与特色，这些学生毕业后在社会各种岗位上继续发扬学校精神，做出突出了贡献，我们要利用一切可以利用的时机进行“零距离”的征集与采访，利用各种信息技术，从各大报刊网络媒体中征集知名校友信息，收集他们的相关报道。加强基建活动档案资料的征集，校内从教学楼、办公楼、宿舍楼、餐厅、道路的命名，到各种人文景点、标语牌、校园广场设计创意、室内装饰布局，處处都是学校特色精神文化的物质体现；加强各种证件、书稿、小型仪器设备、纪念品、荣誉证书等，建立实物档案特藏室。

（三）改进和创新档案编研工作，打造文化精品。

“档案编研是通过对档案信息的搜集、选择、加工、整理并进行有效开发和整合，将档案信息资源转化为社会需要的文化产品的过程。”面向广大利用者，我们充分发挥馆藏资源优势，有选择并且目标明确的开展史料编纂和创造性的编研工作，将档案中有特色的文化价值挖掘出来。将编研工作与大众传媒相结合，利用现代技术，编撰图案文并茂的具有特定内容的专题汇编，并利用多媒体技术，举办各类有特色的专题性展览，宣传高校历史、名人、办学特色、办学理念。根据实施文化精品工程需要，积极发掘档案特色资源，为影视剧创作、专题片、美术作品创作等提供基础性材料，从而实现档案的文化价值开发与特色文化建设双赢的局面，扩大档案服务和以史育人的教育功能。

（四）优化馆藏资源，满足师生和社会的需求。

随着社会的不断进步，档案的社会化服务功能越来越明显，为了创造更好地为公众服务的特色档案资源。档案部门要从现在做起，不断丰富馆藏档案的特色馆藏资源。采取征集和捐赠相结合，与相关单位建立合作、交换关系，把馆藏中珍藏在个人和其他单位的反映本高校发展足迹的资源吸收进来，补充馆藏资源的不足。丰富知名学者，专家、校友、自然环境、重大活动的档案，作为爱校、爱国热情的鲜活教材，改变高校档案馆馆藏载体单一的局面。着重接收那些能否反映本校教学、科研、行政管理及重大活动状况的和能够突显办学特色的重点学科的档案资料，如教学安排、教学设计，教师学术科研成果、项目、著书等，展现高校教学办学风貌。扩大与师生民情密切相关的民生档案的收集，注重学生学籍、学生活动、学生荣誉、教职工晋升、教职工职称、工资、福利、党政文件的收集，不断丰富馆藏，合理改善结构，不断实现静态资源和动态需求的结合，整合出有特色的高校馆藏档案资源，满足师生和社会的利用要求。

（五）加强特色档案资源信息化建设力度，实现资源利用共享局面。

要以档案信息化建设为抓手，利用现代信息技术，整合档案资源，实现资源共享。整合档案馆与档案馆之间的档案资源，实现档案系统内部的跨地区资源共享。高校档案部门要尽快实现档案现代化管理与学校办公平台的衔接和电子文件的全文查询与规范归档，确保网上信息的采集和档案信息资源的社会利用更加方便、快捷，实现资源共享。要加强馆藏档案数字化与特色专题数据库的建立及增量档案数字化建设，建立完善的信息化馆藏特色资源服务体系，有效推动特色馆藏资源系统的建设，最大程度达到资源共享。

进一步建设和完善学校特色档案资源建设，牢牢掌握档案信息资源建设的主动权，有利于扩大档案资源的服务广度和深度；有利于内接学校、外连社会的有效档案资源利用系统的形成；有利于更好的竖立高校的外部形象，更是当今高校档案资源建设的重要组成部分。

参考文献：

[1]朱伟文.高校档案资源建设新视角的探究[J].黑龙江史志，2014：23，186.

[2]魏超.浅析档案工作与文化建设[J].山东档案，2014：6，28.

（作者单位：三峡大学档案馆）