新形势下如何提高档案管理人员素质

曹丽虹

摘 要：随着时代的变化，各行各业的发展都呈现良好的态势，党的十八党顺利召开，预示着我国将全面提升公民幸福指数，更好的完善社会主义市场经济制度，基于此种社会背景，关于档案管理方面就必须大力提升该行业人员的素质，只有这样才能更好的促进档案管理质量和服务职能的提升，为人民服务。本文主要通过对相关文献资料的整理，并对部分从业人员进行问卷查访，首先对新形势档案管理的重要性等问题进行剖析，然后找出其中还有待进一步完善的问题，最后提出相关建议，目的就是为了促进档案管理服务质量的提升。

关键词：新形势；档案管理人员；素质

1 相关问题的概述

1.1 档案管理

所谓档案管理也被称为档案工作，即专门从事对相关档案实体和档案信息进行管理并进行科学的划分，并以此来提供特定的服务性质工作，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理工作的项目内容主要有以下几个重要板块：收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动，对象是档案，服务对象则是需要档案的利用者，所以要解决的基本矛盾是档案的分散、凌乱、杂质、量大、孤本等，随着时代的发展，社会对档案需求的满足程度也不断提升，从我国档案的管理历史来看，该系统是由非独立到独立、简单到复杂的演变过程，所以随着档案量的逐步增加，科目日渐复杂，必须要朝着更加科学化的管理系统发展，只有如此才能适应社会发展的需求。

1.2 人员素质提升的必要性

档案管理人员是处理档案分类的主要参与者，其素质的高低就直接决定了服务质量的好坏，有鉴于此就十分有必要的提升档案管理人员的个人素养，完善档案管理工作的更好发展。随着3G时代的到来，档案管理工作也逐渐发展至从传统的手工到电脑等信息化的处理手段，在这种新的时代背景之下，档案管理工作相对从前变得简单，但也十分需要对待工作更加细致的人来从事这份工作，另外也要求管理人员的个人素养不仅包括从前专业素养、服务态度的提升，更多的则是对相关知识的掌握和学习，例如要熟练的掌握各种文档的编辑工作，软件的合理运用等。

1.3 档案管理人员素质现状

为了进一步体现论证的真实客观性，笔者通过对相关档案管理人员、个大高校学习的专业人才、档案事务所的领导人士进行了问卷查访的工作，从相关档案管理人员的调研结果发现，从事该工作的职员，部分能十分娴熟的处理好档案分类等各项工作，但也存在不少从业人员不具备专业素养，例如有些非专业人士也参与其中，这就在很大程度上限制档案管理的工作科学、合理化发展，阻碍档案管理工作服务质量的进一步提升。高校学生则大都对专业知识的学习把握还不够到位，普遍认为学习理论知识对自己的发展并无太大的用处，只要能完美胜任工作即可。另外档案管理的相关领导也存在相应的问题，使得档案管理人员之间存在的差距十分巨大，服务质量得不到明显的提升。

2 档案管理中存在的相关问题

2.1 档案管理人员方面

（一）服务意识不足

正如前文所述，档案管理的服务对象是档案利用者，服务质量的高低则主要是由他们的反馈，档案管理人员如果无法与其建立良好的关系，则在一定程度上决定了服务质量得不到明显拔高的现状。通过对档案管理人员的查访，笔者也得出由于部分档案管理人员缺乏专业素养，所以在服务质量方面还有待进一步的完善，或者简而言之有部分人员基本上并没有明确的服务意识，单方面的认为自己工作的主要对象是将各种类的文档进行科学的分类而已，所以造成了该行业服务意识不够的现状。

（二）业务能力有限

就档案管理人员来看，其业务主要是对文档的处理效率，如果没有进行系统的学习，就很难对数目繁杂的档案进行科学分类，由此而来带来的直接后果则是档案的利用者无法迅速准确的找出自己需要的档案。针对业务能力方面，由于部分档案管理人员非专业型人才，所以业务能力就十分有限，此外他们并不太重视自身的学习和完善自我的机会，以上种种都是造成我国档案管理人员业务能力无法紧随时代发展的重要原因，必须在今后的发展过程中加以遏制。

（三）没有养成良好的习惯

以汽车4S店为蓝本，它的业务范围也包括零配件的管理，其中就有专门的人员对各种品牌的零件，各种规格的配件进行科学、合理的分类，此外对修理人员更是用：“6S”来严格规范，即是强调良好习惯的养成，这有利于塑造企业的精神风貌，也为下一次的分类管理提供方便。

2.2 档案管理领导方面

（一）缺乏良好氛围

我国坚持改革开放的政策以来，虽然在带来巨大的经济收益，但也使部分行业都出现不良的风气，个人认为处理好这种良好风气，首要之处便是要在全行业内营造其良好的氛围，档案管理的工作亦是如此。随着现在各种高官一一落马，领导不作为的现象可以说逐渐浮出水面，这就要求档案管理的相关领导务必要有所作为，树立起良好的氛围。

（二）并不重视职员学习机会

职员不能用严格的要求来规范自身发展，然而领导却不能这样，领导作为管理人事的主要部分，如果不能做到重视职员的学习机会，将在企业内营造出一种消极的氛围，另外基于分配公平制度，也必须要重视职员的学习机会，只有这样才能更好的促进职员的专业能力培养和服务质量的更好完善。

3 档案管理工作的相关建议

3.1 领导高度重视

关于档案的管理事务，不能视为可有可无的简单工作，档案是一个人和历史重要的参考文献，如果不能得到重视，将在很大程度上使这些方面得到缺失。另外，关于行业内众多弊病的及时处理也需要依赖于领导的重视程度，有鉴于此加强对档案管理工作的重视十分必要。

3.2 加强业务培训

正如上述文中的描述，我国在档案管理工作中，存在较大的问题，其中专业素养的能力更是呈现一种参差不齐的现状，所以有鉴于此也必须要从各方面来加强对专业知识的学习和掌握，促进服务质量的更好完善。个人认为这不仅需要领导的重视，还依赖于职员的习惯养成，所以职员要加强对自我的管理和规范，养成良好的学习习惯，例如计算机技术的兴起，使网络成为处理档案的有效手段，一些传统的方式逐渐不合时宜，就有必要学习新型的业务处理方式，将学习到的理论知识更好的与实际工作相互结合，提高自身的综合竞争力。

3.3 强化服务意识

档案管理人员通过自身的工作，将各式各样的文档进行科学性、合理化的分类处理，就是要为档案的利用者提供方便，供其参阅，所以是一种服务型产业。而相关的档案管理人员在服务态度上存在差别和明显不足，就打有必要对此进行大刀阔斧的革新，而首要之处便是要强化档案管理人员的服务意识。强化服务意识，就是要求档案工作者注意自身工作的重要性，学习和了解并会主动关心国家大局，善于根据党委、政府的中心工作积极开展档案管理的工作，培养自身的责任感和意识，只有具备高度的责任感才能更好的融入到日常工作中。

3.4 营造竞争氛围

部分档案管理工作单位，主要是行政事业部门，所以相互之间并没有直接的利益关系，同时管理人员之间缺乏一种竞争关系，就从根本上限制了档案管理人员素质的提高，所以必须要对症下药，在其间营造一种正当、科学的竞争关系，促进档案管理人员质量的提高，促进该行业的发展。

4 总结

总之，档案的管理工作，在时代不断发展的今天，其作用变得更加重要，是有效衡量人或事的重要依据，提高档案管理人员的素质，可以为档案利用者提供更加优质的服务品质，促进社会的发展和进步。

参考文献

[1] 孙雪梅.浅谈档案工作者的素质要求[J].中小企业管理与科技（中旬刊）.2015（02）

[2] 贾英阁.新时期高校档案管理人员素质现状分析及建设对策[J].科技情报开发与经济.2011（25）

[3] 袁小翠.网络环境下档案管理人员素质建设探索[J].科技情报开发与经济.2012（03）