文书工作与文书档案管理系统的设计与实现

杨朕?王少信

摘 要：在当前档案制度改革新形式，以及档案信息化和办公自动化的日益普及下，很多单位都开始定制档案管理系统软件，来管理产生的电子档案。定制符合本单位使用要求的系统软件至关重要，要针对自身的管理使用和规范做出需求分析，具体描述拟实现的目的和功能等特殊需求。本文以ZDGX系统为例。

关键词：文书工作；档案管理；系统

随着市场经济的不断发展，事业的不断进步，文书档案管理对单位的发展起着至关重要的作用，是建立健全单位管理机制的重要环节，也是事业发展的最基础性工作。但是，就目前中国国情而言，很多单位对文书档案管理工作都不够重视，忽略了它在事业发展中最基础性的作用，在文书档案管理工作中依然存在着很多问题，而这些问题得不到有效解决，就会对单位自身的发展造成阻碍。当前对文书工作与文书档案管理系统的理论及业务方面的研究已经比较成熟，相关管理方面的软件也不在少数。文书工作和文书档案工作的信息输入和查询，基本能够通过这些理论研究和管理软件完成。

1 我国文书档案管理现状

（一）事业文书档案管理基础普遍较差。多年来事业文书档案管理一直处于封闭式 管理状态，档案管理的主要目的在于保管并以不丢失为原则，每个时期对档案的质量要求不 同、对档案的整理规则不统一，对档案工作的重视和投入不足，档案管理人员队伍素质参差 不齐，造成档案管理基础较差的局面。

（二）事业文书工作与文书档案工作衔接方面存在问题。事业在实际工作中，文书与档案实行的是分块管理制，不可避免的造成了文书工作与档案工作衔接方面出现了许多脱节的地方。

（三）事业领导对档案管理重视不够，各部门对档案工作的配合不够，制约了档案管理水平的提高。由于许多事业领导认为档案管理工作不能 给事业带来直接的经济效益，对档案工作认识存在一定的偏差，对其技术含量的重要性认识不够，在配备档案管理人员时往往降低用人标准，对档案管理人员的培训未引起高度的重视，无形中造成档案管理人员的素质偏低。

（四）各部门不协调，阻碍文书档案管理工作。文书档案工作需要事业的各个部门的配合，比如归档工作需要从各个部门收集重要的文件资料进行统一整理保管。

2 事业单位档案管理工作的重要性

（一）档案管理是事业单位工作的前提。档案管理作为单位工作质量的一种再现，其管理水平的好坏直接关系到单位的工作效率能否提高的先决条件，因为档案记录着单位的资料，它可以呈现出最真实的一面，比较规范的档案管理可以衡量一个单位的管理水平的高低和单位的业绩。它为研究单位的业绩提供了重要资料。这样单位就可以从实际出发，结合单位的现状制定相应的管理政策，只有这样，一个单位才可以得以保全并且蒸蒸日上。

（二）档案管理是事业单位发展的保障。随着我国经济的全面发展，档案管理工作也应随之改善，应适当的调整档案管理的手段，档案管理人员应该做好档案管理的工作，从工作中不断地加深对档案管理观念的理解，以便使其成果能与单位的管理做到有机的结合，档案管理的好坏，直接决定着一个单位未来的发展状况，对于提高管理效率也起到了很大的作用。由以上两点可以看出，档案管理人员做好档案管理的工作是尤其重要的，档案管理的完善可以带动单位在市场经济中的竞争力，并使单位在不断的磨练中得到成长。

3 档案管理系统需求分析

一是业务需求，需涵盖档案业务中收集整理、日常管理和信息开发利用工作，主要针对档案管理人员或各部门兼职档案员日常文件处理的全过程，系统设计要简单实用、方便快捷，档案管理人员可以通过这些功能，根据定义好的管理规则和规范，自动或辅助手工实现档案的各项业务工作。可定制文件管理、收集整编、档案管理、开发利用四个模块。

二是结构需求，可分客户端、维护端、服务端三个部分。客户端，即针对用户的查询端，，可对不同角色进行权限赋予；维护端，即档案管理员端，可进行系统设置，如定制和变更登陆权限，调整档案整理规则、管理架构等；服务端，随时提供在线技术支持和版本升增加角色概念级等服务。

三是技术需求，系统能提供功能强大的定制工具包，如支持多全宗管理模式，可以实现集中存储、集中应用的多全宗集中式管理，灵活和适应未来发展变化；支持多模式归档文件整理，可以实现分散整理、集中整理和混合模式的归档文件整理流程；完备的检索查询功能，可实现跨库检索和全文检索；以及在线OCR处理、PDF/CEB文件处理、图形图像处理、流文件浏览等便捷功能，使系统实现功能性和易用性的完美结合。

4 书档案管理系统实施原则

系统实现过程应遵循以下技术原则：（1）开放性：基于业界开放式标准，并为未来的业务发展奠定基础。（2）规范性：系统要符合中华人民共和国档案行业标准（DAT/22-2000）《归档文件整理规则》和《档案管理软件功能要求暂行规定》。（3）灵活性与可扩展性：方便扩展设备容量和提升设备性能，具备支持业务处理的灵活配置、业务功能的重组与更新的灵活性。（4）安全可靠性：提供良好的安全可靠性策略，支持多种安全可靠性技术手段，制定严格的安全可靠性管理措施。（5）先进性和前瞻性：采用先进成熟的设备和技术，确保系统的技术先进性，保证投资的有效性和延续性。

5 系统的设计与实现

档案管理的大量工作主要花费在档案检索上，所以档案管理系统的质量优劣，是否有较高的效率就主要体现在检索功能的强弱和检索效率的高低上。而档案管理系统实际上就是把档案信息存入计算机内、外存储器中按照数据的某种逻辑关系以某种组织形式，之后再以某种方式进行检索操作。所以，档案检索信息中的各项信息的组织方式和逻辑关系，以及选择什么样的硬件环境和软件环境，采用何种语言编写程序，这些都是会直接影响到整个系统质量和效率的重要因素。

目前，各种各样的信息检索系统在国内层出不穷，但绝大多数都是用高级语言编制的，甚至有的使用DBASE-2或者DBASE-3编制的。这样使得内存利用率较低，文件控制也不甚灵活，特别是在检索速度方面也很不理想。由于ZDGX系统所具有的中文操作系统、中文编辑程序、中文调试程序以及中文汇编程序等中文支持软件，故能方便的用汇编语言进行中文信息处理。由于汇编语言的采用，对于内存空间和磁盘空间的管理进行起来更加方便快捷，控制和存储档案文件更加灵活。与此同时，与其他语言编写的同类系统相比较，检索速度得到大幅度的提高，从而存在于档案检索系统中致命的效率偏低的缺点基本得到了克服。

6 结语

很多单位都开始定制档案管理系统软件，来管理产生的电子档案。定制符合本单位使用要求的系统软件至关重要，要针对自身的管理使用和规范做出需求分析，具体描述拟实现的目的和功能等特殊需求档案管理无论从人才储备、信息分类和组织、管理制度和方式等方面，都是未来信息资源管理的发展趋势和发展方向，档案是一个单位信息资源中最基础和核心的部分，因此，首先要做好电子档案的管理，逐步扩大和延伸管理范围，最终实现信息资源的管理。

参考文献

[1]朱鸣；文书工作与文书档案管理系统的设计与实现[D]；电子科技大学；2013年

[2]庞海萍；文书工作是档案管理工作的基础[J]；办公室业务；2011年S1期

[3]骞丽萍；文书档案管理办公自动化[J]；经营管理者；2010年19期