现代人事档案管理问题与对策探析

摘 要：随着人事制度的改革和深入，市场经济的建立和发展，用工形式的多元化。人事档案的现状存在内容失真、材料不全等问题。提出了要从根本上解决我国目前的人事档案管理问题就必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段的人事档案管理体制等措施，探索和研究社会主义市场经济条件下人事档案管理的新模式。

关键词：人事档案管理；问题；对策

自古至今，人事档案一直是关乎个人命运前途的重要资料，长期以来倍受人们的重视，但在现阶段，随着现代市场经济的席卷，人员流动的增加，各方面对人事档案的重视不够，因而在不同程度上存在许多问题。

1 档案管理问题探析

1.1 人事档案材料内容质量不高

一些单位的人事部门忽视了广大普通干部职工的材料收集，造成了领导干部的材料多，普通职工的材料少，从而导致人事档案收集范围窄，不够全面，不能充分体现员工的整体特点及面貌。人事档案具有动态性强的特点，然而，一些单位的人事部门却不注意及时补充新材料，缺乏反映最近的业务工作进展及岗位责任制执行情况。真实性是人事档案的生命，一些单位的人事部门在审查材料时，把关不严，使一些虚假材料顺利地进入个人档案，导致档案内容失真。由于这些原因导致当今人事档案材料内容质量不高。

1.2 人档分离现象严重，“无头档案”增多

人事管理部门工作制度不健全，人员调动长期不通知人事档案管理部门，或工作机构或人员大规模急剧变化，造成一些人员的去向不明等原因导致员主管机关变动与档案的流动未同步进行。工作调动的不合理行以及人事干部的疏忽，以及收进转出登记制度的严格性不足。

1.3 人事档案管理体制不适应新的形势

管理体制上实行多头管理，县级以下机构的人事档案归多头管理，隶属混乱，人事档案管理与档案业务指导机构关系疏远，处于分离状态。这些现状与社会主义市场经济体制条件下人事政策制度不适应。

1.4 人事档案管理方式陈旧，手段落后

由于机构改组，人事任免制度改革，人才流动日益频繁，人事管理日趋复杂，工作量也大为增加，但目前，许多单位的人事档案管理仍停留在手工操作阶段，工作效率十分低下，已不能适应社会发展的需要。一些单位虽然利用计算机进行管理，但由于软件开发跟不上，管理人员素质低，难以正确使用计算机，甚至只能把计算机当作高档打字机使用，自然效果并不显著。更多的小型基层单位，由于经费投入不够，人事档案的现代化管理基本没有起步。

2 对策与建议

2.1 努力提高人事档案材料的质量

强化各级领导的档案意识。档案工作中出现的诸多问题，其根源在于组织人事部门和单位领导的档案意识淡薄，没有从思想上真正认识人事档案及其工作的重要性。因此，增强组织人事部门和单位领导的档案意识，是解决当前人事档案工作中存在的问题，提高工作质量和水平的根本途径。

健全并贯彻各种规章制度，提高档案工作质量水平。建立和健全各种规章制度是人事档案工作实行依法管理的基础。人事档案工作应遵守《档案法》，制定本单位的人事档案收集归档补充制度、检查审核制度、交接转递制度、整理规划保管保密制度、查阅借阅制度等，做到有法可依。

2.2 严格执行转递制度

落实《干部档案工作条例》，强化档案管理意识，明确档案管理范围。在工作调动、职务变动和大中专毕业生分配的档案传递过程中，必须按照规定，有一定的时间观念，做到及时、准确的传递到所去单位所在的县（市）组织人事档案管理部门，严格禁止有章不循，有法不依，把档案乱投乱放的不良现象。档案管理部门应密切配合，加强联系，及时催问或索要档案。转递档案时，必须按照《干部档案转递通知单》的项目详细填写。收到档案的单位经核对无误后，立即做好入库登记，并在回执上签名盖章。档案接收人员在验收时，如发现材料不齐或丢失，应要求原单位补齐或查清。档案转递时，必须严格密封，以机密件通过机要渠道转送或派专人送取，并要签字注册。严禁公开邮寄或自带，以保证档案在转递过程中的安全。

2.3 建立符合时代要求的人事档案管理体制

加强人事档案的集中统一管理。为了节省人力物力，提高管理水平，防止部分单位之间相互推诱扯皮，而且便于社会利用，提高利用效率，就应结合现代人事代理制、干部能上能下的用人制度、干部转岗分流的人事政策、全员聘任制的情况，打破原来各级各部门都管人事档案的旧管理体制，实行相对集中统一管理的体制。

改管理分级过细为管理适度分级或不分级。根据人事档案管理工作的具体情况具体问题具体分析。党政机构人事档案管理应适度分级，企事业单位人事档案管理可以不分级，高等学校由于其人事档案内容大体都是相同的，职称也不是终身制的，因此其人事档案也可以不分行政管理人员、讲师、副教授、教授、普通教师、科研人员等。也可以考虑建立一个高校系统的人事档案管理中心。

2.4 加强人事档案的 “三化” 进程

人事档案的 “三化” 是指人事档案管理的现代化、 规范化和标准化。现代化是人事档案工作在信息化时代的必经之路，是新形势下人事工作发展的需要，这就需要进一步研究人事档案的数字化、 数据库建立、 管理系统研发、 信息网络化建设等核心问题。规范化是实现人事档案管理现代化的重要中间环节。由于受历史条件的制约，不少人事档案材料载体不统一、 装订不整齐、 书写不规范、 管理不规范等现象还比较突出。因此，加强人事档案管理的规范化研究，建立严格的管理规章制度，为人事档案规范化管理提供理论支持与方法指导，已成为迫切需要解决的重要问题。另外，标准化也是实现人事档案管理现代化的重要基石。加强人事档案标准化建设研究，特别是要加强人事档案载体标准、 格案管理的标准体系。

2.5 实现人事档案信息化建设的对策

人事档案信息化建设是实现人事档案信息化的手段，是一个极其复杂的系统工程，只有充分提高这个手段的科学性、高效性和超前性，才能稳步实现预定目标。

加快基础设施建设现代化。按照《中组部全国组织干部人事管理信息系统软件设计原则和规范》和《全国档案系统信息化建设实施纲要》的要求，各部门要增加人事档案信息化建设的投入，加快人事档案信息基础设施的建设。同时，要各人事档案管理部门要统一开发一套功能强大，格式统一的信息系统软件，以满足档案信息化建设的基本要求。建立完善人事档案信息数据库。人事档案信息数据库中的数据必须规范，国家人事主管部门应会同档案业务主管部门制定有关标准和规范，并组织实施。

2.6 培养高素质的复合型人才

人事档案信息化建设水平的高低，一方面取决于其所应用的信息技术水平的高低。另一方面又取决于开发利用信息技术的管理者水平的高低。加速人事档案信息化管理，培养高素质的档案管理人才，是信息时代发展的要求。因此，各档案管理部门既要重视对原有管档人员的培训和提高，又要大量吸收那些既懂档案专业又懂计算机管理、熟知法律法规的复合型人才，以适应人事档案信息化、数字化管理的需要，为实现信息网络化服务。

3 结束语

通过国家人事档案相应政策的制定和人事档案工作者！档案研究人员的努力。一定能够改变现阶段人事档案工作中存在的问题，建立适应市场经济发展需要的人事档案管理模式、管理方法，更好地发挥人事档案的作用，更好地服务于社会。

作者简介

罗凯，男，滨州市沾化区，从事人事档案管理工作。