信息化视域下高校人事档案创新管理方式探析

摘 要：随着信息化不断发展，信息化逐渐要求高校教育和管理进行改革，以适应其发展的需要，高校人事档案管理的创新和改革显得尤其重要。在信息化视域下，要加强对高校人事档案的管理力度，高校人事档案管理者要借助信息化手段采取合理措施，进行有效管理，以适应信息化发展的需要。本文主要介绍了高校人事档案管理中存在的问题及解决措施。

关键词：信息化；高校；人事档案管理；问题；措施

项目基金：黑龙江省远程教育学会2013年规划课题《高校人事档案信息化管理研究》（课题编号YC2013-27）

高校人事档案管理对高校人力资源开发和管理水平的提高具有促进作用，做好高校人事档案管理工作是提高高校人力资源人事管理的重要内容，具有十分重要的意义。我国政府一九九○年制定了颁布了相关的法律文件，针对档案管理中的一些问题做出了明确的规定。随着社会的快速发展和信息化发展的加速，以往的人事档案管理政策相对比较滞后，在很多方面都存在明显的缺陷，已经难以满足社会发展的需要，这就要求高校人事管理制度不断进行深化和改革。

1 高校人事档案管理存在的问题

1.1 高校人事档案信息化建设的滞后性

面对当今经济突飞猛进的发展，人才竞争日益激烈的社会环境，信息化的发展增强了人们适应社会发展的能力。就我国高校人事档案管理而言，传统的管理手段已经越来越满足不了社会发展的需要了。现今，我国很多高校中人事档案管理的材料依然依靠的是手工操作方式，这种方式统计的人事材料不容易后期进行检索，查找起来比较困难，并且不利于保存，在查找的过程中容易损坏。可见，传统的依靠手工操作的高校人事档案管理方式存在很大的弊端，不利于高校人事档案科学管理。但是高校领导没有及时意识到这种人事档案管理的不足，没有采取相应的措施进行人事档案管理信息化改革，我国高校人事档案信息化建设的滞后性，直接影响了人事档案管理工作的发展。

1.2 高校人事档案管理与社会人事制度相脱节

随着社会的发展，社会分配制度也不断变化，我国部分高校把人事档案管理与社会人事制度结合起来，人事档案管理工作要尽量突破传统的工资制度。高校人事档案管理制度的改革和完善有利于社会人事制度的更好发展。在改革开放取得重大成果的今天，高校中实行的档案工资制度已经不能准确反应工作人员的实际收入水平，人事档案中记载的收入一般都远远低于实际的收入，这种现象就反映出高校人事档案管理与社会人事制度严重脱节的问题，这更影响了高校人事档案的权威性和真实性。

1.3 人事档案内容不够准确、材料不够真实

高校人事档案必须保持数据的真实性，这是人事档案具有存在价值的基础。人事档案离开真实性就没有存在的作用和意义，虚假的人事档案信息甚至会产生不良影响。然而，目前我国高校人事档案管理现状令人担忧，部分档案中的信息与现实完全不符合，材料不够规范，过于随意，致使信息存在较大的差异。如：年龄、党龄、学历、社会经历、等信息严重失真。因人事档案工作的失误，给社会管理造成了不利影响。

1.4 人事档案管理的法律规范力度不够

国家虽然出台了人事档案管理相关的法律，但是，随着社会的变化和发展，人事档案管理的具体要求也在不断变化，以前的法律不能完全适应当今管理的实际需要。这就要求国家根据社会发展的需要适时制定合理的法律条例，加强法律的引导和规范。

1.5 档案管理人员的综合素质较低

部分档案管理人员的业务水平较差，没有养成良好的职业道德素养，对待工作不够严谨，经常导致档案信息缺失或外泄，有的管理人员甚至在利益的诱惑下帮助别人篡改档案信息，造成恶劣影响。

2 信息化视域下高校人事档案创新管理的具体措施

2.1 创新管理方式，增强服务理念

传统的人事档案管理主要由相关的部门进行同一管理，如果想要查阅人事档案内容，需要和相关管理部们联系、沟通，并且要按照规定的程序办理查阅手续，通过审核后才能进行查阅。面对社会全球化的发展，很多高校开始向国外输出人才，或者将国外人才吸引到国内来，这就使得高校人事档案管理工作变得更加复杂，进一步要求高校改革人事档案，增强服务理念。

2.2 促进高校人事管理制度改革走现代化管理模式

传统的高校人事档案管理具有很大的缺陷，封闭意识较强，不能满足社会发展的需要，人事档案管理必须合理对待保密工作。但传统的档案管理将这种保密性理解的过于机械化，它将保密性与封闭性等同起来，而人事档案的保密性并不意味着要将其封闭起来，不为外人所知。因此，要努力促进高校人事管理制度改革走现代化管理模式，实现人事档案适度开放，这样有助于提高社会的信息化发展，同时有利于提高人力资源的服务水平。逐步实现档案的信息化建设，有利于公民实现合法使用档案的权利和愿望，发挥人事档案信息的最优效益。总之，促进高校人事管理制度改革走现代化管理模式是社会发展的必然要求，将更好的促进社会人力资源的合理配置和高效管理。

2.3 提高高校档案信息化管理的安全意识

现代信息技术促进了高校档案管理工作的发展，同时也带来了一定程度的安全隐患，部分高校在建设档案信息化的过程中，没有足够的安全意识，导致出现档案信息遗失、外泄或失真，从而产生不良影响，甚至造成重大损失。因此，高校在档案信息化管理的过程中，一定要确保资料的完整性，树立安全管理的意识，确保档案信息的真实性。

2.4 完善高校档案信息化管理的法律保障措施

高校档案信息化管理过程中离不开法律的保护，依照法律规定进行有序的档案管理是档案工作持续发展的有力保障。因此，国家要制定出合理的法律文件，进一步引导和规范档案管理工作。各领导部门要组织档案管理人员学习相关的法规，使每一位档案锅里人员都认识到档案管理的重要性，从而更好的投生于档案管理工作中，将工作做得出色。

2.5 注重提高档案管理人员的综合素质

高校档案管理人员的综合素质直接影响着档案信息化管理的进度，要尽量精选一批专业的档案管理干部来监督和指导档案信息化管理工作的进行。每一个档案管理人员都要自觉提高自身综合素质，加强学习档案管理专业知识，努力提高业务水平。从而更好的促进档案信息化管理工作的进行。

信息化视域下，加强高校人事档案的创新管理具有重要的现实意义，高校要重视档案管理创新和改革工作，力求建立完善的高校档案管理系统。

参考文献

[1]张瑾.信息化背景下高校人事档案管理的创新研究[J].山东女子学院学报. 2014（04）

作者简介

王贺（1982-），女，黑龙江哈尔滨人，工学学士，讲师，从事人事管理工作。