浅谈民营企业档案信息化过程中的问题与对策

武泽淼　张馨元

摘 要：企业档案是企业重要的信息资源，是企业信息化工程的一部分，关系到企业的发展。加强民营企业档案信息化建设是提高民营企业档案工作效率，实现民营企业档案科学化、规范化、现代化管理的重要手段。本文以内蒙古龙旺地质勘探（集团）有限责任公司为例，对我国民营企业档案信息化过程中存在的一系列问题进行分析，并对加强民营企业档案信息化建设面临的问题提出相应对策

关键词：民营企业；档案信息化；对策

我国民营企业档案工作起步于20世纪50年代。在半个多世纪的发展历程中，逐步积累起企业档案工作的管理经验，形成了一些规范，并在企业档案管理各方面取得了显著成效。但是，随着现代企业管理制度的引进，市场经济的发展，加之现代信息技术在企业管理中的应用，我国民营企业档案工作所面临的环境已经发生了巨大的变化，传统的企业档案管理模式已经很难适应现代企业发展对档案管理的需要。因此，为适应信息化的时代背景，实现民营企业档案科学有效的现代化管理，必须做好民营企业档案信息化建设，保证企业可持续发展。

1 民营企业档案信息化建设的必要性：

“在信息时代，民营企业面临着经营管理知识化、数字化、网络化的变革。实现企业档案管理信息化是现代民营企业档案工作生存和发展的必由之路。”

然而我国民营企业传统的档案管理只是将文件材料进行收集、整理、记录、保存、供人们查阅，对档案管理的重视程度不够，只是将其看成是简单的保存工作。结果造成信息资源不能顺畅流通，不能更好地为民营企业经济效益的提高提供服务。因此，信息化背景下，民营企业档案信息化建设工作应该受到人们的足够重视。

2 以龙旺集团为例看民营企业档案信息化过程中存在的问题

内蒙古龙旺地质勘探（集团）有限责任公司（以下简称龙旺集团）是国内首批荣获固体矿产勘查甲级资质的民营地勘企业。也是目前国内具有行业资质最多、级别最高的民营地勘企业。近四年，龙旺集团完成勘探进尺100余万米，提交大型煤田地质报告40多个，完成其他各类地质报告、汇编213份，各类化验样品4.8万件。这些成果的背后生成了大量档案资源，如果不能得到很好处理，对企业和社会都会造成巨大的损失。

通过在该企业档案部门的调研，我发现该企业档案信息化建设中存在一系列问题，主要表现以下几个方面：

1.龙旺集团在企业档案信息化建设中认识不清，缺乏重视。

企业档案信息化建设缺乏重视，认为档案信息化对企业发展作用不大。该企业分管领导认为档案信息化管理不能直接给企业带来经济效益，是一项可有可无的工作；另外，档案工作人员认为把档案信息录入电脑中，就等同于档案信息化管理；由于认识不到位，不能尽快接受新技术、新方法的推广与使用。因而，在龙旺集团档案信息化建设实践过程中，人为的抗拒和不规范操作影响了正常的进程。

2.缺乏档案管理信息化相关基础

虽然集团规模较大，资本雄厚，但是对于档案部门的投入却较少，导致缺乏实现档案信息化的人才，资金，基础设施。例如：该企业档案部门仅配有两台计算机，一台普通扫描仪，基础设施配置较低，严重影响档案信息化进程。虽然在09年购入一套档案管理系统，但是由于档案管理人员缺乏相应的的培训，其功能不能得到有效的发挥。档案部门内部人员来源大部分是兼职或借调，没有经过系统的档案管理相关训练，致使已录入计算机的档案也不符合信息化建设的相关规范，不能有效利用。

3.档案信息管理与其它方面的信息管理不能有效衔接。

龙旺集团内部各个部门，分别设计了办公自动化系统，生产经营系统，档案管理系统等多个信息系统，然而，由于多个部门自行设计，系统与系统之间并未形成很好的衔接，导致各系统间的数据不能互相提取利用，从而导致整个信息系统低效运转，故难以整理利用。

3 改善当前民营企业在档案管理信息化过程中存在问题的对策

民营企业实施档案信息化是不断优化、逐步完善的过程，并没有固定的模式，需要我们在实践工作积极探寻。结合龙旺集团产生的问题，我认为其在信息化实施过程中可采取以下措施。

1.努力提升档案部门在企业内部的关注度

在类似龙旺集团这样的民营企业，档案管理一般不会成为管理者优先实施的项目。而档案管理部门应通过自身努力工作来吸引企业管理者对档案管理的关注，然后适时提交档案信息化规划，跟进企业信息化步伐。具体可以采取以下步骤：

一是主动在工作中帮助各部门建立其文件与档案的联系，从企业效益的角度提出信息化议程。二是向管理者阐释档案部门的作用，是管理者明白档案管理是帮助其工作而非对其进行审查。三是摒弃档案管理独立运转的现状，努力使其成为组织工作，并尽可能的使其纳入优先项目。

2.在全面统筹的基础上，有意识的重点突破。

民营企业档案信息化无论采取何种模式进行，不能放弃全面规划，但这不意味着“眉毛胡子一把抓”，要从实际出发，找准突破口，发挥已有资源的最大效益。结合龙旺集团实际情况，我认为可以分几步逐步实现档案信息化：

首先针对集团的发展有较大作用的业务，例如固体气体矿产勘查，地球物理勘查所产生的相关科技档案的信息化作为“突破口”，因为关键业务上的实施效果明显，示范作用大。

接着可以选择一些方案成熟、实施风险小的项目继续跟进。龙旺集团在环境地质调查，勘查工程施工，工程勘察等项目相对较为成熟，同时产生档案数量和质量都符合实施档案信息化的条件。

最后在条件成熟，资源条件允许时，选择对原有体系冲击不大的业务范围进行档案信息化，以免在企业内部造成负面影响。龙旺集团在发展地质勘探等优势项目的同时，也在积极拓展房地产，环境保护工程等领域。因此，可以考虑对这一类的基建档案进行信息化，从而避免冲击原有的业务范围。

3.努力同各部门合作，步步为营，避免急功近利

民营企业档案信息化是伴随着企业的发展而发展的。龙旺集团企业档案信息化的发展趋势应当是一个从低级到高级，从简单到复杂，从局部到整体的逐步完善的过程。在档案信息化过程中，要注意同企业其他部门的合作，争取在构建档案管理平台时，与其它部门信息系统的数据采取一体化采集接口，全面完整、及时高效的采集档案相关信息。但要注意在其过程中要保障档案安全。

总之民营企业不应该以“条件不成熟”、“为时过早”等理由为借口，错过档案信息化发展的有利时机，也不要急于求成，“毕其功于一役”。应该从企业发展的实际出发，扎扎实实地打好企业档案信息化发展的应用基础，一步一步地探索企业信息化的发展道路，实实在在地获得企业档案信息化产生的综合效益。真正的实现信息资源共享，为企业科学和谐发展提供服务。

参考文献

[1]柯明.关于企业信息化原则的探讨.[J]物流技术，2001

[2]李琳.中小企业信息化实施探析.[J]中国高新技术企业，2008

[3]胡晓霞.企业档案信息化建设中的档案业务工作.[J]机电兵船档案，2013

[4]张宝珍.企业档案信息化构想.[J]机电兵船档案，2009

作者简介

武泽淼（1990-），男，内蒙古呼和浩特，汉，在读硕士研究生。研究方向：档案信息开发利用 民族档案学。

张馨元（1992-），女，黑龙江大庆，汉，在读硕士研究生。