大数据背景下高校档案资源体系构建研究

崔洁

摘要：随着云计算、云存储技术的带来的数字信息化建设的发展，大数据时代下对信息高效化、专深化、个性化、多样化需求日益迫切，高校传统的档案资源体系建设面临更多挑战。基于此，以“大档案”、“大服务”为特征的数字档案资源建设工作更应该从适应大数据时代要求上来变革和创新，推进档案资源转化为知识资源，为高校决策、教学、科研利用提供便捷的资讯服务。

关键词：大数据；高校；档案资源；构建体系

档案资料的信息化建设是大数据时代面临的直接挑战，特别是对海量数据的非结构化转变，更需要从大数据技术对档案信息进行整合，使其更好的服务教学及学校管理需要。随着云计算、云存储技术服务模式的成熟，各高校档案数据信息资源体系建设更要满足高效化、多样化、专深化要求，为此，笔者结合我校档案管理实际，从档案资源体系建设上来提出应对思路和规划目标。

一、大数据时代的管理特点及档案资源体系建设的必要性

信息技术的快速发展对数字化传播方式的变革是突飞猛进的。在行业内，以云计算为技术支撑的大数据时代，其概念还未统一，对其所限定的标准及数据集合主要以规模较大为主。然而，这些数据集合并非简单的堆积或存储，大数据是建立在大规模数据的基础上，并提供数据间的关联性，由此来更好的满足“大服务”需要。从技术视角来看，大数据的显著特点是通过对信息数据的集成来获得价值，特别是对于海量数据对象的动态处理，能够从中挖掘和提取有价值的数据信息。因此，基于大数据的应用是技术、数据对象和应用相统一的，其特点表现在：数据总量巨大；数据类型繁多；数据价值密度较低；数据商业价值较高；数据整合提取效率较快等特点。

维托克·迈尔-舍恩伯格在其《大数据时代》中提出“大数据的核心就是预测”。从大数据中来发现和整合信息价值，发挥大数据的智慧。高校档案管理的对象是各类档案资料，要从大数据视角来观照“大档案”，结合大数据时代特征来改进档案管理工作思路，增强对海量档案信息的资源整合和构建能力。随着高校教学改革工作的深入，面对高校资源合并、机构调整、联合办学、产业化布局的深入等现状，对于各类文件资料的归类划分工作变动更为庞大。信息化技术下的档案资源体系规划工作，能够从多层次、多角度的动态管理上来优化高校档案资源。因此，如何更好的引入云技术来逐步提升档案信息资源的服务能力，如何快速构建档案信息的网络化布局，如何更好的为社会提供档案信息资源服务。这些问题的解决迫切需要从大数据时代特点及需求上来推进档案工作的现代化水平。

二、高校档案资源体系建设工作现状及问题

传统的高校档案资源体系建设是围绕纸质介质文件进行归类管理，而面对大数据时代下的“大档案”要求，对传统档案资源结构的优化问题就更为突出，主要表现在：一是纸质资料管理为主，信息化程度缺乏。在高校档案资源管理现状中，大多停留在纸质资料的实体管理中，而数字化档案资源相对不足，结构比重失衡较大。如馆藏资源多以结构化方式进行存储，光盘资源、纸质文件、数据库资源独立性较强，而与大数据时代所倡导的档案资源宽泛化趋势相比还有较大差距。为此，一方面要从纸质文件的收集、整理及数字化上来进行归类重组，另一方面要从数字档案信息资源体系建设上，加强对电子档案的结构化管理，使之能够便于组合、体系化、单元固化。二是信息资源相对零散，缺乏共享意识。从高校档案信息化建设中，多以部门为主单兵作战。如在标准上缺乏统一，在规划上缺乏统筹，数据库结构异构现象严重，使得信息资源孤立，难以有效共享。大数据时代要求从信息资源的整体利用率上来改变现状，就需要从部门协调、合作共享上减少“信息孤岛”，充分实现统一化、标准化建设，更好的满足互联互通的共享需要。三是重藏轻用，资源信息挖掘深度不够。尽管高校档案管理工作获得了较大提升，但在馆藏资料的挖掘上认识不够，只重视接收而忽视其数字化、应用化，很多资源都处于休眠状态，这与大数据时代的资源信息的深度挖掘相背离。资源的价值在于利用，在构建档案资源体系就要树立“藏用并重”的思路，真正从大数据资源信息管理中发挥其价值，真正融入到现代信息技术中，激活档案资源，创造出更多的有价值信息。

三、构建高校档案资源体系建设的对策研究

档案数据作为重要的信息资源，要从“大档案”视角来科学的规划和应用。高校档案管理者，要立足大数据、大服务要求，从当前档案信息管理中提升发散性思维，积极从校内外数据资源的衔接和构建上增强体系化，着力打造“数据-信息-知识-智慧”架构。运用现代化技术手段，以档案信息资源整合为防范，突破当前档案资源“信息孤岛”的发展瓶颈，着力从减少档案和数据两大资源体系中来适应大数据时代的挑战。因此，在构建高校档案信息资源体系中，应从以下几点来着手。

（一）注重数据总量的拓宽与延伸

大数据时代下的数据是决胜的关键，谁拥有了大数据，谁就占领了制高点。对于高校档案信息资源来说，要树立新的资源观，从扩大和拓宽数据总量积累上来构建档案资源体系。一是做好实体资料资源的建设，要解放思想，打破传统归档结构和时限的限制，从资源的社会需求、收藏价值上来整合资料，增加资源总量；二是做好资源的门类划分，着力丰富馆藏资源，优化资源结构；三是注重数字化建设，结合当前高校档案信息资源的实体化，将数字化资源整合作为当前档案资源体系建设的重点，并从数字化的使用、管理上避免随意性，部门性，要从实体资源的统一规划和管理上，既要发挥实体资源的资源优势，又要兼顾用户需求的分类特征，以满足不同部门、不同需求的广泛应用。如在贯彻数字化战略中，要做好纸质档案的数字化工作，丰富档案资源库；加大对档案信息的收集与整理，拓宽网络渠道，组建多种形式的数字资源整合平台，突显在线档案、档案资源库、现行文件在线开发、数字档案目录管理等。

（二）积极营建开放性的档案数据服务

数据的价值贵在应用，而开放是大数据时代的显著特征。高校档案数据如何进行开放，对于数据增值需要来说，档案数据只有在与其他数据的整合与应用中才能创造新的价值，而整合的前提就是要对数据进行充分開放。当前，“大服务”的提供是数据多元化、开放化、社会化的基础，随着用户需求的个性化发展，对于网络平台下的数据服务，更应该从数字化档案信息的开放服务中来满足。如利用网络平台进行远程查询档案，利用开放数据库进行下载和浏览。可见，开放档案数据库已经成为大数据时代下的基本要求。同时，在推进档案信息开放化进程中，针对用户的知情权、以及涉密信息，要从信息公开上进行动态管理，既方便用户对档案信息的利用，又切实保护了用户的私密性，推进了高校档案资源价值的发挥。

（三）注重资源的整合与共享服务

高校档案资源体系建设的目标在于实现档案资源的有效整合，并从资源的共享中来最大化的实现档案资源效益。大数据时代下的资源整合，需要建立科学的档案资源空间布局和内部结构，并从档案资源的社会化共享中来强化对馆藏实体档案及电子档案的统一规划，做好档案资源与学校各业务系统之间的数据集成。一是加强对数字化标准的统一，从当前数据库异构现状来看，资源整合首先要确立明确的标准，特别是对于高质量档案数字化来说，标准化是减少“信息孤岛”的有效方法，也是避免资源建设盲目性、各自为政的有效保障，并从数据元结构、数据交换格式、电子文件归类方法，以及数字化档案资料的存储规范上进行统一。二是加强对档案数据库的共享，大数据的开发就是要从数据共享中来创造价值。要从以数据的利用微基础，着力提升档案资源的整合，充分应用现代网络技术、规划好档案信息资源库的规范化、集中化，更好的满足大数据时代对高校档案信息资源的获取要求，纾解好社会与高校对档案信息分散性的矛盾。三是注重对结构化和非结构化档案信息的整合。从存储形式的表现来看，不同结构的数据在整合中难以协同，而对于当前存储结构来说，既有结构化、非结构化，也有半结构化，而对于数据库来说，各专业系统之间的差异性，数据共享的门槛较大，如财务系统中的资料与教务系统中的资料缺乏互通，在使用中缺乏有效衔接和利用。因此在大数据体系建设中，要从数据结构化特征上进行归类和整合，特别是对于非结构化资源的结构化，要从云技术上来处理好海量数据的结构化工作，改善档案信息管理的互通性。四是注重对校际档案信息的合作与交流。数据拥有者之间的合作是大数据时代发展的必然要求，对于高校档案信息管理者来说，不同校际间的资源交流是必然的。因此，要从校方管理上加大合作力度，努力从档案信息系统的内部合作和规范上，增强校际资源的整合与互通，利用网络技术来构建协作资源体系，打破孤立、实现档案数据资源共享的价值最大化目标。

（四）注重档案资源管理制度及法规建设

信息化时代下的大数据整合，必须建立在相关法律凭证的规范约束下。如电子档案的海量生产，对于电子档案的法律凭证作用就需要规范，并能够从法律上加以肯定，以增强电子档案管理及资源体系建设的动力及效果。同时，对于电子档案资源的使用，要建立与立档单位的协商基础上，避免随意性，以保障档案资源管理建设的法律责任和义务。对于档案资源的安全保护工作要加以完善，尤其是从管理制度和法律法规上来科学、全面保护档案安全，为大数据时代档案管理工作创造良好的法律环境。

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