高校图书馆档案信息资源开发利用研究

张卫华

档案常被视为社会生活中最真实的原始记录，那么图书馆档案便是图书馆生活的真实原始记录。它不仅客观记录了图书馆各阶段的发展轨迹，还具备强大的信息功能与高效的参考价值，对图书馆的未来发展有着举足轻重的影响。因此，重视图书馆档案资源的收集、整合、开发与利用，不但可以最大限度地实现档案资源的使用价值，而且能够加快图书馆事业的发展，更好地为师生服务。

1 高校图书馆档案信息资源开发利用的意义

1.1 为图书馆的发展和日常工作提供参考意义。图书馆作为一个服务部门，其日常工作有重复，也有革新。新形势下高校的发展经历了诸多发展阶段，伴随着如“合校”、“评估”、“升格”等一系列转变，大量针对图书馆管理和发展的新的档案信息资料将不断生成。而图书馆各界领导的战略决策、馆内规章制度的制定修订及未来规划，均以这些档案信息资料为依据，它们准确、及时、全面、系统地反映着图书馆的发展概貌与活动规律。各次的会议记录、党建信息、职工活动、图书采购、设备招标等文档和记录都是图书馆活动的原始记录，能为图书馆的未来发展和日常决策提供实践依据、参考价值。

1.2 充实图书馆事业发展与图书情报专业发展的研究资料。高校图书馆从事的多是实践工作，一切理论来源于实践，高校图书馆档案包括物质的、精神的、宏观的、微观的资料，这些都是反映图书馆事业的第一手资料，也是图书情报专业学术研究的基石，既翔实又可靠。高校图书馆的档案信息资源里，不但包含有丰富的数据，也包括大量翔实的知识，能为图书情报事业发展提供可靠的信息源，这对图书馆事业在新形势下基础理论和应用性研究都有很大的研究价值。

1.3 对图书馆以及院校的研究有借鉴意义。图书馆的主要工作是给学校教师和学生提供学习和科研的资料，馆内图书可供借阅的档案资料、期刊杂志的阅读情况档案、数据库的使用及资料下载档案情况、学生的毕业论文写作情况、教师科研项目申报档案资料、读者参考咨询记录、图书馆知识库等，这些档案资料都可以为学校及图书馆相关科研或教学改革提供数据材料支持，是不可或缺的资料。尤其是图书馆对教师或学生进行研究所提供的智力支持档案，都可以进行归类总结，提炼出研究规律，对新课题的申报和研究热点的认识有很大的借鉴意义。

1.4 对学校教学及学生培养有借鉴意义。图书馆管理系统存放了在校生的注册、院系、借阅记录等方面的数字档案，可以从一定的侧面描述出学生的业余爱好，思想动态。不同专业及不同年级的借阅习惯、借阅特征等，这些珍贵的数据都能很好地反映出学生的思想形成过程，阅读喜好特征。这对不同专业，不同年龄的学生学习习惯、阅读习惯等都能进行映射，对学校教学、学生培养、图书馆业务革新等有重要的借鉴意义。

1.5 对读者进行宣传教育的重要材料。图书馆档案信息资源涉及管理、科研、服务、教学等过程，如图书馆读者档案、借阅档案、管理档案以及馆藏档案等，为读者全面展现出图书馆的现代化服务目标、管理手法、使用方式等图书馆馆情馆貌，能有效地激发出读者的阅读愿望，同时也方便读者全面地了解图书馆，方便读者使用图书馆，是宣传图书馆的第一手资料。

2 高校图书馆档案的现状

高校图书馆的档案信息将图书馆的全部活动涵盖在内，一般包括以下几类：（1）党政管理类：包括图书馆形成的规章制度、行为准则、岗位职责、校内文件（图书馆相关）、会议记录、发展规划、年度计划和各级图情机构的工作文件等。（2）业务类：包括工作日志、业务文档和统计报表等，如图书借阅、馆藏资源、咨询服务、信息化等文档，图书馆科研活动的组织、计划材料、调研数据、成果统计和评价。（3）人事类：主要包括两部分，一是读者的档案，指包括学生读者及教工读者人数统计、借阅记录统计等；二是图书馆馆员档案，包括人员基本情况，组织结构及变更情况，馆员的引进、晋升、考核、聘任、培训、进修等情况。（4）其他类，主要有图书馆后勤管理、图书馆建筑、内部仪器设备以及其他与图书馆活动有关的资料信息的收集等。

就目前图书馆档案工作情况看，情况并不乐观，图书馆的重点多放在资源建设和加强服务方面，反而对档案文档的保存不够重视。由于学校的要求，图书馆对会议记录、规章制度、设备信息等都会存档，学校不关注的读者信息档案、馆员档案、借阅档案都不会保存，部门图书馆为了节约空间，还会定期销毁，这就造成了档案资源的极大缺失。

2.1 档案意识薄弱，对档案的认识不全面。多数图书馆未把档案工作当做基本工作来做，尤其高校图书馆，作为学校的内部机构，他们认为档案保存是学校档案馆的事，只保存和移交档案馆要求的文档和数据。因此，学校不需上交的业务档案、读者档案都没有进行长期保存，而被简单粗暴地处理掉。这不利于图书馆长期发展。

2.2 档案缺乏统一管理，尚未形成相关制度。与其他档案一样，图书馆业务档案同是国家珍贵的文献资源，但在实际工作中，因缺乏相关行政部门的监管和指导，图书馆内一些需要长远保存的重要档案并未按照规定报送专业档案馆保存，图书馆自己也没有形成统一管理制度，这就造成了档案的遗失。目前很多图书馆是各部门保管自己的档案，有的甚至是个人保管自己的业务档案，一旦工作调动和业务调整，个人保管的这部分档案会遗失。

2.3 档案价值鉴定不够。由于缺乏专业人员的鉴定，无法确定哪些具有保存价值，不能正确地评估出档案资料的保存年限，这样就会造成图书馆档案不断膨胀，将所有的档案长期存放在一起，未顾及档案的翔实、真伪程度和价值大小。

2.4 缺乏系统性和完整性，现代化程度较低。图书馆档案资料的来源主要是上级文件和图书馆业务工作，没有形成系统的整体，有的还存在断档和缺档现象，对应该立档的没有立档，大部分图书馆都没有立卷，也缺少分类、标引、编目、排列，更缺少进一步的加工，在保存方面、检索方面、数字化方面缺少现代化技术，尤其是在网络环境下，很难与社会的发展相一致，尤其是图书馆在经费不足的情况下，档案保存这项工作显得尤为薄弱。

3 高校图书馆档案开发利用的方法

3.1 提高档案保存意识，建立完整的档案系统。提高图书馆档案资源的利用，首先要提升档案保存意识，明确档案工作重要性。这就要求馆领导重视档案资源保存和利用，相关工作人员必须懂业务，能甄别出档案的价值和保存年限，对相关的档案合理分类、编目、主题标引，进行规范化、准确化的管理，建立完整的档案系统。为了便于高校图书馆档案资源的合理开发利用，必须对档案资源进行科学管理，准确分类，并形成检索目录，这样有利于查找。对档案工作要进行分类，严格按照档案的科学性、逻辑性和一致性，亦保持档案的连续性。同时对档案资源的管理采取集散相结合的办法，日常事务性档案由办公室负责，业务档案由各部门负责，但要定期定时将所有档案提交给相关档案专员。这样一方面提高了档案的保存意识，另一方面激发了各部门档案工作的积极性。

3.2 进一步拓宽档案信息资源的搜集工作。按照图书馆的业务内容和管理流程来看，图书馆档案信息资料主要分为图书馆日常管理档案和图书馆业务流程档案两种，日常管理档案主要包括：规章制度、行为规则、岗位职责、学校文件（图书馆相关）、会议记录、发展规划、年度计划等；业务档案主要包括：工作日志、业务文档和统计报表等。如，典藏档案、采购档案由采编部管理，课题服务档案、咨询档案、情报档案等由参考咨询部管理，图书借阅档案、读者登记档案由流通部管理等。这样让各个业务部门结合自己工作来收集和管理档案，采取集中加分散相结合原则。除了常见的文书档案外，收集时应注意高校图书馆其他载体的档案，如，胶片、磁带、光盘等载体的档案信息，还应及时搜集图书馆科研、教学、服务过程中所产生的档案，如信息检索课程教学档案、科研成果档案、定题服务档案、科技查新档案、参会档案等，进一步丰富图书馆档案资源，多方位地挖掘和整理档案信息资源，保证图书馆档案的完整性和系统性。

3.3 充分利用现代化技术。目前图书馆业务基本上已经实现现代化，图书期刊的采访、编目、借阅、典藏等都实现了计算机检索和管理，这给图书馆档案管理带来了机遇和挑战。电子文档增多。目前是电子文档和纸质文档并存的发展模式，一方面要求图书馆始终重视纸质文档的收集和整合，也要对电子文档的整理和保存投入更多关注；另一方面则要注意电子数据的长期保存和归档问题，要善于用计算机来管理档案和数据，逐步实现档案管理的计算机化。最后要逐步将电子档案建设成数据库形式，方便管理和使用，充分发挥档案的社会价值。

3.4 实现档案资源的渐进性共享。档案资源的保密性决定了档案资源实现共享的难度，图书馆档案一方面涉及图书馆业务数据，另一方面则涉及读者的个人信息和工作信息，合理地开发和利用档案资源并有效地避免泄密所带来的危害显得尤为重要。网络化的发展对信息资源的利用提供了许多便利条件，图书馆应该根据档案资源的性质有选择地进行加工和制作，传送到高校数据库或者校园网，供广大读者或者校园网用户进行使用，并定期更新改进信息内容，以便所有科研人员和所需者浏览和使用。

3.5 开展档案信息资源的编研工作。图书馆档案信息资源往往是分散的，且缺乏连贯性和系统性，或者是使用价值不高的原始信息资源，若要有效利用这些档案资源，这就要求我们必须针对这些材料进行有目的、有计划的分析和编研，将分散的信息编研成有价值的综合档案，譬如根据某学科或者某课题编研文献资料汇编、专题调研等，也可根据图书馆工作编研图书馆工作大事记等。这些工作做起来有一定难度，但是长期坚持下来会有巨大的实际价值。

图书馆作为一个服务部门，档案管理的科学化还有很长的路要走，目前急需的是以合适的途径和馆员积极的心态去从事档案工作，打破传统的工作壁垒，对档案信息资源的整理和搜集要制度化，进行逐步的积累，最终将优质服务提供给广大读者，将图书馆的档案资源科学合理利用起来，充分实现其社会价值。

（作者单位：河南牧业经济学院 来稿日期：2015-02-18）