浅议信息公开环境下的档案管理

胡淑珍

摘 要：《中华人民共和国档案法》是国家为加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务所制定的一部法律。《中华人民共和国政府信息公开条例》的施行也是国家为提高政府工作透明度，促进依法行政所采取的一项重大举措。本文围绕如何将二者有机结合起来，创新档案管理模式，展开重点论述，并提出相应建议。

关键词：《档案法》；《政府信息公开条例》；党政机关；档案管理制度创新；

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01

《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）是我国较早出台的一部法律，它于1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过， 后又在1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议上进行了修改。《中华人民共和国政府信息公开条例》（以下简称《信息公开条例》）于2007年1月17日国务院第165次常务会议通过，自2008年5月1日起施行。当前，社会已经进入自媒体时代，党政机关和人民群众对档案管理工作提出了更高的要求。各级党政机关档案室是政府信息资源聚集的部门，同时也是政府信息公开查阅点，它们具体承担着政府信息资源管理与开放服务的任务，因此，如何根据《政府信息公开条例》的要求系统构建起与政府信息公开要求相配套的档案管理制度就成为一个紧迫的课题。

一、正确认识政府信息公开与当前档案管理存在的矛盾

档案是政府信息公开的主要内容。在各级党政机关中，文件作为政务活动的办事工具和载体之一，记录着政府对社会管理活动的内容，是反映政府部门为民众服务及管理能力的重要依据，同时也是民众了解政府行为和国家方针、政策的重要窗口。在国家大力推行政府信息公开时，文件就理所当然地成为信息公开的主体，作为文件归宿的档案同样也具有与文件一样的信息公开功能。现在，距离《档案法》修订已经有将近二十年的时间，部分内容已不能适应当前的要求，甚至《档案法》的部分规定已与政府信息公开及所需条件产生了明显冲突，影响了档案事业与其他事业的协调发展。如《档案法》第四章第十九条规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年。”这里明确规定了档案开放的期限，在一定程度上限制了档案的开放与利用。根据此规定，不管是否属于保密档案，凡是未满30年，原则上都是不公开的，这显然阻碍了包括政府信息在内的信息利用。另外，在档案法规中对开放档案期限、档案利用者身份、利用目的告知、利用范围、利用手续等一系列的限定，这种保守的规定，给信息公开造成了很大的障碍，挡住了政府信息公开的步伐。这种情况，不仅不符合当前群众的要求，也与推进依法行政的方向不吻合。

二、创新档案管理的几点建议

（一）实施党政档案信息分类管理

政府工作应当是规范、透明的。《政府信息公开条例》第19条明确要求，行政机关应当编制、公布政府信息公开指南和政府信息公开目录，并及时更新。政府信息公开指南应当包括政府信息的分类、编排体系、获取方式，政府信息公开工作机构的名称、办公地址、办公时间、联系电话、传真号码、电子邮箱等内容；政府信息公开目录应当包括政府信息的索引、名称、内容概述、生成时期等内容。档案信息资源分类是指把具有某种共同属性或特征的档案信息归并在一起，通过其类别属性或特征对档案信息进行区别，并有针对性地采取不同管理业务规范。一般来看，政府档案信息的基本大类可以分为保密信息、公共信息（或公益信息）和增值信息等几类；从基本分级看，政府档案信息可以分为三级：社会公开类、依法专用类和部门共享类。在分级分类基础上，各级政府机关档案室和公共档案馆应根据《政府信息公开条例》在公开范围上的总体要求，建立政府档案信息资源公开目录与指南的发布和更新制度 ，分别确立不同的政府档案信息管理与开放重点，并围绕这些重点内容组织日常业务管理工作，以确保《政府信息公开条例》提出的不同层级人民政府及其部门政府信息公开的重点任务能得以顺利完成。

（二）完善党政信息档案查阅管理制度

《政府信息公开条例》第16条规定，各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，行政机关可以根据需要设立公共查阅室、资料索取点。上述规定明确了国家档案馆在政府信息公开中的地位。除此之外，党政机关档案室也应是政府机关信息公共查阅室的首选地点。其服务范围也应从局部与有限服务向全方位的开放服务转变。 其主要职能是：一是提供必要的检索服务；二是解答有关利用咨询的义务（而非信息内容的解释义务）；三是提供邮寄、复制等帮助服务；四是对特殊人群，如视听障碍者的帮助义务；五是对信息申请者的指引服务；六是参与和指导有关公开义务机关主体的政府信息密级审查；七是接受有关人员的来电、来函查询服务；八是对实施政府信息公开的义务机关无偿提供政策与方法的指导和培训等。 而要做好以上工作，一方面，应当要求党政机关按照《政府信息公开条例》的要求，在信息形成、发布或更新的同时及时抄送档案室，以便公众集中查阅；党政机关档案室及管理人员为保证其提供政府信息的一致性和公开申请受理的及时性，也应及时沟通并协调有关政府机关的关系。

（三）加强党政信息档案的审核把关

根据权责相一致的原则，各级党政机关档案室作为政府信息公开查阅点也应认真做好公开的安全审查，承担连带的开放与安全保密责任。应按照《政府信息公开条例》和《保密法》等相关法律法规的规定，具体审查公开或不公开的政府信息内容范围。一方面，为了扩大档案开放范围和提高信息公开的全面性，有必要根据实际需要明确并缩小保密档案的范围。另一方面，应在加强对有关公开信息的安全保管，保证信息的物质安全以实现长期公开利用；针对有关机读文件物理寿命有限的问题，集中查阅点应针对性采取一定的保护措施，并定期检查其安全性能和复制相关信息；针对有关公民、法人或其他组织向行政机关申请与其自身有关的政府信息的，应由政府信息查点验明申请者的有效身份证件或者证明文件，并确保其使用过程处于安全监控之中。做到既要公开透明，又不能失密泄密。

三、结语

在信息公开的大背景下，党政部门的档案管理面临着前所未有的机遇和挑战。党政部门的管理者和档案工作人员，都进一步解放思想、更新观念、大胆创新，开创党政部门档案管理的新模式，让组织放心，让群众满意。

参考文献：

[1]《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国政府信息公开条例》