档案信息资源开发的影响因素及其对策

李美玲

摘要：文章从各个方面阐明了档案信息资源的重要性及存在的一些问题和解决的方法。对于档案资源，要充分地整合资源，科学地开发利用，尽可能地让档案的价值得到最大的利用；档案资源的开发与利用作为档案工作的一个环节起着举足轻重的作用，直接影响着档案工作的效益。

关键词：档案信息；资源开发；档案资源；档案管理人员；电子档案数据库 文献标识码：A

中图分类号：G273 文章编号：1009-2374（2015）15-0185-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.15.096

在社会迅速发展的同时，人们正在走向科技创新化、知识经济化、信息网络化、资源共享化，由于传统的档案利用方式管理模式与现如今社会的管理模式不同，因此应当在原有管理模式上进行改进，从而档案资源的开发与利用成为了迫需解决、影响重大的问题。

1 档案信息资源开发的影响因素分析

在社会主义社会的制度下，档案信息资源管理模式的发展受到一些不利的影响发展的制约条件，如市场经济模式、政府的制约、管理模式等方面，档案管理内部也存在一些问题，对于档案信息资源的开发利用来说，它是管理模式信息化的核心，已在认识上被广为接受，但仅仅停留在理念层面，国家并未出台针对信息资源开发利用的专项规划。另外，档案信息资源在内部管理过程中并未形成一种系统化工程模式，信息化最难的不是规划网络工程，而是规划信息资源。在工作与生活中很多方面的因素都有可能导致档案管理部门的管理方式落后，在操作使用中无法体现其应有的价值，造成信息资源的时效滞后及信息源匮乏、浪费等现象。

2 针对档案信息资源管理的前期对策

在档案信息资源的储存与发展过程中，科学合理的选择是比较重要的，取消保存没有或失去原有价值的一些档案信息，针对重点档案的保存和有效利用，从而来优化馆藏或者档案的存储，体现档案人员的自身价值和拒绝无效劳动，存在其中的主要问题有：（1）在档案价值的确定方面，是趋于保守或存在某些片面性，包括在指导思想上认为目前档案室的主要矛盾是有丰富档案馆室藏等的问题；在丰富馆藏与鉴定的关系上，重馆藏而轻鉴定；有一些档案工作人员怕错而产生畏惧情绪，销而不毁，使缓期成为无期，现在的相关规定所产生的负面影响比较深远；（2）针对目前的档案价值鉴定依据标准有一定的局限性以及由于多种原因导致的档案价值鉴定范围信息较窄，在鉴定过程中忽略档案载体的寿命及其他方面的影响，决定了档案中的档案真伪鉴定问题；（3）档案信息资源具有很大的可开发利用价值，但需要科学的方法去管理，在档案信息管理人员工作中，方方面面都要保持高度的正确性与合理性，在储存上保持高调的一致性。同时，社会群众的利用方法决定着档案开发利用的活动规律和方式，用户的使用体验也对档案信息的发展有很大的促进作用。

3 档案信息资源中的重要工作及处理方法

现代化社会下，经济在推动了各行各业的迅猛发展的同时也给档案工作带来了新的生机、活力、机遇和挑战。在新的形势下，档案工作对信息资源的重要性认知已经有所深化，但是对于如何有效地利用档案信息资源，进行科学管理和优化配置并未引起重视，长久以来档案工作受传统管理机制和陈旧观念的严重影响，存在的管理模式及服务方法相对落后，而随着现代科技的发展，档案信息管理已经走向多元化。档案信息资源的主要形式不再是“纸质文献”，更发展到利于检索和贮存的数字信息化形式，与此同时也走向了现代自动化、网络化、信息化的阶段。

档案信息资源的开发利用是科学与合理的，档案管理人员要充分意识到档案信息资源开发利用的意义，某种程度上来说，档案信息直接影响着各级部门的安定有序发展，从而使档案信息资源的价值得到最大的体现；档案信息资源管理人员的管理方法是做好档案信息开发利用工作的基础，对于档案信息资源的收集范围，要做到全方位与多元化的收集，建立起纵向与横向的工作模式，各级领导要密切关注档案信息资源的质量，要对各级档案信息资源进行集中统一管理，形成保质保优的档案信息资源，使档案信息资源的开发利用形成好的基础，不然，档案信息资源的开发利用就成了枯叶朽木。与此同时，更应该提高档案人员的综合素养，在工作与学习中，要加强档案人员的工作模式与工作方法，使工作人员形成良好的工作素质。与此同时，工作人员还应熟练地去掌握相关的专业知识与业务知识，科学合理地进行档案的分类方案，准确划分档案的归档范围和保管期限，并能独立且正确地进行有效管理，使整理出的档案期限准确，分类科学合理。

档案人员在管理工作中应当充分发挥其传承作用，认真学习相关的政策与方针，从而使得每一位档案管理人员明确档案的归档范围和保管期限，防止一些档案工作人员更换过多，工作交接不及时，部门立卷制度不能很好地执行。其中，档案开发利用人员不仅需具备传统基本的档案文献的编研能力，即包括档案信息资源的收集、整理、立卷、鉴定、校对及一些编述型档案信息的撰写能力；此外，档案信息工作人员还要了解一些电视广播，报刊广告中的重点信息以及相关的工程管理、图形设计、电脑操作等技能。

从宏观上讲，档案信息资源的开发利用是一项系统工程，在某些时候会有一定的时序性，自然而然地需要档案信息资源管理人员提高工作素质，及时提供业务指导，证明材料的获取。档案信息资源管理人员在工作中还应加强开发利用过程中相关资料的保存，为以后的档案信息开发利用工作做好基础。

江泽民同志曾说：“档案有它的特点，就是平常不起眼，也不引人注目，但是，你一旦需要时，如果平时工作没做好，临渴掘井，则悔之晚矣。”因此，我国档案信息资源开发利用的内容重点应放在以下四个方面：（1）促进各级基础档案信息资源工作，特别是对于电子档案数据库的管理；（2）对网络档案信息资源的储存是档案信息数字化模式中重要的一方面，在形成电子档案的过程中，档案信息管理人员要对电子档案信息的运行，储存和利用的整个过程来加以控制，使网络档案信息与记录事物活动的数据保持高调一致（包括背景信息元数据、文件结构元数据等），确保电子文件的保真性、完整性和正确性；（3）电子档案信息资源的储存为后续工作中的开发利用奠定优良的基础；（4）档案信息资源开发的内容应集中在具有地方特色以及用户需求大的两种类型的档案上，在工作中还应加强稀少珍贵档案的优良管理和保护。但是，在信息化社会中电子档案具有流动性强和容易丢失等特点，其中的许多档案信息管理问题值得探究，如：电子档案信息资源的收集与保存的具体标准有哪些方面？电子档案信息资源的保存期限是多少？通过哪种科技手段来延长网络资源的寿命期限呢？

4 结语

现在的社会，早已经步入了知识经济化时代，由于我国市场经济的迅速发展，在新的科技化、经济化时代中，各类的信息资源也成为了人们生活中必不可少的一部分，如在地方的政府和高校中的机构预设、证书补发、地区建设、科研政策等方面。而档案信息资源的管理也成为档案工作的重中之重，在很多领域中档案信息资源的开发都有它或多或少的缺陷及现实性需求，这是我们需要共勉的。不论如何，档案信息资源对于现代社会的影响是很深远的。

参考文献

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[3] 李泽锋，杜红.关于我国档案信息化标准的分析[J].中国档案，2007，（10）.

（责任编辑：王 波）endprint