如何利用创新服务顺应新形势下的档案管理工作

李瑷含

摘 要：现代科学技术发展快速，以往的纸质档案管理无法满足需求，所以电子档案的地位不断提升，现在档案管理以及进入了网络化管理模式。传统档案管理工作经验和知识无法胜任目前的工作需求，所以，随着时代的发展，档案管理工作中也需要提升自己，解放思想，跟上时代的脚步，创新档案服务，开拓新的领域。目前档案工作者需要将档案开发和利用作为自己的工作职责和使命，能够主动为社会服务，推进全面小康社会进程。使用计算机网络来为用户提供档案服务，做好管理事物，让档案管理工作能够变得现代化。

关键词：档案管理 创新服务 网络管理 新形势

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）12（a）-0199-02

新的社会大环境下，信息化是主流旋律，档案服务为了适应时代的发展，需要对自己的工作进行创新，满足社会的需求，创新是一个国家发展的基础，是民族进步的灵魂，是推动社会发展的动力。创新也是档案服务事业发展的前提和力量来源，特别是在目前的信息化社会环境下，档案服务工作应该跟上时代的发展脚步，不断地开拓和创新，以创新思维作为档案服务管理工作的依据。

档案服务创新需要有创新的想法、创新的意识，两者缺一不可。网络经济和信息时代是一个全新的时代，创新就是这个时代最重要的内容，尤其是目前档案工作电子化和网络化，创新思想和创新理念应该渗透到工作当中。解放自己的思想，建立档案服务的意识和工作理念，能够贴近生活，接近社会，满足大家的需求，这是档案服务质量的重要决断指标。创新需要有创新观念的支持，能够对档案工作对社会服务功能的重要性有所认识，能够注重实体利用，对档案原始凭证给予关注。由被动服务变成主动服务，让档案事业能够和社会公共文化服务、社会公益、历史文化传承等连接在一起。

1 从服务手段上来革新

建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。档案部门现在都开始建立了自己的局域网，档案部门也需要合理的利用单位网站来进行档案管理网页制作，将档案信息上传，提供档案网络服务，让用户可以实现档案信息网络检索，满足不同的需求。国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的1种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将该单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，丰富，利用率高。

电子文件的自动上传收集。电子档案的产生过程和纸质档案产生过程存在很大的差异性，电子档案的产生需要由上传和下载两个部分组成，在单机上进行电子文件的收集工作是现代档案管理中非常重要的内容。档案部门如果按照传统的工作模式来进行，就很难完成，需要对现有的工作模式进行调整，提供网页工作窗口，能够使用网络来进行档案的上传，进行档案的收集，在档案馆的服务器进行档案的归档。例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆（室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。使用软件就能够通过计算机网络来将电子文件上传，在服务器进行归档，不需要往返档案馆进行档案的交接，也不需要将档案以光盘的形式进行交接。

提供在线服务。传统档案利用需要到档案馆或者展览馆去阅读复制或原文件，需要使用者到档案部门去利用，信息化社会中，这项过程能够简化。社会的全面信息化让工作、生活和学习变得更加便利，人们对信息的时效性非常关注，希望能够使用信息系统和网络来及时获取信息。所以被动和手工的档案利用无法满足需求。

档案部门能够通过开设网页专题、数据查询窗口以及电子信箱服务等内容，给档案利用者提供便利性，快速地进行信息交互，对服务对象的问题和咨询提供解答。

开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为了能够满足新形势下的需求，加快工作职能转变，提升工作效率，加强党和人民大的联系，为人民群众提供切实可靠的帮助，应该要建立服务中心，提供现行文件的服务工作，要求全省各部门、各单位率先向各级档案馆（室）送交现行文件资料，并要求各级档案馆（室）做好现行文件资料的接收工作，搞好现行文件资料的阅览服务。

2 服务领域上的扩展

信息化和多主体服务。从对企事业单位服务转为提供社会全面服务，这是现代档案管理者的共识。因为档案部门除了需要和党政机关以及企事业单位有交互之外，还会需要和社会活动相联系，为他们提供档案信息，这些群体可能是个人或者组织，需要根据他们的需求来提供不同的服务。信息化社会人们对信息的渴求度非常高，信息技术发展后，科学研究、生产建设、行政管理等等都变得错综复杂，和信息服务的联系密不可分。档案信息的单一需求被打破，更多的是需要提供综合的档案信息服务。

提供实体服务，开发档案产业。目前信息资源开发中，档案工作者除了是档案的保存着和管理者之外，更是档案的开发利用者，档案管理也是档案的开发利用集散地，作为信息的聚集地和交流中心，为用户提供档案服务的窗口。知识档案馆的改革应该向信息化道路发展，给社会提供档案信息，建立档案信息服务产业，将信息收集、加工、保存和服务进行统一化，成为工作实体。档案信息开发要求档案工作者有服务意识和产业意识，能够顺应市场经济的发展趋势，主动提供服务。在信息编辑上，应该引入先进技术产品指引，为企业的结构调整提供信息服务，为企业的营销提供市场信息资料等等。

信息资源共同分享。现代化信息资源增长快速，每天都有大量的信息产生，单一的文献部门无法完成所有的收集和整理工作，所有应该报实现横向联合，将信息资源共享，打破各自为政的局面，建立统一的信息系统，建立联合目录，这是社会信息系统的核心内容。

联合目录是为了能够实现著录格式和编排的统一，将两个以上的档案馆馆藏目录联合报道。让资源可以共享，为使用者提供更加丰富的信息资源，建立联合目录能够完成资源共享，对文献部门深挖资料利用价值具有很大的帮助，也能够作为资源互补的一种方式，让馆藏资源的利用度提升，防止资源被重复收集，造成人力物力的浪费，也能够有效地缓解馆藏的空间不足问题，对档案馆的人力资源分配以及资金紧张情况都有很好的改善效果，还可以让档案馆或图书馆能够发挥自己的特色，提供特色化服务，更加系统的提供专一方向的服务，对社会的需求提供更加有针对性的服务。

3 档案服务创新的主要任务

档案服务创新不能够单纯的依赖其他政府部门或社会的帮助，需要自己进行改革发展，解决前进道路上的各种难题。

（1）合理档案资源建设，稳固档案服务创新基础，加强档案收集、保存和利用工作，这是档案事业的基础。所以档案管理应该在档案资源建设上多努力，档案服务是基于档案资源提供的服务，没有档案资源也就服务提供档案服务。档案资源建设在档案服务创新工作中的基础地位不可取代，所以应该要抓好这一源头，对重大活动、重大事件、重要会议、重要科研项目等内容进行多载体的档案监管，将常规归档和即时归档相结合，多征集各方面的社会报道，为档案服务提供基础条件。

（2）数字化馆藏。档案服务创新需要以数字化馆藏作为基础，馆藏档案数字化一方面能够让利用者更加的便捷；另一方面对于档案的保存也比较方便，能够保存更长的时间。档案馆藏数字化是目前正在建设和完善的一项工作，需要创造条件，把握机会，争取社会和其他部门的支持，为档案创新服务提供基础条件建设。很多大的档案馆都已经能够完成数字化管理模式，而一些中小档案馆因为经费等问题导致其发展缓慢，停滞不前，所以应该争取到更多部门的帮助，为数字化馆藏提供基础。

（3）培养高素质的档案管理人才，建立高水平档案管理队伍。档案管理工作者是档案管理工作的主要实施者，他们的水平和能力直接影响了档案服务的质量高低。我国档案管理人才稀缺，特别是复合型的人才，需要对优秀的年轻档案管理工作者给予重点培养，增加他们的知识面，提供更加的工作机会，丰富他们的档案管理经验，可以选择优秀人才进行培训深造，掌握先进档案管理技术，学会先进设备的使用方法，聘请高新技术人才，壮大档案管理队伍。

总而言之，档案管理服务工作的创新是档案管理发展的基础和动力，需要解决发展过程的难题，富有创新精神，推动档案管理事业的稳定发展。

参考文献

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