NoteExpress在撰写文章综述时的技巧解析

刘丽梅　周毅　苏晓宏　毕开圆

摘要：介绍文献管理软件NoteExpress（NE）在撰写文章综述时的技巧。文件夹信息统计功能可以系统地为使用者提供分析统计信息；引文自动调整顺序、快速格式化功能使得参考文献管理高效省时；迁移数据库功能方便研究者在更换工作地点的情况下顺利接续研究工作。

关键词：NoteExpress文献综述文件夹信息统计引文格式化迁移数据库技巧

一、NoteExpress出现背景及简介

高校师生及其他人员在工作和学习过程中往往需要撰写文章的综述，文献管理软件对于使用word撰写综述十分有用。国外知名的文献管理软件有EndNote、Refworks等等；国内以NoteExpres（NE）为代表。

NoteExpress的优越性在于可以很好的兼容中英文，支持常见的中英文数据库如CNKI、万方、维普、ProQuest以及Wiley，等等。目前关于NoteExpress的文章多集中在分析几种常见文献管理软件的优劣，介绍NE的功能使用，将NE应用到具体案例中，以及对NoteExpress的评析及展望。本文将以撰写“高校新图书馆建设中的信息技术应用研究”为例，探究其在撰写文章综述时的技巧。

二、NoteExpress使用及其在撰写文献综述时的技巧

NE可以嵌入到Word中使用。下载NE软件并安装，打开或者重启word就会发现word工具栏上多了NE工具条。如果没有该插件，可以点击NE菜单“工具”下面的“选项”，在扩展中利用“安装”和“卸载”两个按钮修正。

首先需要收集相关资料。文献、书籍等条目在NE中称为题录，NE以题录为核心进行管理。在NE中建立“图书馆信息技术”数据库，并添加自己需要的题录。NE提供了四种导入题录的方式：（1）在线检索导入或内嵌浏览器检索导入；（2）过滤器导入；（3）手工录入，多用于完善个别题录；（4）全文导入，针对已经下载了大量全文的用户。

构建好数据库之后，使用NE对题录进行管理，如查找重复题录、为题录添加附件、全文下载、题录排序等等。下面重点阐述NE如何为撰写文章综述服务。

1.统计题录信息

撰写NoteExpress综述，需要对以往的研究做一个系统的归纳总结。NE的“文件夹信息统计”功能可以系统地为我们提供统计数据。

首先选中要统计的题录所在文件夹，右击选择“文件夹信息统计”，选定某字段点击“统计”便会出现所需统计数据，双击某条目可以查看其中的题录。NE中题录列表头字段及其显示顺序可以自定义。

构建数据库过程中不可避免地会造成题录重复，这些重复题录不仅会增加我们的阅读量、浪费数据库空间，还会导致统计结果不准确，为此NE提供查找重复题录功能。点击NE菜单项“检索”—“查找重复题录”，设置待查重文件夹、查重依据的字段等等。

2.标签及优先级

撰写综述需要阅读大量的文献，NE提供多种方式方便用户管理这些文献。除了支持树状结构文件夹管理题录之外，NE还支持单独为题录设置星标与优先级。有3种方式可供选择：（1）设置星标；（2）设置优先级；（3）设置标签，NE左下角“标签云”处可以看到已定义的“标签”，点击某一标签可以看到该标签中的题录。两者结合起来使我们可以更加灵活地管理题录。标签是题录的一个字段，因此可以像其他字段一样显示在题录处，可以通过“自定义表头”功能实现。

3.全文与题录相关联

题录仅仅为我们提供了作者、期刊、摘要等基本信息，多数情况下还需要进一步阅读全文。在NE中，全文是以“附件”形式关联到题录。前面介绍的4种题录导入方式，只有“全文导入”是题录和全文同时添加，其它3种方式则需要通过“添加附件”或者“下载全文”的方式为题录添加全文。

4.笔记功能

有了全文数据库，阅读过程中可以使用NE自带的笔记随时记录心得、思路和灵感等。NE笔记支持文字、图片、公式等，它可以关联到题录，加强了思路与文献的关联性，在撰写文章时可插入到word中。

5.快捷插入引文、引文管理

撰写文章综述往往需要引用大量的引文，插入引文正是NE的核心功能。NE为引文管理提供一系列操作，如编辑引文、删除引文、引文快速定位等。

在撰写综述过程中，有时会遇到需要调整引文顺序，手工一篇篇修改既耗时又十分容易出错。使用NE管理word引文，可以直接在word中调整引文顺序角标，文末参考文献会自动随之调整；同理，删除某引文时、或向文章中间插入引文时，引文会自动调整，文末参考文献也会相应调整。这项功能为撰写综述者提供了很大的便利。

6.引文格式化

文章写好后，确定要投稿的期刊，接下来就要按照期刊要求修改格式。点击word中NE工具栏“格式化”按钮，在弹出的“格式化对话框”中点击“选择输出样式”下拉菜单并选择所需的期刊格式，若没有所需样式，可以点击“浏览”按钮进行选择，“引文色彩”可以选择醒目的颜色方便引文管理，之后点击“确定”，此时文末引文已经是新格式了。

文章投出之前，需要“清除域代码”，点击word中NE工具栏“去除格式化”按钮——“清除域代码”——“确定”即可。但要注意做好备份，以备日后修改之用。

7.方便迁移数据库

比如，想在另一台电脑打开自己的个人数据库，此时只需把原来创建的数据库文件拷贝出来，注意拷贝的时候要把个人数据库***.nel文件和附件文件夹***.Attachements一同拷贝，该文件存放的是对应题录的附件。附件文件夹的位置可在NE菜单栏“工具”——“选项”——“附件”中查看。

有用户反映向NE数据库添加附件时，文献被移动了且不知去向。其实，最开始建立数据库时NE就提供设置“当向该数据库添加附件时”采取哪种方式处理该附件：“复制文件到附件文件夹”“移动文件到附件文件夹”或者“不执行文件复制或移动”。当选择第二项时就会出现文件从原存放位置移动到附件文件夹的情况。此设置后期可以通过NE菜单栏“工具”——“选项”——“附件”中修改或查看。注意当同时管理几个数据库时，每个数据库是单独设置此选项的。

三、总结

综上，使用NE在撰写文献综述或综述性文章时有很多技巧，善加利用可以使我们的工作或学习更加高效。虽然NE也有需要改进的地方，如“表头自定义”时“被引用次数”无法实现自动更新；导入已有文件时，题录自动更新有时不准确，等等。但是，NE仍不失为我们文献管理和文章撰写的好助手。

参考文献：

[1]谢奇，李立立，关中玉.NoteExpress——中文科技文献管理的绝佳助手[J].科技文献信息管理，2007，（03）：18-21.

[2]邓智心.基于文献管理软件NoteExpress的文献计量学研究的探讨[J].现代情报，2013，（02）：101-104.