建筑施工企业电子档案的收集和保存

王殿英

摘 要：近年来随着城市化进程的不断加快，建筑行业也得到了快速的发展，建筑工程项目也在逐年增加。建筑企业电子档案的收集与保存对于一个企业的未来发展、提高自身的市场竞争力、管理能力的提升以及经济效益的增长发挥着重要的作用。因此企业的档案管理对于一个有着至关重要的作用，企业应该利用网络、通信技术、以及计算机技术等先进科技进行档案资料的收集与保存。本文主要针对建筑施工企业电子档案的收集与保存进行浅要介绍，并且对于其中的一些问题给出有效的建议。

关键词：建筑施工企业；电子档案；收集；保存

随着经济发展的不断加快，建筑行业也得到了较快发展，传统的手工管理方式已经脱离了企业对档案收集与保存的发展要求，应该将信息化的电子档案管理方式应用于建筑施工企业中。所谓电子档案就是利用网络技术、通信技术、计算机技术应用于档案的信息采集与管理保存中。电子档案可以使信息更加具有条理性、系统性，大幅度的提高管理水平，建筑施工企业的档案是工程投资生产后运行、维修、管理的重要依据。因此，如何做好工程档案的的前期收集与后期保存工作是很多相关人员的研究方向。

1 企业档案的收集与保存现现状

1.1 建筑施工企业电子档案管理形式单一

随着计算机的普及，一些建筑企业会使用计算机软件对档案的信息进行管理，但是目前市场上使用最多的主要是以文书档案管理为主的软件，软件的管理能力过于单一化，对于一些工程档案信息如果使用此类软件，不但会在收集与保存时出现问题，还大大的降低了软件的管理效率。但是建筑施工企业的档案主要是以工程档案信息为主，因此文书档案管理类软件无法做到全面管理。

1.2 建筑施工企业档案归档时间不及时

由于施工档案中所包含的信息量巨大，因此在资料的整理方面较难，其次在工程的收尾阶段一些参与建筑的技术人员会被调到其他工程中去，离开现有的岗位，外加一些项目部缺乏专业的档案管理人员，资料多以分散的形式分布在各个负责人的手中，这样就导致在工程结尾阶段一些需要负责人或者监督人员签字的文件难以具体得到落实，既拖延了工程的顺利完成，有影响了资料的整理。时间一久就会造成档案由于管理不当而遗失或者损坏的情况发生。此外，有些档案在分发的过程中数量不足，在一些需要签字的文件中多以复印件代替，更有严重的情况当负责人不在现场时，会有其他人代签的现象发生，对于一些重要的需要上级审核的文件，使用复印件或者随意代签是不允许的，所以会影响法律效力，以及档案的归档时期。

1.3 施工人员对档案的重视度薄弱

通常当工程竣工之后通过了业主的审核，并且短期内没有出现质量问题时，施工企业就会认为这项工程已经结束，将档案束之高阁，不在过问。另外对于施工企业来说对于档案的应用只是在竣工时期的一些文书签字方面，对于绝大多数的档案录用率还是很低的，因此档案管理人员往往会忽视档案的重要性。有时即使是收集也并不是很完全，至于后期的保存，有时因为某些情况导致档案丢失而无法归档也没有收到重视。有些企业甚至认为档案管理部门是多余的，鉴于工程档案的专业性强或库房容积以及其他因素对于工程档案没有建档。除此之外，作为施工企业的工程档案应包括施工前准备阶段的文件资料，施工过程形成的有关文件资料以及项目竣工验收阶段的文件资料，由于资料量很大，档案管理部门有时不加审核只是一味的接收，会发生一些没有实用价值的资料也进入了档案，影响了档案的收集与保存质量。

2 针对建筑施工企业档案收集与保存的问题解决措施

2.1 统一建筑施工企业电子档案的文件格式

想要对档案进行系统的信息化管理，统一电子档案的文件格式是有效的途径。由于在建筑施工的不同过程会应用不同的软件，所以想要将文件统一格式，首先就是将其改变成为任何软件都兼容的电子文件格式；在对档案资料进行整理保存时，要仔细认真保证档案信息的有效性、真实性、以及原始性；对于档案的类别要有明确的分类整理，且要简单易检索；还要考虑到电子档案的建立成本，做到经济适用，对于一些生僻或者特殊的信息要有相应附注，给使用人员带来方便；档案还要对于多种扫描文件都进行接收，对于各种电子文件获取方式都有效；积极开发适用于自身企业的电子档案，进行产权保护。

2.2 完善档案的管理流程

针对档案归档不及时的情况，应该对档案的管理工作进行严格把关。首先应该从企业的高层着手，将先进的电子档案管理模式加入企业发展的战略中去。首先应该对建筑企业的档案管理现状进行分析，并且与企业的建设目标、未来发展方向相结合，不断的对信息化档案的建设进行完善，在不断的经验积累中健全自身的电子档案系统，既对长期的档案信息化工作有所规划，又要有短期的发展目标。总之，企业档案的管理是一个企业的基础，对于企业的发展有着重要作用，企业本身应该认识到完善档案的前期收集与后期保存工作的重要性。

2.3 提高档案管理人员的专业素质

由于企业项目的工程多是分散的形式，每个阶层的管理人员流动性较大，档案员工往往缺乏实际的管理经验。因此企业对档案员工进行选择时首先要考虑到工作的相对稳定性与责任心的强弱，对于一些有经验者应该优先录用。此外，企业应该对档案管理责任进行细化，将任务进行具体分配，对于忽视工作，或者出现问题的员工应该进行相应经济上的处罚，以激励员工积极工作。此外为了与国际接轨，企业内部要定期选拔一些档案员工进行专业素质的培训，或者赴外学习，增强员工自身的专业素质，在对档案价值的分析上的能力有所增长。这样可以避免在档案的收集时将没有价值的资料收入在内，在档案归档时也可以审查档案的原始性与价值性。另一方面，档案员还可以指导项目管理人员如何提高档案质量，为后期工作带来方便。

4 结语

综上所述，电子档案的收集与保存工作是工程项目的基础，也是对一个企业管理水平的重要评价因素，更属于企业的无形资产。档案的收集与保存工作做的好与坏直接关系到档案价值的高低，只有规范、标准的档案管理模式才能使档案的价值发挥到最大。此外针对现实中出现的一些档案问题，企业应该及时进行解决，必要时应该多参考一些大型企业的电子档案管理经验，不断增强自身的实力，使自己能够在竞争激烈的市场中不断发展。

参考文献

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