试论高校档案馆的数字化建设途径

胡晓彤

【摘    要】当下，档案的数字化管理发展程度不高，而且面临着重重的阻碍。其中主要是办公自动化管理并未能在大多数高校全面实现。

【关键词】档案馆  数字化  高校  管理

中图分类号：G4    文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2015.08.194

作为高校“数字化校园”建设的重要组成部分，高校档案馆数字化建设主要是利用多媒体、数字成像、扫描、计算机等现代科技信息技术，对档案资源进行采集、传输、处理以及存储，充分利用网络的优势，链接各方资源，形成一个完整有序的高校档案管理数据库，有效提高高校档案馆的管理效益和效率，实现资源共享和有效及时利用。而如何通过系统的管理形成一个完整的档案信息数据库，这是目前摆在高校档馆面前的重要难题之一。

一、高校档案馆的数字化建设的发展现状

当下，档案的数字化管理发展程度不高，而且面临着重重的阻碍。其中主要是办公自动化管理并未能在大多数高校全面实现，而各职能部门都在使用他们各自的管理系统，如教务管理系统、招生管理系统、财务管理系统等相互之间都是独立的个体，各自独立的信息管理系统严重阻碍了资源共享的实现，档案管理系统自然也不能通过网络平台直接获取所需的信息内容，这一障碍严重阻挡了档案馆的数字化建设的发展进程。

与此同时，高校档案馆的数字化建设目前存在着几大问题：首先：高校库存档案问题。随着保存时间的不断推移累加，档案中字迹不清、纸张残损、手写体材料比重高等情况也在不断出现，某些纸质档案的电子版无法找到的现象也时有发生。第二，高校各职能部门的数据库之间不能实现有效的链接。原因接口的标准都不统一，第三，高校档案馆的数字化程度比较低。多数档案文件目录级需要数据导入甚至人工录入来完成，比起手工检索虽然更快捷一些，但全文检索依旧没有实现;这些都是在档案信息数字化过程中需要解决的具体问题。

解决以上各方面的问题，就需要根据当下档案馆工作的具体实际，科学改进档案馆的工作方式方法，才能提高档案管理效率，满足现代化档案馆的新需求，建设高校“数字化校园”。

二、数字化是高校档案馆建设的必然选择

当前，信息化发展战略实施和云计算工程和电子政务工程的有序开展，都是我国信息化数字化工程的进展表现。数字化战略为档案事业的发展拓展了广阔的平台，为高校档案馆的改革进步提供了新的机遇。有效利用人才储备、网络硬件等各方面的自有優势，各高校可以把“数字化校园”建设作为现代数字化管理的基础平台。

首先，电子档案具有体积小，使用寿命长，容易复制，传递速度快和便于存储等纸质档案不可比拟的优势，具有更高的实用性。高校档案馆的数字化将会实现从纸质档案到数字化档案的跨越，对传统的档案工作产生了前所未有的冲击，具有很强大的影响力。

其次，选择数字化也是高校档案信息工作发展的结果。高校是人才培养的重要基地，也是传承中华文明应用先进科技的主要机构，具有先进的文化理念，也为文化底蕴的形成和挖掘起着重要的作用。再次，实行高校档案馆的数字化也是档案人不断发展自身素质适应时代要求的选择。

作为高校“数字化校园”建设的重要组成部分，高校档案馆数字化建设也是校园工程的重要组成部分，也是档案信息化建设的基础，是档案信息资源共享的前提。为了使档案信息的利用更加方便、准确与快捷，更好地服务学校、服务社会，必须发展档案数字化。同时这也是国家信息化战略的发展要求。

三、高校档案馆数字化建设途径

（一）档案信息安全性建设

实行档案馆数字化管理后，数字化的档案信息就可以通过网络手段进行传播利用。数字化以后的档案信息安全对于档案的安全管理来说，又是一个严峻的挑战。

首先，目前保护信息安全的法规制度都不够健全，缺乏系统的规划，不能满足当下档案管理的需求。其次高校档案数字化评估和防范比较少，降低了档案信息安全的预警能力。

另外，档案专业人才短缺。针对以上三种原因可以采取有针对性的措施：完善法律制度，把档案管理纳入法制化的轨道，为高校档案信息安全提供法律依据;制定多方面安全防范的标准和方法，如基础通信数据输出和电子记录等标准;采用身份认证、加密算法和控制访问量等方法;加强档案管理人才的培养和培训，提高管理者的安全防范意识和工作技能。

（二）库存档案数字化建设

科学性。档案数量庞大，其中含有保管期满鉴定后需销毁处理的档案和未鉴定的档案。如果盲目地将这些档案悉数数字化，只会大幅度增加档案数字化工作的负担和难度，同时白白浪费掉大量的资金、资源。因此，库存档案数字化要采取科学合理的方式进行。

首先，制定科学合理的档案优化方案。根据高校档案馆的具体情况以及档案所属年代、使用频率、密级和保管期限等，对库存档案制定出科学合理的优化方案。依据方案对档案进行数字化的处理，不仅要做得全面细致，同时还要分清主次抓住重点。

其次，高校档案优化要兼顾当下档案过度转型时期和未来档案发展总趋势的不同要求，对于不同类型的档案，采取不同的优化标准，有理有据地开展高校档案数字化工作。

实用性。根据制定好的档案优化方案，评估鉴定库存档案的利用频率、实用性和价值，按照高校档案的密级、内容优先级和年度优先级三个方面确定档案数字化的合理范围。

首先对那些急需修补的档案和利用频率高的档案进行数字化，确保库存档案资源的有效利用。针对不适合数字化档案管理方法的档案，如没有解密或密级较高的、暂时不用的和保存价值较高的档案，可以暂时不进行数字化，待档案管理的数字化科技条件进一步发展成熟之后再做科学安排处理，高校档案馆数字化建设是有条件、有选择的数字化。

工作途径。档案工作者自己完成和工程外包是目前实现档案信息数字化最常用的两种途径。档案工作者利用现在已有的办公条件，针对档案的具体情况采用合理的档案数字化管理方法。同时，根据已制定的数字化方案和标准，分析筛选档案信息的基本情况，以满足数字化的基本要求，实现档案管理方式的过渡。同时可以根据需要配备必要的设施，这种方式的优点就是既能满足当前数字化工作的需要，又能节省费用，经济实惠。第二种方法就是通过工程外包来实现高校档案馆的数字化建设。一般工程外包需要付出昂贵的费用，并且档案信息数字化的工作也需要档案工作人员的全程参与，一定程度上对物力和财力造成了浪费。

工作手段。目前使用的数字化手段多种多样，比如拍照、扫描、著录编辑等，可以根据档案的不同类别，采用不同的数字化手段。

针对著录中应注意的问题、扫描后的处理办法和扫描的分辨率等要制定出合理的规范标准，以提高数字化工作的效率。由于纸质的文档扫描以后，其本质是图片，不能实现全文检索，虽能通过屏幕进行阅读打印，但打印的文档存在两大问题，首先，費用高，其次，不能起到凭证的作用，需要原件复印以后加盖档案证明章才能有效。声像、实物档案等文件资料可以采用拍音频视频采集或拍照的手段先形成电子文件，然后上传至档案数据库。之后，还要对电子文件的单位及人员名称、活动内容、获奖情况等进行著录编辑。

同样，对于扫描以后的文档，其全文的内容信息也需要再做处理。含有大量附件和表格的，以及文件的题名、时间、文号书写不全的还需要手工录入的办法进行采集，针对手写稿文件，也要采取手工录入的方法进行采集以便信息上传，实现全文检索。

（三）电子文件档案化

实现高校档案数字化管理的另一个重点内容就是电子文件的建设。在电子文件的收集、归档、管理等方面都提出了新的要求。

电子文件档案化的第一个要求就是完善档案管理制度，把电子文件的归档纳入管理制度当中去，完善的档案管理制度起着事半功倍的作用。对于纸质文件相应的电子文件要做到及时的收集并准确注明移交情况，实现文件的远程利用和全文检索。电子文件要有统一的的格式命名标准，例如工程图纸使用DWG格式、图片统一采用JPEG格式、文档使用PDF格式等。同时，由于电子文档大多是纸质文档转换来的，内容也与纸质文档相同，因此归档时还要注意避免重复。电子文档的内容会随着学校的发展而不断增加，可以根据需要，适当逐步扩大电子文档在馆藏中的比例。