简析人事档案管理存在的问题及对策

李峰利

摘 要：人事档案是在劳动、人事以及组织等人事管理的过程中形成的，主要记录、反映个人的健康情况、品德思想、工作业绩以及业务能力等，是管理和考察员工的主要依据。随着社会的迅速发展，劳动用工制度在不断完善以及变化，导致人事档案在管理中出现了一定问题和矛盾。本篇文章主要分析了人事档案管理的意义、目前存在的问题以及对策，以供参考。

关键词：人事档案管理；存在的问题；对策

进入新世纪以来，我国企业人事档案管理工作有显著改变。随着社会经济市场的不断深入改革，将“双向选择”作为特征的人才招聘更加频繁，人才流动的频繁导致了企业原有人事档案管理工作中出现了一定弊端。人事档案怎样与时俱进，及时改进落户的管理体制，将社会服务职能充分发挥，已经成为了新的社会发展时期必须解决的重要问题。

一、人事档案概述

（一）含义。我国人事管理制度中最核心的内容就是人事档案管理，主要是记录企业员工的工作情况、主要经历、业务能力、思想品德以及政治面貌等的文件材料[1]。是以个人资历、学历以及身份挂钩的证据和社会组织关系、社会保障以及工资待遇等相互挂钩，在法律上具有一定法律意义，是记载人生轨迹的主要依据。员工在职称申报、转正定级、开具相关证明以及养老保险办理等都需要查阅、使用人事档案进行核对。

（二）人事档案特征。人事档案的主要特征是真实性、全面性、变动性以及机密性。真实性是因为人事档案是录用人才以及选拔干部的主要依据，人事档案内容在当事人生涯中有重要作用，所以人事档案需要和社会对人才的需求相互对应，需要全面、真实地记录个人的实践和经历，为用人单位提供可靠、真实的依据。全面性是指人事档案既包括个人工作经历又包括成长经历以及家庭情况等信息，所以人事档案是储存个人信息的资料库，可以全面反映出个人全貌。变动性是指人事档案的资料不是一成不变的，随着员工工作经历的延伸会不断形成反映新信息的材料文件，所以人事档案生成过程中还要对新材料进行补充收集。机密性是指人事档案中反映着员工工作期间的个人功过以及内心隐秘等情况，所以人事档案属于企业机密，任何人都不能私自保留以及泄露人事档案材料。

二、企业人事档案管理存在的问题

（一）管理档案的意识淡薄。企业的人事档案是全面了解员工工作情况以及正确选择干部的重要基础，对企业人事工作的质量以及效率造成直接影响[2]。但是当前一些企业管理档案的意识比较淡薄，无法根据相关的要求制定管理档案的制度规章，或者管理人事档案的人员有法不依，企业的人事档案随意存放甚至长期无人管理。企业管理档案的意识淡薄主要表现在：把部分员工的人事档案以及材料丢失，没有及时传递人事档案，员工已经调离本工作岗位但是人事档案却没有根据相关规定传递到员工工作的新单位，将人事档案当做普通邮件寄送，不加密封钢印或者将档案交给员工本人携带，导致丢失、篡改等现象。

（二）管理人事档案信息化程度低。随着电子信息技术和科学技术的发展，企业对人事档案信息化管理的要求逐渐升高。但是在实际管理人事档案的过程中对人事档案信息化管理水平还无法达到信息化管理水平，对管理人事档案的系统缺乏了解，无法顺利展开工作。同时还由于一些先进的技术手段无法在人事档案管理的工作中充分利用，不能把计算机的功能发挥。通过对人事档案的信息进行分析，发现在管理人事档案的工作中仅使用纸质档案进行管理查阅不仅有较大工作量，还对档案长久保存造成不利。

三、对策

（一）促进人事档案管理规范化。促进人事档案的规范化管理主要有以下措施：第一点，企业要加强对人事档案管理的重视，成立管理档案小组，组员之间相互协调将企业人事档案在管理中出现的问题解决，并且企业领导要对人事档案管理工作进行全面检查、指导和监督，出现问题及时改正。第二点，建立健全人事档案管理的各项规章制度，因为人事档案管理的制度是一项繁琐复杂的工作，如果不建立相应管理规章制度，就会导致档案管理工作无章可循。

（二）加强档案管理的信息化建设。实现信息化的人事档案管理是管理制度发展与改革的需求和我国对社会主义建设的重要部分，同时也是适应逐渐增多的档案信息的需求。对档案管理加强信息化建设需要企业管理部门将人事档案管理的实效性逐渐提高。将人事档案管理的要求就是使用计算机进行辅助管理，使用扫描仪以及计算机等现代技术和现代设备对档案的资料整理后输入到计算机中，通过相应计算机处理把声像、图片以及文字等资料转变成相关的数据资料，实现人事档案的数据格式以及纸质格式并存。

结语：总而言之，企业人事档案管理的工作内容比较系统，是一项系统性极强的工作。在新的社会管理形势下，只有将档案管理人员的素质提高，把人事档案管理形式及时更新，才可以推进和促进档案管理事业的稳定发展。同时企业领导人员要及时将人事档案的管理机制完善，充分使用人事档案管理中的政策制定出改进方案，为企业稳定健康发展奠定基础。

参考文献：

[1] 莫若琦，杨力. 事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J]. 经济与社会发展，2012，（05）：153-155.

[2] 姜庆芝. 干部人事档案管理工作中存在的问题及对策思考[J]. 内蒙古气象，2012，（02）：38-39.