浅析监狱固定资产管理的现状及完善措施——以GS省JC监狱为例

文 | 杨彬钰

浅析监狱固定资产管理的现状及完善措施
——以GS省JC监狱为例

文 | 杨彬钰

建立完善监狱监狱固定资产管理制度，使监狱固定资产管理有章可循。按照监狱固定资产管理程序办事，做好固定资产的计划、购置、调整、调拨、处置工作。建立监狱固定资产信息化系统，实现监狱固定资产动态管理。加强监狱固定资产内部控制管理，合理保证监狱固定资产的安全。

监狱 固定资产 管理

近年来，在全额保障、监企分开、规范运行、收支分开为主要内容的监狱体制改革实施和逐步完善的大背景下，国家加大了对监狱的投资力度，同时随着监狱经济环境的良性发展，监狱自我发展自我投资的力度增加，固定资产也逐年增加，在监狱资产总额中占有比例也逐步增大，监狱家底越来越厚实。监狱作为特殊行业的行政单位，应根据2006年5月颁布的《行政（事业）单位国有资产管理暂行办法》，（以下简称《办法》），结合固定资产使用情况进一步加强管理。现以GS省JC监狱为例，就固定资产管理谈谈自己的看法，供商榷。

监狱固定资产管理的现状

固定资产的账实不符，家底不清

固定资产管理是指对固定资产的计划、购置、验收、登记、领用、使用、维修、报废等全过程的管理。监狱固定资产管理因无完善的管理制度规定，造成部分固定资产账实不符、账账不符，固定资产家底不清。

一是固定资产管理有分工，但管理中各部门责任落实不到位，协调管理不够。在监狱固定资产管理中，实物由后勤服务部门负责管理，账务由财务部门负责管理，使用由各单位各部门负责管理，三个部门应当相互配合、相互协调，共同做好固定资产的计划、购置、验收、登记、使用、报废等管理工作。但在实际管理中各部门责任落实不到位，后勤保障部门仅仅只负责了固定资产登记，未建立固定资产卡片，未定期组织固定资产清查，未根据使用部门意见提出资产报废、调拨意见；财务部门虽然建立了与上级部门联网的资产管理软件，登记了账务上的固定资产并建立了卡片，但仅仅为了进行账务管理，服务于年终账务报表及资产报废核销时的依据；使用部门在固定资产使用过程中，未对固定资产使用情况进行报告，未按固定资产审批程序要求进行调拨，随意变更使用部门，管理责任不清。

二是固定资产管理流程未严格按照程序执行。固定资产管理按《办法》规定，新增固定资产验收后应当先登记后入账再使用，报废固定资产先申请再审核，呈报上级财政部门批准核销后，再进行实物和账务处理。但现实管理中还存在部分固定资产只进行账务处理不登记、只登记未入固定资产账、使用部门未经批准随意将固定资产转移至其他部门等现象。随着时间的推移，固定资产管理人员的变更，极易造成监狱固定资产的流失；如个别车辆没有按审批程序报废，先斩后奏，车辆切割处理后，与废旧公司办理了报废手续，才向上级部门申请报废，不仅造成账实不符，也为该固定资产的后续处置工作带来了极大的困难。

三是监狱部分固定资产入账不严谨。目前监狱还存在部分固定资产已投入使用，但还未入账，甚至2-3年后才进行账务处理。也有从其他监狱调拨来的固定资产（如监狱医院的X光机，购买时间为2001年，调拨时间为2012年），调拨来时该固定资产已无法正常使用，但财务入账时仍按新固定资产入账，致使本该报废的固定资产因账务登记不严谨而排除在报废范围之外，不仅固定资产管理费用增加，新购置设备也受到了影响。另外，还有上级相关部门划拨或奖励的固定资产，因无固定资产调拨单和相关手续，致使财务入账有遗漏，从而形成账外固定资产，极易造成固定资产的流失。

四是部分固定资产报废不及时。监狱有部分固定资产从生存状态看呈现报废状态，但实际情况是管理部门没有提出报废申请，不能及时报废，不仅增加了固定资产管理费用，而且为重新申请购买资产带来障碍。

未建立比较完善的监狱固定资产管理制度

监狱参照《办法》进行固定资产管理，但管理较为粗放，与一般行政单位相比较，未结合固定资产的使用频率、效率、使用人群等方面进行管理。

一是固定资产使用寿命不同。固定资产的使用寿命不仅和使用年限有关，还和使用频率有关，使用频率越高，使用寿命就越短。如打印、复印机，每年除去办公、服刑人员其他方面的打印、复印外，仅服刑人员减刑假释一项的材料打印、复印纸张就高达10000张。还有饮水设备等。此类固定资产设备使用时间集中，使用频率高，极易造成设备损坏报废，无法达到正常设备规定使用寿命。

二是部分固定资产购买的价值不高。监狱经费属财政全额保障，但仍然不能满足监狱的正常运转和全面发展，在购置或自制部分固定资产时因为自身经济实力不得不控制价格范围。如监狱为了降低费用自制了一批服刑人员用床，目前该批价值达15万元多的高低床已损坏严重，但因未达到应有的固定资产使用寿命而无法报废。

三是使用人群不同。监狱很多固定资产的使用人群为服刑人员，虽然确定了具体的使用人员，但是服刑人员流动性大，管理人员频换，也是造成固定资产易损的原因。因此急需根据《办法》，从实际出发，结合固定资产使用频率、使用效率建立完善监狱固定资产管理制度，以合理保证监狱固定资产的安全。

未对固定资产的内部控制管理

一是未进行固定资产的风险管理。未建立完善固定资产管理流程，未在固定资产的购置、配置、使用和处置等环节进行风险分析，未从固定资产购置质量、使用保护、处置程序方面建立财产保护控制，使固定资产的领用、调拨、报废无章可循。

二是监狱固定资产未实行定期的清查。监狱除原监狱整体转让时对原址固定资产进行清查外，对现有资产还未进行清查，无法掌握存量固定资产新旧程度，亦无法掌握账实相符、账账相符、账卡相符情况。

未建立固定资产信息系统，不能进行固定资产动态管理

随着科学技术的发展，越来越多的软件应用于各个领域的管理，监狱的软件应用相对于社会发展滞后，除上级部门要求使用的软件管理外，基层单位还尚未使用固定资产管理软件，还未建立固定资产数据库，对存量固定资产的使用情况、使用频率、使用效率均无法实行动态管理，致使固定资产底子不清。

监狱固定资产管理完善对策

加强监狱固定资产内部控制管理，合理保证固定资产的安全

一是落实岗位责任制，实行归口管理。明确固定资产管理相关部门和岗位的职责权限，落实各部门及具体使用人和保管人责任，贵重、危险、有保密等特殊要求的固定资产，应当指定专人保管、专人使用，并规定严格的接触限制条件和审批程序。

二是加强实物资产管理。监狱固定资产管理的各部门之间应相互沟通协调，管理部门按照各部门实际需要，合理配置和有效利用闲置固定资产，财务部门根据固定资产购进、调拨、报废及时做好账务处理；使用部门按照“谁使用、谁保管、谁负责”的原则，加强实物资产保护，并及时上报在固定资产的实际使用情况，为固定资产的调拨、使用、报废打好基础。审计部门加强监督检查，实现监狱固定资产的保全和合理、有效地使用。

三是加强监狱固定资产的风险管理。从固定资产预算、采购、验收、处置、清查盘点等各个管理环节控制风险，相关部门互相协作，保证监狱资产预算符合实际，有效地控制固定资产的重复采购或搁置；履行相关审批手续，若符合政府采购条件的要严格按照政府采购方式进行采购，否则按照各级领导及相关部门授权审批权限进行购买；处置固定资产应按《办法》的有关规定，履行审批手续，对固定资产残值收入实行“收支两条线”管理；新增固定资产验收程序规范，质量符合要求，保证使用效果；对部分易损易耗固定资产应纳入低值易耗品进行管理，避免因处理不及时影响监狱管理效率。

四是建立固定资产定期清查盘点制度。由固定资产后勤部门组织相关部门定期对固定资产进行清查，有效防止资产丢失、毁损而造成的账实不符情况发生，对发生账实不符情况，及时查明原因，并按照相关规定处理。五是加强内部审计部门监督。内部审计部门应当根据监狱固定资产管理情况确定内部监督检查的方法、范围和时间，并及时将监督检查结果进行反馈，固定资产管理部门根据检查结果及时整改，并据此进一步完善固定资产管理。

严格按照固定资产管理程序办事，做好固定资产的计划、购置、调整、调拨、处置等工作，避免资产闲置浪费

固定资产购置前期，监狱应据各部门对固定资产的实际需要，进行汇总，属于预算范畴的呈报上级部门审批后实施，不属于预算范畴的经监狱审批后授权相关部门进行购置。新增固定资产在交付使用时，应由后勤保障、审计、财务、使用、供货（施工）等部门组织验收，验收合格后，以各方签字的验收表为据，在后勤保障部门进行固定资产登记，并建立固定资产卡片，依据以上资料在财务部门办理账务结算，并将固定资产卡片交由使用部门进行管理。

使用部门在使用固定资产的过程中，根据其使用情况进行报告，对无用的固定资产合理调剂调拨，对损坏的固定资产及时申请报废。对调剂调拨固定资产经监狱批准后直接变更使用部门，对报废固定资产经监狱审核批准报请上级部门审核并报省财政厅审批。批准后后勤保障部门对固定资产进行处置，将残值交财务部门，财务部门根据批复进行账务处理，并将固定资产残值上交上级财务部门，实行“收支两条线”管理。

建立固定资产信息化系统，实现固定资产动态管理。一是加强硬（软）件建设，提高固定资产管理信息化水平

一是随着监狱信息化建设进程和“智慧司法”项目启动，监狱应加强固定资产管理设备和应用软件建设，安排专人进行固定资产信息化业务培训，促进固定资产管理流程与信息系统的有机结合，减少和消除人为操纵因素，使固定资产管理水平上台阶。

二是建立固定资产数据库。监狱固定资产管理部门应用相关软件，建立固定资产管理数据库，并根据固定数据库及时对存量资产现状、使用年限、使用频率进行定期分析，排查出资产使用效益、效率，为资产的调拨、报废等工作打下坚实的基础。

三是加强固定资产信息沟通。固定资产管理部门各部门以及与上级相关部门加强信息沟通，在充分利用现有存量资产的情况下，根据上级部门安排的政府采购项目，结合监狱实际需要，科学合理安排固定资产的购置、调拨和报废，防止固定资产的闲置浪费和流失。

要建立完善固定资产管理制度，使固定资产管理有章可循

监狱要从实际出发，结合固定资产使用频率、使用效率和使用寿命等方面制定监狱固定资产管理制度，进一步明确固定资产的计划、购置、验收、登记、领用、使用、维修、报废等各环节审批程序和各相关部门管理责任，定期进行一次全面的财产清查，做到账账相符、账卡相符、账实相符。加强固定资产内部控制，合理保证监狱固定资产的安全。

（作者单位：甘肃省金昌监狱）