兄弟档案期刊集萃

谢建波

企业集团档案整理应进行两项改革

刘丽平在《中国档案》2015年第1期撰文，指出目前企业档案的分类多执行《工业企业档案分类试行规则》，科技档案整理执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》。但随着科技的进步，现行的分类和整理方法出现了一些不适应性，需要进行必要的改革。怎么改？一是档案分类标准的改革。要进行分类标准的改革，关键是找准其存在的问题。首先，是执行档案分类规则的不统一性。作者所在的中国平煤神马集团是由原平煤集团（煤炭行业）和神马集团（纺织行业）合并组建的，旗下有100多个下属单位，原平煤集团大部分单位执行原煤炭部制定的《煤炭工业企业档案分类试行规则》，原神马集团大部分单位执行《工业企业档案分类试行规则》，新集团有的单位如电厂执行电力行业档案分类规则，医院执行医疗单位档案分类规则等。其次，是档案分类标识的混乱性。由于分类规则不尽相同，那么分类标识也不相同，有的规定采用字母，有的规定采用阿拉伯数字。而字母含义有的是双位的汉语拼音缩写，有的是单个的英文缩写；阿拉伯数字标识，有的用单数，有的用双数，不统一，给人混乱的感觉。最后，是档案分类类目的滞后性。如《工业企业档案分类试行规则》发布已经20多年，不能满足现代企业档案分类工作需要，已呈明显的滞后性。要解决企业集团档案分类问题，当务之急是制定科学、合理的档案分类规则。其一是档案分类规则框架应固定。对有共性的类别固定一级类目和二级类目的设置，对不同行业个性差异较大的类别只固定一级类目的设置，二级类目的设置只提出指导性的意见和建议。其二是档案分类标识符号应统一。其三是档案分类类目应适时更新。如二级类目的经营管理类应增设地产、房产档案；会计类应设工资清册；企业股票上市、兼并重组而产生的清产核资、股份制改造档案，要设产权管理档案类目等。二是科技档案整理方法的改革。建议统一文书档案、科技档案的整理方法，科技档案也不再组卷，都按文件级来进行整理、装盒。

城市公共安全视角下城建档案对建设工程寿命预警的思考

李明娟、吴建华、章晓斌在《档案学通讯》2015年第1期撰文，指出我国已进入城市时代，与城市迅速发展不相称的是，建设工程超期限服役及管理落后引发的城市安全问题日益显现。为此，在建设工程合理使用年限到期前，发挥城建档案对其寿命的预警作用，维护城市公共安全，显得尤为重要。要发挥城建档案的预警作用，首先要了解什么是城建档案？城建档案是城市建筑物、构建物、地上和地下管线等各项建设工程的真实记录和实际反映。利用城建档案对建设工程寿命进行预警，西方发达国家早已有之，其经验可资借鉴。如1982年，北京京西永定河上的“洋灰桥”服役60年时，收到一封法国的来信；1992年，山东淄博市第八人民医院收到德国的来信，称其房子使用了87年；2004年，四川阿坝藏族羌族自治州有一偏僻小县城，城里有一座小教堂，已到80年设计使用年限，收到法国的来信等。信中均提出“使用年限已到”、“或停止使用”、“或进行维修”的要求。从国外的经验看，国外公司发出预警均是基于建设工程的“设计使用年限”，即在工程设计使用到期时，发出预警事项。我国2001年制定出了强制性国家标准《建筑结构可靠度设计统一标准》，提出了“设计使用年限”的概念，之后，国家出台了若干政策法规，为建设工程寿命预警工作打下了基础。如何建立建设工程寿命的预警工作机制呢？一是建设单位向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案。二是城建档案馆保管建设工程档案，并建立建设工程动态信息数据库。在该数据库中，一旦建设工程使用年限即将届满，即触发预警警报，报送建设工程质量监督机构。三是建设工程质量监督机构按到预警警报后，分析和确定预警种类和预警级别，并在建筑工程寿命到期前，以各种手段和方式向建设工程的产权所有人发出预警信号和预警事项。

日本水俣病事件档案管理对我国环境事件档案管理工作的启示

王祖光、靳敏、刘俐媛、郭姝慧在《档案学研究》2014年第6期撰文，指出发生在上世纪50年代曾经震惊世界的日本“水俣病事件”，到现在已经有60多年的历史，是一件严重的环境事件，但日本政府和人民通过对历史档案的研究和宣传，将“水俣病事件”变成了日本环境保护以及环境突发事件档案管理的契机和突破点，为日本树立了正面的国际形象。日本对于环境事件历史档案的态度和做法值得中国学习和借鉴。一是保证环境事件档案的真实性并对其长久保存。为世界其他国家和后人的学习、研究提供了凭证和参考，并对其他污染企业起到了警示和监督作用。二是学习和借鉴日本的经验，将环境事件档案管理体系纳入公共管理法规体系。三是加强环境事件档案管理有利于充分发挥教育和示范作用。四是将环境档案纳入环境信息利用系统。

家族文化与家族档案研究初探——以孔子家族与孟子家族为例

刘旭光在《档案学研究》2014年第6期撰文，指出以家族为基础的中国传统社会形成了源远流长的家族文化。家族文化包含着丰富的历史文化内涵，有着丰富的内容，即族务管理、字行辈分、家规家训、祭祀拜祖以及续修家谱等。而家族档案是家族及其成员在族务管理等社会活动方面直接形成的各种形式的历史记录。它包括日记、书信、手稿、契约、单据、碑刻、照片、遗嘱、家谱和家族图书等。家族档案是家族历史的DNA，是家族生生不息的血液，它记录着家族的发展变化，也是整个国家历史的缩影。家族文化经过几千年的传承，形成了比较完整和稳定的制度和精神文化。其血源性、地缘性、聚居性、等级性、封闭性、自给性、礼俗性和相对的稳定性等构成了传统家族文化的主要特质。档案作为“社会组织出于自身管理活动的需要而形成的文化载体”是家族文化的主要承载者，其形成的家族档案有以下特点：一是广泛的社会性。档案作为人类的真实记录，涉及家家户户，正所谓“家家有档”。中国封建社会的统治，实际上是家族统治，整个封建王朝本身就是一个大家族。在封建社会，国家被理解为家族的集合体，也是家族的扩大和延伸，所以称之为“国家”。“家”是“国”的缩小，“国”是“家”的放大。二是不同的隐私性。家族档案记录着不同家族的隐私。如不可告人的秘密，包括财产状况、继承关系、收养关系、家族病史、特殊工艺、祖传秘方等，制定族规民约严密保护这些家族秘密。三是合法的继承性。由嫡亲长子继承，以维护家族的正统关系和形象。这也是孔孟家族档案得以保存流传的原因之一。四是连续的历史性。家族档案的历史性是指档案是维系家族的时空统一性和整体连续性的见证物。五是记录的原始性。强调的是家族档案的原汁原味，是活生生的第一手材料。在当下，研究家族文化与家族档案的现代意义，主要有提高民族文化凝聚力、繁荣大中华文化圈、维系家族感情、开创文化新思路、提高社会档案意识和推动档案文化精品走向世界（如孔孟家族档案精品，有望进入《中国档案文献遗产目录》）。

建立企业社会责任档案的依据及内容

张静在《浙江档案》2014年第9期撰文，指出企业在业务运营活动中，承担和履行社会责任所形成的各种记录就是企业的社会责任档案。建立企业社会责任档案的依据，主要是国家有关部门的法规、规章及标准中对企业承担社会责任作出了明确规定。在此基础上建立的各种管理制度、行动的各种记录，构成了社会责任档案的归档内容，主要包括：一是依法经营，遵守国家法律法规、行业规则、社会及商业道德的行为，如及时足额纳税、忠实履行各种合同、恪守商业信用、摒弃不正当竞争等文件材料；二是提高产品质量和服务水平，确保产品的性能与安全，完善产品的售前、售中和售后服务体系，妥善处理消费者的建议和投诉，为消费者创造更大价值的文件材料；三是保障安全生产，为员工提供安全、健康的工作条件和环境，预防和减少职业病和其他疾病对员工的危害，避免各类安全事故的发生，并完善企业的应急管理水平，增强抵御各种风险能力的文件材料；四是加强资源节约和环境保护，包括发展节能产品、开发节能产品、落实节能减排任务，改善生产工艺流程、提高资源的利用效率、降低污染排放等文件材料；五是创造更多就业岗位，为社会提供更多就业机会，同时避免不必要的裁员行为的文件材料；六是员工或股东权益保护，如与职工签订履行劳动合同、同工同酬、公平对待每一位员工，杜绝性别、年龄、民族、宗教信仰等各种歧视，加强职代会制度建设、深化厂务公开，让员工和股东参与企业管理的文件材料；七是完善企业的管理水平、增强自身市场竞争能力的各种举措等文件材料；八是通过技术创新和研发提升企业的经营能力，以获得持久的竞争优势，如加大研发投入、完善技术创新机制、实施知识产权和品牌发展战略等文件材料；九是参与社会公益事业，如热心慈善、捐助等社会公益事业，关心支持社会教育、文化、卫生等公共福利事业，在发生重大自然灾害和突发事件的情况下积极提供支援等文件材料。

紧抓机遇求突破 迎接挑战创一流 让档案伴随新农村建设共同发展

北京市昌平区档案局在《北京档案》2014年第10期撰文，介绍了本局新农村建设档案工作的主要做法：一、紧抓“三个机遇”不放松，努力推进新农村建设档案工作不断向前发展。一是紧抓推进社会主义新农村建设之机，积极推进新农村建设档案工作长足发展；二是紧抓全国新农村建设档案工作示范区之机，有效推动新农村建设档案工作跨越发展；三是紧抓全市新农村建设档案工作测评之机，积极推进新农村建设档案工作持续发展。二、创立“五健全”工作机制，确保新农村建设档案工作平稳健康发展。一是建立工作组织，健全工作责任机制；二是常态资金投入，健全财力保障机制；三是设立专门机构，健全专业指导机制；四是打造专业队伍，健全正常管理机制；五是细化测评标准，健全工作验收机制。三、活用“四种方法”开展指导，不断提升新农村建设档案工作服务质量。一是面对面地指导；二是网络电话连线指导；三是突出重点分类指导；四是强化培训促进指导。四、巧借“四个载体”促进工作落实，不断加大对新农村建设档案的监管力度。一是抓好典型促落实；二是抓牢执法促落实；三是抓细测评促落实；四是抓住镇街促落实。